В декабре 2023 года выпущена новая версия СЭД ТЕЗИС 5.3. Основные изменения в ней: расширение функциональности HR-модуля и возможностей работы с машиночитаемыми доверенностями, развитие возможностей масштабирования, повышение стабильности и производительности, а также импортозамещение сервиса, используемого для сравнения и распознавания текста документов. За счет обновления версии СЭД ТЕЗИС заказчики смогут автоматизировать рутинные процессы, сэкономить время пользователей и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Кроме того, мы оптимизируем систему в соответствии с задачами крупных проектов. Далее — обзор отличительных особенностей версии СЭД ТЕЗИС 5.3.

HR-модуль

В прошлой мажорной версии СЭД ТЕЗИС 5.2 в систему добавлена функциональность для автоматизации кадровых бизнес-процессов. Среди них работа с командировками, отпусками и графиками отпусков, справками, которые готовит отдел кадров. Также был доработан справочник с информацией о сотрудников. Все это заложило прочный фундамент для дальнейшей автоматизации кадровых процессов, помогло улучшить взаимодействие между рядовыми сотрудниками, руководителями и отделом кадров. В версии СЭД ТЕЗИС 5.3 развитие HR-модуля продолжилось. В систему добавлена следующая функциональность:

• Работа со сводным графиком отпусков. В системе реализована соответствующая карточка и процесс ее согласования. Специалисты отдела кадров теперь могут прямо в СЭД ТЕЗИС создать сводный график отпусков на календарный год по всем сотрудникам и согласовать его у руководителя организации.

• Отзыв отпусков. В СЭД ТЕЗИС добавлены карточки заявления и приказа на отзыв из отпуска, а также процесс их согласования. Теперь возможности системы охватывают весь спектр бизнес-процессов по отпускам: планирование, контроль доступных сотруднику дней отпуска, согласование, перенос и отмену.

• Работа с авансами. Авансы в обязательном порядке выдаются сотруднику, отправленному в командировку. Они включают в себя расходы на проезд, проживание и суточные. После командировки сотрудник отчитывается о расходах, подтверждая их чеками. В системе реализована возможность создания и согласования заявок на выдачу авансов и авансовых отчетов.

• Новые кадровые документы. В СЭД ТЕЗИС добавлены новые виды кадровых документов: доп.соглашение, заявление на увольнение, заявление о перевод на другую работу, приказ о переводе сотрудника на другую работу, приказ о приеме на работу, приказ о расторжении трудового договора, трудовой договор. Таким образом в СЭД ТЕЗИС будут храниться документы по всем событиям за все время работы сотрудника в организации, от приема на работу до увольнения.

• Новые печатные формы. В СЭД ТЕЗИС добавлены новые печатные формы: приказ на отзыв из отпуска, заявление на отзыв из отпуска, сводный график отпусков, приказ на сводный график отпусков, авансовый отчет, заявка на выдачу аванса, трудовой договор, приказ о приеме сотрудника на работу, доп. соглашение, приказ о расторжении трудового договора, заявление на увольнение, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе сотрудника на другую работу, личная карточка сотрудника Т2 (ВУР). Система позволяет генерировать их автоматически и при этом в полном соответствии требованиям или рекомендациям профильных органов власти. Это поможет сэкономить время и усилия пользователей, а также избежать ошибок при оформлении.

• Усовершенствования карточки сотрудника. В версии СЭД ТЕЗИС реализована возможность разграничения доступа к сведениям в карточке сотрудника. Так, вкладки «Детали», «Доверенности», «Факсимильная подпись», «Вложения», «История переписки» и «История изменений» относятся к общедоступным, а вкладки «Кадровые данные», «Занимаемые должности», «Кадровые документы», «Отпуска» — к непубличным.

Для специалистов отделов кадров созданы новые справочники: «Виды трудоустройства», «Виды оплаты труда», «Режимы работы», «Классы вредности», «Причины увольнения», «Отношения к воинской обязанности», «Составы военнослужащего», «Профили военнослужащего». Расширены также списки справочников «Типы документов сотрудника» и «Категории документов сотрудника» Также добавлены справочники «Способы расчета» и «Статьи расходов» для сотрудников бухгалтерии и финансового отдела. Начиная с версии 5.3 HR-модуль будет доступен по отдельной лицензии. Узнать подробности можно в данном разделе.

Машиночитаемые доверенности

В версии СЭД ТЕЗИС 5.2.2 добавлена поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД). Напоминаем, МЧД — это электронный аналог бумажной доверенности, подтверждающий полномочия сотрудника на подписание электронных документов от имени организации. Например, МЧД потребуется при подаче отчетности в электронной форме, взаимодействии с госорганами или участии в торгах. Единоличным исполнительным органам, то есть руководителям или ИП, использовать МЧД не нужно. С 1 сентября 2023 года новые сертификаты ЭП выдаются только при наличии МЧД. С 1 сентября 2024 года использование машиночитаемых доверенностей обязательно. В СЭД ТЕЗИС 5.3 реализована возможность работы с несколькими доверенностями, выданными на одного сотрудника. Для МЧД предусмотрена отдельная вкладка в справочнике сотрудников организации. Добавлять или удалять доверенности может администратор системы или пользователь с соответствующими полномочиями. Просматривать данные о доверенностях могут все пользователи.

За счет поддержки МЧД в СЭД ТЕЗИС заказчики смогут соответствовать требования законодательства в части использования машиночитаемых доверенностей при подписании документов ЭП.

Сравнение и распознавание

В СЭД ТЕЗИС встроен сервис для распознавания текста документов, загруженных в формате изображения, а также для сравнения нескольких версий между собой. Это позволяет работать со сканами документов и быстро выявлять отличия, например, между подготовленным в компании договором и вариантом, полученным от контрагента. Система позволяет сравнить между собой в том числе электронную и бумажную версии документа. Раньше для сравнения и распознавания использовались инструменты иностранной компании, но в версии СЭД ТЕЗИС 5.3 мы перешли на движок, присутствующий в реестре российского ПО. Таким образом, у пользователей сохранилась возможность сэкономить усилия и ускорить работу, и при этом используемые в системе технологии теперь соответствуют политике импортозамещения.

Производительность и масштабируемость

Мы постоянно совершенствуем производительность, отказоустойчивость и масштабируемость СЭД ТЕЗИС. Это ключевые характеристики для крупных проектов с большим количеством документов и одновременных подключений, а также для расширения количества пользователей системы, наращивания объема данных и сложности автоматизируемых бизнес-процессов.

• Оптимизация запуска и отмены процессов с большим количеством пользователей.
• Ускорение процессов открытия папок поиска, вложений при онлайн-редактировании, диаграмм процессов.
• Оптимизация загрузки карточек при переназначении.
• Добавление возможности работы с фоновыми операциями.
• Возможность выделения серверов среднего слоя для отдельных сервисов, например, для полнотекстового поиска, предпросмотра, криптографии.
• Совершенствование механизмов и алгоритмов для работы с серверами, добавление возможности использования ZooKeeper.
• Оптимизация балансировки нагрузки на серверы.
• Добавление возможности использования отдельного сервера или кластера для кэширования.
• Использование выделенного хранилища для пользовательских сессий.
• Улучшение механизма фоновой конвертации файлов в формат PDF.
• Усовершенствование механизма логирования в распределенных системах.

Администрирование

Реализована возможность настройки правил редактирования карточек и вложений в процессах в зависимости от состояния карточки. Реализован механизм выполнения действий в фоновом, неблокирующем режиме:

• Процессы, например, загрузка процесса согласования.
• Переназначение карточек пользователей.
• Импорт справочников (загрузка пользователей и контрагентов через CSV, а также ручная загрузка банков).

При выполнении процессов в фоновом режиме в правом верхнем углу системы будет отображаться значок песочных часов. При нажатии на него можно будет просмотреть информацию о выполняемых процессах. Во время выполнения фоновых процессов пользователь сможет продолжать свою работу и выполнять другие действия.

В версии СЭД ТЕЗИС 5.3 расширились настройки логирования, в том числе, в распределенных системах. Теперь можно задать несколько конфигураций логирования, а также индивидуальные настройки для конкретного пользователя.

Версия СЭД ТЕЗИС 5.3 уже доступна заказчикам. Чтобы обсудить внедрение системы или обновление, свяжитесь со своим менеджером или заполните форму ниже.