Выпущен минорный релиз СЭД ТЕЗИС 5.0.5. Основные нововведения в нем касаются расширения возможностей работы с формализованными документами и интеграции с системой юридически значимого документооборота Диадок, а также добавления опции редактирования документов онлайн. Далее — подробности о преимуществах новой версии для пользователей.

Онлайн-редактирование документов

В новой версии СЭД ТЕЗИС добавлена возможность редактировать файлы вложений онлайн. Для этого проведена интеграция с Р7-Офис — российским пакетом офисных сервисов для работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями. Р7-Офис полностью соответствует политике импортозамещения и присутствует в реестре отечественного ПО.

Теперь пользователям не обязательно скачивать документ, чтобы внести правки, а потом загружать в СЭД ТЕЗИС новую версию. В интерфейс системы добавлен сервис для внесения изменений в документ в онлайн-режиме. Более того, возможна одновременная работа нескольких пользователей с одним документом. В документ можно как вносить правки, так и советовать изменения в режиме рецензирования. У каждого пользователя подсвечиваются фрагменты, с которыми работает кто-то другой, все изменения отображаются мгновенно. Обмениваться идеями по отдельным фрагментам документа пользователи могут в чате, который доступен в рамках одной сессии. Для описания задач или проблем, которые нужно решить, предназначены комментарии, которые остаются в документе после закрытия.

Р7-Офис позволяет редактировать документы, созданные в любых пакетах, например, Microsoft Office, Open Office, Libre Office и так далее. Отредактированные в СЭД ТЕЗИС при помощи Р7-Офис документы при необходимости можно открыть в любых других пакетах. Таким образом, заказчик сохранит независимость и свободу в выборе используемых технологий.

Благодаря появлению возможности онлайн-редактирования пользователям будет удобнее работать, так как не нужно будет переключаться между программами. Кроме того, процесс станет быстрее, поскольку несколько пользователей смогут одновременно работать с документом. Будет еще проще отслеживать, какая версия актуальная.

Чтобы воспользоваться функцией онлайн-редактирования, необходимо дополнительно приобрести лицензию на Р7-Офис. О подробностях можно узнать у специалистов отдела продаж СЭД ТЕЗИС.

Новый процесс «Подготовка документов»

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5. добавлен отдельный процесс «Подготовка документа», который запускается перед отправкой на согласование. В состав участников добавляются все специалисты, мнение которых нужно учесть при составлении документа. Например, в подготовке договора могут участвовать менеджер отдела продаж и юрист. Новый процесс наиболее полезен в связке с онлайн-редактированием документов, но доступен в СЭД и в типовой конфигурации, без приобретения лицензии на Р7-Офис.

Работа с пакетами документов

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5 появилась возможность работы с пакетами документов. В них объединяются несколько документов, которые относятся к одной операции и отправляются вместе. Пакет может содержать как формализованные документы (акты, накладные, счета, счета-фактуры, УПД и так далее), так и не формализованные (например, договоры или дополнительные соглашения). Так, вместе с накладной может идти счет-фактура — по законодательству эти документы должны дополнять друг друга.

Создать пакет можно при получении из Диадок или через верхнее меню СЭД ТЕЗИС. После этого доступен процесс согласования, а перед отправкой в систему ЮЗЭДО документы в составе пакета заверяются ЭП.

Возможность работы с пакетами документов заметно сэкономит время как заказчикам СЭД ТЕЗИС, так и их контрагентам. Согласующие смогут принимать решение по всем документам вместе, и отправить их контрагенту будет быстрее одновременно, а не по очереди. Контрагентам, в свою очередь, не нужно будет тратить усилия на поочередное получение и соотнесение документов, относящихся к одной сделке. Это будет особенно полезно при большом потоке операций.

Работа с корректировочными документами и документами-исправлениями

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5 появились новые виды формализованных документов: исправление КСФ, исправление УКД, исправление УПД, исправление счета-фактуры, КСФ, УКД. Эти документы поставщик отправляет покупателю, если необходимо уточнить стоимость или количество товаров или услуг. Создать корректировочный документ или документ-исправление можно либо при получении из Диадок, либо через соответствующий пункт верхнего меню СЭД ТЕЗИС. Для новых видов формализованных документов доступны процессы согласования, ознакомления и регистрации, а также возможность заверить ЭП и отправить в систему ЮЗЭДО.

Кроме того, в карточку документа добавлена вкладка «Уточнения», куда автоматически вносится список всех корректировок и исправлений. Таким образом, их будет легко отслеживать.

Акты и накладные

По актам и накладным у пользователей СЭД ТЕЗИС появилась возможность выбрать, какой документ создать: неформализованную товарную накладную или формализованную унифицированную накладную (ТОРГ-12), неформализованный акт или формализованный акт приемки-сдачи работ и услуг.

Хранение ЭП контрагента

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5 при получении входящего документа ЭП контрагента добавляется во вложения созданной карточки. Если контрагент отказал в подписании, то в карточку добавляется формализованный отказ. Это позволяет легко отслеживать актуальное состояние документа.

Скачивание архивов из Диадок

Вложения, участвовавшие во взаимодействии через Диадок, теперь автоматически выгружаются в отдельный архив. Это происходит при получении по отправленному в ЭДО документу ответного подписания или отказа, извещении о получении документа, извещении с подтверждением от оператора ЭДО, извещении о получении документа с вложением вида «Архив ЭДО». Архив автоматически актуализируется, если по документу произошло какое-либо событие. Если речь идет о входящем сообщении, то архив создается, если требуется ответ и приходят сообщения о том, что входящий подписан некорректно или документооборот завершен.

Конструктор бизнес-процессов

В новой версии в конструктор бизнес-процессов добавлены модули, с которыми заказчики смогут создавать процессы обработки входящих документов из ЭДО и их ответному подписанию. В сочетании с модулем отправки в ЭДО это позволит заказчикам полностью самостоятельно и максимально просто реализовать возможность обмена документами через Диадок.

Вдобавок к перечисленному, в минорную версию СЭД ТЕЗИС 5.0.5 внесены изменения, направленные на повышение быстродействия системы. Во второй половине 2021 года выйдет мажорный релиз, который будет содержать по-настоящему исторические изменения, том числе, новый дизайн и прототип искусственного интеллекта.