Релиз СЭД ТЕЗИС 5.2: HR-модуль, новые возможности ЮЗЭДО, повышение производительности и безопасности

В октябре 2022 года вышла новая версия СЭД ТЕЗИС 5.2. Мы стремимся развивать систему комплексно, оставаться на острие технологий и реагировать на обратную связь от заказчиков. Именно поэтому при разработке релиза 5.2 мы фокусировались сразу на нескольких аспектах: функциональность, интерфейс, производительность и безопасность.

Одно из самых главных нововведений — это появление HR-модуля. Он поможет автоматизировать целый спектр кадровых вопросов, включая планирование отпусков и оформление командировок. Кроме того, мы продолжаем расширять функциональность юридически значимого электронного документооборота.

Далее — подробнее о новых возможностях СЭД ТЕЗИС 5.2

HR-модуль

Один из трендов рынка СЭД — постоянное расширение функциональности продуктов. Системы электронного документооборота фактически становятся центром корпоративной автоматизации, объединяя широкий спектр направлений. В числе этих направлений — процессы HR, то есть управление отпусками, командировками и другими кадровыми вопросами.

У нас накопился богатый опыт автоматизации кадрового документооборота в СЭД ТЕЗИС. Раньше это происходило в формате проектного внедрения — гибкость системы позволяет добавить любые новые бизнес-процессы. Поскольку подобных запросов становится все больше, причем как от действующих, так и от потенциальных клиентов, мы решили сделать HR-модуль доступным «из коробки».

Начиная с версии 5.2 в системе можно работать с отпусками и командировками. В дальнейшем функциональность будет расширяться и охватит также другие вопросы: трудоустройство и увольнение, награждение и дисциплинарные наказания, переводы сотрудников на другую должность.

Все кадровые процессы легко можно найти в верхнем меню на главном экране СЭД ТЕЗИС, а также в меню слева.

Управление отпусками

В СЭД ТЕЗИС 5.2 добавлены процессы планирования отпусков, их согласования, подтверждения и переноса.

Процесс планирования отпусков запускается автоматически. При необходимости администраторы системы могут настроить время, когда это будет происходить. Каждый сотрудник получит карточку, в которой нужно будет отметить желаемые даты отпусков. Система автоматически проверит, не превышено ли доступное количество дней отпуска. Это количество преднастроено для каждого региона России, но специалисты отдела кадров смогут вручную указать, если сотруднику положены дополнительные дни отпуска. Также в СЭД ТЕЗИС внесены данные о всех государственных праздниках РФ. После того, как сотрудник запланировал свои отпуска, он отправляет график на согласование руководителю.

Для отпусков реализован график с диаграммой Ганта. Таким образом, вся информация представлена максимально наглядно и легко для восприятия. Например, при согласовании отпусков руководитель сможет проверить, не пересекаются ли желаемые даты у нескольких сотрудников.

За несколько недель до отпуска в системе автоматически генерируется заявление на отпуск, которое согласуют сотрудник, его руководитель и специалист отдела кадров. После этого создается приказ для подписи директора компании.

Вдобавок к этому в СЭД ТЕЗИС реализованы процессы переноса отпусков. Функция переноса может также использоваться для отзыва сотрудника из отпуска, если это необходимо.

Таким образом, в системе появились все основные процессы управления отпусками. Многие действия автоматизированы, что заметно экономит время и усилия пользователей.

Работа с командировками

При согласовании командировки сотрудник создает заявку, указывает в ней место назначения и проект. Пожелания по трансферу, проживанию и предварительный расчет стоимости также добавляются в карточку, если они есть. Заявку согласует руководитель. Если речь идет о поездке в опасный регион, то к процессу добавляется также сотрудник службы безопасности. После этого карточка попадает к специалисту, выполняющему функции трэвел-менеджера. Они приобретает билеты и бронирует гостиницу в соответствии с пожеланиями командированного, либо сам ищет подходящий вариант и добавляет информацию о нем в карточку.

Также в системе реализован процесс отмены командировок.

Печатные формы

В системе настроены печатные формы:

• Заявление на отпуск
• Заявление на перенос отпуска
• Приказ о предоставлении отпуска работнику
• Приказ о переносе отпуска
• Приказ о внеплановом отпуске
• Трансфер и проживание
• Приказ о направлении в командировку
• Служебное задание для направления в командировку
• Отчет о выполнении служебного задания

Таким образом, как и с другими документами, прямо в системе генерируется приказ или заявление, которое сотрудникам достаточно распечатать и подписать.

Мастер справок

Через мастер справок в СЭД ТЕЗИС любой пользователь сможет заказать различные справки, например, для банка или налоговой. В мастере необходимо выбрать из списка нужный вид справки, указать, за какой период она требуется, при необходимости можно оставить комментарий. В системе будет автоматически сформирована задача, которая поступит на исполнение сотруднику отдела кадров, ответственному за подготовку таких документов. Когда справка будет готова, пользователь получит уведомление, а во вложениях сможет найти электронную версию или подписанный скан.

Изменение карточки сотрудника

В СЭД ТЕЗИС 5.2 мы расширили и переработали карточку сотрудника. Теперь в нее можно внести дополнительные данные, относящиеся к HR-направлению. Это, например, город, должность руководителя, замещающий сотрудник, даты больничного или отсутствия на рабочем месте, дата увольнения.

Одно из самых удобных нововведений — возможность добавить данные о различных документах, например, справке об инвалидности, военном билете или дипломе. На отдельную вкладку можно приложить скан.

За счет перечисленных нововведений у специалистов отдела кадров будет перед глазами вся необходимая информация о сотруднике.

Новые возможности ЮЗЭДО

Повышенный спрос на функциональность юридически значимого документооборота возник во время пандемии коронавируса, когда многие компании перешли на удаленную работу и безбумажное взаимодействие с контрагентами. Тогда это было важно для обеспечения непрерывности бизнеса, но бизнес и органы власти оценили преимущества ЮЗЭДО, как следствие, интерес к нему сохранился и после окончания пандемии.

Мы внимательно прислушиваемся к пожеланиям наших заказчиков и расширяем возможности юридически значимого документооборота в СЭД ТЕЗИС. Это еще один важный шаг к полностью цифровому взаимодействию с контрагентами.

Новые виды бухгалтерских документов

В СЭД ТЕЗИС 5.2 реализована поддержка работы с новыми видами бухгалтерских документов:

• Акт сверки
• Детализация
• Накладная на внутренние перемещения (ТОРГ-13)
• Протокол согласования цен
• Реестр сертификатов
• Ценовой лист
• Доверенность

Их можно создать в СЭД ТЕЗИС и отправить в Диадок прямо из системы. Также возможно получение таких документов из Диадок.

Все бухгалтерские документы, как формализованные, так и неформализованные, можно завести в СЭД ТЕЗИС путем выгрузки из 1С.

Другие новые возможности ЮЗЭДО

• Добавлена поддержка формализованных документов вида «Письмо», его можно отправить в Диадок, получить и обработать. Раньше работать с письмами можно было только как с неформализованными документами.
• В СЭД ТЕЗИС добавлена возможность аннулирования уже подписанных документов (в этом случае чтобы документ перестал действовать, аннулирование должны подтвердить обе стороны) или отзыва документа, который еще не подписан контрагентом.
• Появилась возможность продолжить работу с полученным через Диадок документом без регистрации.
• В соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820 добавлен новый статус подписания «Подписано с разногласиями».
• Добавлены уведомления о том, что контрагент подписал документ, который не требует обязательного ответного подписания. Также необходимость подписи отображается для полученных документов.
• Печатная форма документа обновляется после передачи титула покупателя, на документе появляются соответствующие водяные знаки.
• Реализована возможность настройки типов входящих документов, по которым должна создаваться карточка в СЭД ТЕЗИС. По умолчанию это все документы.
• Для администраторов системы добавлены дополнительные возможности по мониторингу загрузки документов из Диадок и работе с документами при интеграции.

Повышение производительности

Производительность системы — один из самых главных вопросов для нас, поскольку мы выполняем масштабные проекты с большим количеством документов и одновременных подключений. Для комфортной работы пользователям важно минимальное время отклика системы. Именно поэтому в версии 5.2 мы проделали большую работу, направленную на повышение производительности:

• Улучшена работа загрузки вкладки «Журнал действий», а также списков и карточек.
• Ускорена проверка статуса просроченных карточек.
• Убрана возможность отображать или скрывать все столбцы в таблицах с динамической подгрузкой.
• Изменен принцип индексации больших файлов с полной на частичную.
• Изменена концепция работы вкладки «Безопасность» в карточках.
• И т.д.

Всего мы реализовали свыше 30 технических доработок, которые позволят повысить скорость работы системы.

Улучшение безопасности

Мы уделяем защите данных особенное внимание, так как вопросы безопасности становятся для заказчиков все более и более актуальными, поскольку происходит много резонансных кибератак и утечек информации. При работе над версией 5.2 мы обратились к профильному агентству в области информационной безопасности, которое провело аудит СЭД ТЕЗИС. Результаты показали, что у системы уже высокий уровень защиты данных, специалисты не обнаружили никаких критичных уязвимостей. Вдобавок к этому мы получили от агентства несколько рекомендаций как дополнительно повысить безопасность СЭД ТЕЗИС и выполнили их при подготовке нового релиза.

Новый интерфейс дизайнера бизнес-процессов

Дизайнер процессов — это удобный Low-Code инструмент, который позволяет настраивать бизнес-процессы без программирования. Это открывает заказчикам широкие возможности самостоятельного развития системы. В новой версии мы сохранили привычную функциональность и принципы работы, но модернизировали внешний вид дизайнера процессов.

Другие изменения в СЭД ТЕЗИС 5.2

• Внедрена поддержка нового REST API из CUBA версии 7.2.
• Изменен механизм определения назначений на пользователей при отправке документа на повторное согласование только для несогласовавших прошлую версию.
• Наименования видов электронной подписи в системе теперь соответствуют видам ЭП, зафиксированным в Федеральном законе: УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) и УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись с использованием шифрования КриптоПро).
• Изменен принцип авторизации в «ТЕЗИС: Помощник» и плагинах LibreOffice, Word и Outlook, реализована авторизация с использованием Oauth-токенов.

Новая версия СЭД ТЕЗИС 5.2 уже доступна заказчикам. Чтобы узнать о ней больше, обращайтесь к менеджерам по продажам системы.