Компания «Хоулмонт» организовала плодотворное сотрудничество с разработчиками ООО «Дэшборд Системс» для интеграции CЭД ТЕЗИС с Boardmaps – системой автоматизации работы высшего руководства.

Компания «Дэшборд Системс» базируется в г. Москва и является резидентом наукограда Сколково. Флагманский продукт компании – система для автоматизации деятельности советов директоров, правлений, комитетов и рабочих групп под названием Boardmaps.

Решение Boardmaps обеспечивает полноценную работу с вопросами и поручениями, а также безопасную работу с документами и материалами по результатам заседаний руководителей, возможность электронного голосования с использованием ЭП и пр. Система рассчитана на крупный и средний бизнес, фонды прямых инвестиций, государственные структуры.

Идея интеграции СЭД ТЕЗИС с продуктом «Дэшборд Системс» возникла в рамках проекта автоматизации работы руководства ОАО «Алмазэргиэнбанк» (г. Якутск). Руководители банка хотели иметь в руках удобное программное средство для принятия решений, позволяющее по результатам совещаний «спускать» задачи для сотрудников в основную банковскую СЭД, которой вот уже два года является ТЕЗИС.

Несмотря на то, что в СЭД ТЕЗИС начиная с версии 4.1 поддерживается функциональность организации совещаний, было решено задействовать в проекте отдельный программный продукт для руководства, к которому не имели бы доступа рядовые сотрудники. Таким продуктом стала система Boardmaps.

Разработчики «Дэшборд Системс» с интересом откликнулись на предложение сотрудничества c «Хоулмонт». В рамках проекта обе стороны разработали сквозной процесс коммуникации между двумя системами, позволяющий организовать двунаправленный «конвейер», чтобы ставить задачи сотрудникам и получать от них отчеты об исполнении.

Система Boardmaps включает в себя механизм поручений сотрудникам, которые могут оформляться как на основании протоколов совещаний руководства, так и независимо. В свою очередь, СЭД ТЕЗИС имеет отлаженный механизм постановки и фиксации выполнения задач.

Для того чтобы создать непрерывную интеграцию между двумя системами разработчики «Хоулмонт» создали алгоритм, который позволяет забирать поручения из Boardmaps и на их основе создавать карточки задач в ТЕЗИС и отправлять их на исполнение. И наоборот - передавать результаты выполнения задачи из ТЕЗИС в Boardmaps.

В итоге члены правления компании могут увидеть результат исполнения поручений непосредственно в системе автоматизации работы руководителей, не заходя в СЭД. Сотрудники, которым выставлена задача, в свою очередь могут использовать богатые возможности управления задачами в ТЕЗИС – переназначать задачи на других исполнителей, выполнять их в группе, разбивать на подзадачи, и т.д.

По итогам реализации проекта для отдельного заказчика эту функциональность интеграции с Boardmaps было решено сделать частью тиражируемого продукта ТЕЗИС. Компании, заинтересованные в использовании системы автоматизации работы коллегиальных органов, теперь могут быть уверены, что существует СЭД, которая умеет эффективно взаимодействовать с данным продуктом, обеспечивая уровень абстракции между высшим руководством и сотрудниками более низких рангов, и в то же время, позволяя им эффективно взаимодействовать между собой.