Заказчик

Ювелирная сеть 585 Gold — это 4 территориальные дирекции, около 320 розничных магазинов по всей России на момент внедрения, а также сеть ломбардов. Штаб-квартира сети находится в Санкт-Петербурге.

Розничная торговля ювелирными изделиями сопряжена с огромным потоком документов. Это и закупка продукции, и кадровые вопросы, аренда и содержание магазинов, и многое другое. Кроме того, в ювелирной сети покупатели могут оформить кредит на покупку. В этих процессах могут быть задействованы подразделения компании, расположенные в разных городах. Также 585 Gold требовалось обеспечить обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Ситуация

585 Gold несколько лет пользовалась иностранной СЭД, которая уже устарела в технологическом плане. Главный недостаток, который отмечал заказчик, — сложность и дороговизна ее модификации. Чтобы настроить маршруты движения документов, требовалось обращаться к вендору или сторонним подрядчикам. Также прошлую СЭД было невозможно интегрировать с учетной системой SAP ERP, которую использовала 585 Gold. Кроме того, заказчик отмечал недостаточно удобный интерфейс. Сотрудникам приходилось долго учиться пользоваться прошлой системой, было сложно понять, как заполнить карточку или запустить документ на согласование. В итоге было решено внедрять новое, технологически продвинутое решение, поскольку по стоимости это было сопоставимо с развитием прошлой СЭД.

Обоснование выбора

При выборе новой СЭД руководство 585 Gold учитывало несколько факторов. В первую очередь, были важны гибкость, широкая функциональность и удобный интерфейс. Во-вторых, значимым фактором было наличие встроенного решения по распознаванию и сравнению документов. В-третьих, важна была возможность интеграции с различными системами и опыт интеграции с SAP ERP. Кроме того, ювелирная сеть планировала после внедрения развивать систему силами собственных разработчиков, поэтому в приоритете были продукты с открытым кодом. Не последнюю роль играла цена решения. В итоге была выбрана Расширенная редакция СЭД ТЕЗИС.

Решение

Внедрение было решено проводить по гибкой методологии Agile. При этой методологии работа делится на спринты и сдается поэтапно. Поэтому даже при сложных проектах уже через месяц можно получить работоспособный продукт. Еще одно преимущество Agile — гибкость, возможность изменить требования к проекту уже после начала разработки. При масштабных внедрениях и большом количестве модификаций бывает сложно сразу сформулировать окончательные требования к системе. Кроме того, во время реализации долгосрочного проекта может измениться законодательство, и заказчик будет подстраивать свои рабочие процессы под эти изменения. Также методология предполагает активное взаимодействие специалистов заказчика и подрядчика. Со стороны 585 Gold в проекте участвовали руководитель проектов 585 Gold (scrum-мастер), директор юридического департамента (product owner), представители бухгалтерии, отдела бюджетирования, канцелярии, администратор системы и т.д. (бизнес-заказчики).

Первым делом были разработаны концепция проекта и план по внедрению и развитию СЭД. После этого технический лидер проекта со стороны «Хоулмонт» и команда 585 Gold составили тактический план действий и список функций, которые требовалось реализовать в системе. Все они ранжировались по приоритетности. Дальнейшая разработка была разделена на спринты длиной три недели. Задачи на каждый спринт определялись перед его началом. Также перед каждым спринтом можно было добавить новые задачи в общий тактический план или пересмотреть приоритеты. На четвертом спринте к проекту подключился разработчик со стороны 585 Gold. К концу шестого спринта он обучился модификации СЭД ТЕЗИС и стал полноценным участником команды.

Основные модификации проекта

Метакарточка

Сотрудникам 585 Gold часто требуется согласовать множество одинаковых по сути и содержанию договоров. Специально для 585 Gold разработана метакарточка, которая позволяет разом отправить на согласование несколько однотипных договоров.

Автоматическое заполнение договора и определение маршрута движения документа

Для 585 Gold разработаны шаблоны договоров. Когда пользователь заполняет карточку договора, автоматически заполняется также шаблон. После этого готовый договор можно сформировать одной кнопкой. Маршрут согласования договоров определяется автоматически. Например, если контрагентом выступает новый подрядчик, то в первую очередь договор переходит на проверку в службу безопасности. Если контрагентом выступает компания, с которой 585 Gold уже сотрудничала, то служба безопасности автоматически исключается из маршрута.

Бюджетирование

Автоматизирован процесс бюджетирования. Раньше договор мог пройти несколько инстанций, а потом выяснялось, что на эти расходы деньги не заложены. Сейчас договор уйдет на проверку юристу и бухгалтеру и на согласование только при наличии денежных средств.

Интеграция с SAP ERP

Данные из карточки ТЕЗИС автоматически попадают в SAP ERP. Там создается договор, на основе которого можно проводить платежи. Раньше все нужные для этого данные приходилось копировать вручную. Также ТЕЗИС стал материнской системой для справочника контрагентов, и благодаря интеграции аналогичный справочник в SAP ERP автоматически обновляется.

Результат

Внедрение прошло безболезненно, пользователи легко освоились в системе. Сначала СЭД была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Сотрудники могли высказывать пожелания или замечания. Задачи от пользователей фиксировались и постепенно были решены. «Полировка» системы заняла примерно месяц. Общее время реализации проекта составило 4,5 месяца. Дальнейшим развитием системы специалисты 585 Gold занимаются самостоятельно.

В результате внедрения СЭД ТЕЗИС в ювелирной сети 585 Gold удалось ускорить рабочие процессы, в первую очередь, связанные с договорами. Появились новые эффективные инструменты контроля. СЭД стала единой платформой для автоматизации различных процессов: работы канцелярии, судебно-претензионной работы, бюджетирования и так далее. В системе ТЕЗИС работает около 400 сотрудников 585 Gold.

«Нам удалось значительно — примерно на 25% — сократить время согласования договоров и других процессов. Также у нас стало меньше просрочек. С помощью системы оповещения руководство может онлайн контролировать, работу сотрудников и ход выполнения задач. Если возникает риск просрочки, менеджер может своевременно вмешаться и предотвратить ее. Благодаря автоматизации бюджетирования удалось избежать ситуаций, когда на согласование договора затрачены усилия и рабочее время, а потом выяснилось, что на эту статью расходов не заложены средства», — рассказывает о результатах внедрения директор юридического департамента ювелирной сети 585 Gold Владимир Арапов.

Развитие СЭД ТЕЗИС силами 585 Gold

Заказчик СЭД ТЕЗИС свободен в выборе не только методологии внедрения, но и пути развития системы. В 585 Gold было решено заниматься модификацией самостоятельно. Такой вариант вполне возможен. Команда «Хоулмонт» поддержала заказчика и провела обучение для IT-специалистов ювелирной сети.

Разработчики 585 Gold присоединились к проекту уже на первых этапах. Сначала они работали вместе с программистами «Хоулмонт», а теперь могут модифицировать код системы самостоятельно. Осенью 2018 года сотрудник 585 Gold на базе «Хоулмонт» прошел курс по тестированию СЭД ТЕЗИС. Теперь у ювелирной сети есть все необходимые компетенции, чтобы развивать систему своими силами.

Уже после запуска СЭД в эксплуатацию разработчики 585 Gold обеспечили возможность обмена юридически значимыми документами. Для этого проведена интеграция системы ТЕЗИС с удостоверяющим центром СБИС. Из удостоверяющего центра в СЭД поступает закрывающий бухгалтерский документ, на его основе формируется карточка. Далее карточка документа проходит согласование в СЭД, и, благодаря специально разработанному сервису, заверяется электронной подписью непосредственно из интерфейса СЭД ТЕЗИС, без перехода в СБИС. Использование штрих-кодов на договорах позволило безошибочно распознавать подписанные контрагентом документы в СБИС и с помощью специально разработанного сервиса возвращать в СЭД ТЕЗИС.

Такой порядок работы позволяет сократить время работы руководителей и административного персонала, а также расходы на пересылку. Кроме того, разработчики 585 Gold автоматизировали канцелярию, учет и регистрацию корреспонденции. Ювелирная сеть продолжит развивать СЭД ТЕЗИС. Планируется провести интеграцию с решениями СКБ Контур. Будет автоматизирована работа с исходящей корреспонденцией и заявками на отправку почты. На очереди переход на версию 4.3 и ряд задач по автоматизации различных бизнес-процессов. В ближайшей перспективе в систему ТЕЗИС будет переведена работа с доверенностями. Помимо этого в СЭД будут формироваться шаблоны ответов на претензии потребителей и документы на возврат товара, а также возвраты по эквайрингу. Также планируется автоматизировать кадровое делопроизводство: согласование обходных листов, увольнение сотрудников, оформление отпусков, а также внутренний документооборот между подразделениями офиса и розничной сети.