Заказчик

Администрация г. Махачкала.

Городской округ Махачкала республики Дагестан территориально разделен на три муниципальных района, в составе каждого из которых осуществляют свою работу административные комиссии и другие органы местного самоуправления. Деятельность данных органов тесно связана с Администрацией города, службой судебных приставов и МВД.

Ситуация

Общий объем входящей информации по административным правонарушениям за месяц составляет более 3600 документов. До внедрения какой-либо системы автоматизации документооборота процессы регистрации, отправки документов и заявок проходили вручную, что часто приводило к несоблюдению сроков и потере информации.

В 2012 году Администрация г. Махачкала приняла решение об автоматизации деятельности административных комиссий, в частности автоматизации работы секретарей административных комиссий в связке с начальниками отделов. Также, была решено автоматизировать деятельность административных комиссий всех районов города, включая интеграцию с системой судебных приставов и администрацией города.

Обоснование выбора

В процессе подбора системы проводился внутренний аудит процессов, были сформированы техническое задание и требования к внедряемой системе:

• высокая скорость работы системы;
• отказоустойчивость (возможность обработки нескольких тысяч документов в месяц);
• надежность хранения данных и работы СЭД;
• клиент-серверная архитектура;
• возможность доступа к системе с любого рабочего места;
• упрощенная возможность смены пользователя (вход в систему через «логин-пароль»).

В течение нескольких месяцев проходил поиск подходящего решения. Представленные на рынке системы не решали поставленных задач или не отвечали всем требованиям проекта, т.к. в основном их типовая функциональность ограничивалась набором готовых модулей. Среди предлагаемых продуктов доработка решения под индивидуальные процессы заказчика была либо невозможной, либо занимала слишком много времени. Стало понятно, что необходимо создать уникальное решение, адаптированное под задачи Администрации г. Махачкала и административные комиссии.

В процессе подбора подходящей СЭД Заказчик искал поставщика решений, способного доработать и внедрить систему в масштабе Республики с учетом всех требований и особенностей проекта. По результатам контрольного тестирования продукта конкурс выиграла компания-интегратор «Дагестан-Парус», которая является партнером компании-разработчика Haulmont в Дагестане.

Решение

Для реализации проекта компания «Дагестан-Парус» использовала СЭД ТЕЗИС, как базовую платформу для дальнейшего развития и доработки системы под уникальные потребности Администрации г. Махачкала.

Работы по проекту начались в мае 2012 года. После корректировки и утверждения всех технических требований была разработана «пилотная» версия проекта и в течение 2 недель обучены сотрудники районных администраций г. Махачкалы. Опытная эксплуатация системы успешно завершилась в ноябре и с декабря 2012 появились первые результаты работы в ЕСМ ТЕЗИС в режиме промышленной эксплуатации.

Благодаря территориальной близости специалистов компании «Дагестан-Парус», возможности работать с системой ТЕЗИС на основе технологии открытого кода, разработчики компании «Дагестан-Парус» - партнера компании Haulmont, смогли свободно доработать и адаптировать систему ТЕЗИС под требования клиента непосредственно на территории внедрения.

Ведущий специалист компании «Дагестан-Парус» комментирует: «ТЕЗИС – практически единственное решение, которое не только обладает готовой широкой функциональностью, но и возможностью легкой адаптации под индивидуальные требования Заказчика, позволяя автоматизировать структурированные и регламентированные специфические рабочие процессы организации».

В ходе проекта была реализована следующая функциональность системы:

• регистрация входящей документации;
• электронная канцелярия;
• учет и контроль исполнительской дисциплины;
• формирование дополнительных отчетов;
• формирование справочников.

Результат проекта

Проект был выполнен в поставленные заказчиком сроки. Это стало возможным, в том числе и благодаря тому, что уже в коробочной версии системы ТЕЗИС имеется широкий набор возможностей, с помощью которых удалось решить большую часть поставленных в проекте задач. В результате автоматизации деятельности административных комиссий временные затраты на создание и обмен документов со службой судебных приставов сократились более чем в 3 раза. Таким образом, на формирование, печать, взаимный обмен документами и отчетность требуется не более 3 минут. Не менее 70% документации проходит исключительно через электронный документооборот.

Развитие проекта

В планах развития проекта применение аналогичной схемы взаимодействия со службами МВД, казначейства и почтой России. На территории г. Махачкала планируется подключить пользователей из каждого административного района, что составляет более 200 сотрудников, а с учетом интеграции со службами МВД, казначейства и почтой России число пользователей вырастет в два раза. В дальнейших планах предусмотрено расширение проекта на всю территорию республики Дагестан.

Таким образом, технологии, на которых основана система ТЕЗИС, позволили реализовать масштабный проект за короткие сроки. За счет территориальной близости разработчиков и специалистов технической поддержки было обеспечено оперативное и качественное внедрение.