Проведение дистанционных
заседаний, кадровый
документооборот
и другие процессы
в банковской группе
Об автоматизированных в банковской группе ТКБ
процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
Банковская группа ТКБ (банки ТКБ и Инвестторгбанк) входит в TOП-10 частных банковских групп России, представлена в 29 регионах Российской Федерации. Обслуживает более 875 тыс. клиентов — физических и юридических лиц. Банки группы ТКБ — универсальные коммерческие банки, входят в число участников системы страхования вкладов.
Входит в
ТОП-10
частных банковских групп России
875 000+
обслуживаемых клиентов
Ситуация
Банковской группе ТКБ требовалось автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и служебными записками. Задача осложнялась особым характером бизнес-процессов между подразделениями банка ТКБ и Инвестторгбанка. Кроме того, отдельно были выделены задачи по организации заседаний коллегиальных органов группы, а также возможность обмена документами с контрагентами. В итоге уже на старте проекта стала понятна необходимость серьезного изменения системы электронного документооборота. Выполнить его планировалось собственными силами банковской группы ТКБ.
2019 год
Старт эксплуатации
При выборе СЭД помимо технической гибкости важными показателями были готовность поставщика к совместной работе с IT-отделом банковской группы и качественная техподдержка: передача компетенций, оперативные консультации, помощь на этапе подготовки ТЗ, курирование специалистов.
По совокупности критериев была выбрана СЭД ТЕЗИС.
Решение
Банковская группа ТКБ остановила свой выбор на СЭД ТЕЗИС в Расширенной редакции системы. Была приобретена лицензия на 500 одновременных подключений.
Для внедрения продукта в банковской группе сформировали команду из девяти специалистов. Опыт разработки, поддержки и развития информационных систем силами штатных специалистов уже был. Учитывая это, проект внедрения СЭД вошел в общий портфель IT-проектов ТКБ. Договор на техническую поддержку был заключен с разработчиком СЭД — компанией «Хоулмонт», в рамках которого специалисты «Хоулмонт» курировали (и продолжают курировать) наиболее сложные аспекты реализации проекта.
01 Кастомизация основных процессов
При внедрении СЭД ТЕЗИС были настроены необходимые виды документов (письма, приказы и так далее), а также процессы их обработки — согласование, подписание и ознакомление. Основное изменение кастомизированных процессов по сравнению с типовыми заключалось в добавлении вариативности. Процессы выстраиваются в зависимости от организаций, видов документов и принятых решений. Функциональность постановки задач и контроля их исполнения используется в типовом виде.
Кроме того, специалисты ТКБ добавили проводник, через который можно подключить любые внешние системы. Так СЭД ТЕЗИС была интегрирована с кадровой учетной системой.
02 Модуль для проведения заседаний
заседания
вопрос
вопрос
Чтобы сэкономить время и ресурсы за счет сокращения количества очных собраний, в банковской группе планировали автоматизировать проведение регулярных и нерегулярных заседаний с участием различных подразделений. Особенно актуальным этот вопрос стал во время пандемии коронавируса при переходе на дистанционную работу. Нужной функциональности не было ни в одной системе. Решение было необходимо разработать с нуля. Однако сделать это на базе готового продукта эффективнее и быстрее. Настроить потребуется только логику работы, не нужно будет тратить время на интерфейс, механизмы хранения справочника пользователей, разграничения прав доступа, выполнения действий принятия или отклонения и тому подобное.
Согласно реализованному в СЭД ТЕЗИС сценарию в системе создается карточка заседания, в нее помещаются карточки-вопросы, по каждому из которых запускается голосование. Пользователи выбирают, принять или отклонить, а также пишут комментарий по своему решению. По итогам формируется таблица, которая содержит список проголосовавших, решение и комментарий каждого. Секретарь заседания фиксирует итоги. Кроме него в процессе задействованы обычные участники и председатель. Обычные участники видят только итоги по тем вопросам, по которым они голосовали. При этом, пока идет процесс голосования, они не видят решения других участников, чтобы мнение каждого было непредвзятым. Председатель видит итоги голосования по всем вопросам.
03 Кадровые документы
В СЭД ТЕЗИС автоматизировано оформление заявлений в кадровую службу, например, заявлений на отпуск или выход на работу в выходной день. Такое заявление создает сам сотрудник или его руководитель, затем оно направляется на согласование, далее — в учетную кадровую систему. По сути, карточка заявления — это полноценный личный кабинет с элементами интерактива. В СЭД всплывают подсказки, если при заполнении допущены ошибки или нет возможности взять отпуск в выбранные сотрудником даты. Там же видна информация о количестве доступных дней отпуска.
Еще один добавленный в СЭД процесс — оформление доверенности. Юрист создает карточку доверенности, отправляет ее на согласование, а затем делопроизводитель получает и выполняет задачу по подписанию доверенности. В системе настроены виды доверенностей и отображаемые в карточках поля.
04 Модуль «Риски»
Первичные требования к модулю «Риски» сформулированы в Положении Банка России от 08.04.2020 №716-П «О требованиях к системе управления операционным риском в кредитной организации и банковской группе». С 1 января 2022 года в банке ТКБ и Инвестторгбанке каждый сотрудник имеет возможность заявить об операционном и регуляторном риске в организации и оперативно передать карточку на рассмотрение в Службу управления рисками с помощью СЭД ТЕЗИС.
Риск-менеджеры могут привлечь экспертов для правильного присвоения риску определенного вида, направления бизнес-деятельности, а также оценки потерь и видов их возмещения, установления связи с другими событиями. В карточке фиксируются бухгалтерские проводки, а также суммы потерь и возмещения, связанные с рисковым событием, которые автоматически суммируются и рассчитываются в зависимости от указанного вида потери. Карточка содержит 11 табличных форм, для заполнения которых заведено 13 справочников с детализацией видов и источников рисков, возмещений, потерь, а также бизнес-процессами и уровнями критичности, определением рисковых событий. Для детализации рисков, связанных с информационной безопасностью, в карточке предусмотрены дополнительные разделы. Для удобства пользователей ярлык «Сообщить об операционном риске» выведен на главный экран системы и выделен особым цветом.
Результаты
500
520 000
СЭД ТЕЗИС запущена в эксплуатацию в конце апреля 2019 года. К середине 2022 года в систему заведено более 520 тыс. документов и около 500 пользователей.
У сотрудников появилось единое электронное пространство для работы с документами. Автоматизированы ключевые процессы документационного обеспечения управления в соответствии с утвержденными регламентами. Система помогает обеспечить максимальную прозрачность — видно, какие этапы уже пройдены, какие следуют далее, какие изменения внесены при каждом согласовании и т.д. Также наглядно показана взаимосвязь документов в системе, четко прослеживается иерархия карточек, например, какие письма были отправлены на входящие запросы. Отдельно стоит отметить помощь системы пользователям в соблюдении сроков выполнения тех или иных действий.
По итогам проекта внедрения СЭД можно отметить — с вводом в эксплуатацию системы ТЕЗИС банковская группа ТКБ смогла значительно оптимизировать внутренний документооборот и перевести обработку отдельных документов полностью в электронный вид. В частности, теперь заявления в кадровую службу подаются только в электронной форме. В результате есть возможность, например, за 10 минут до конца рабочего дня в пятницу оформить по всем правилам заявление на выход на работу в выходной день. Кроме того, появилась возможность проводить заседания онлайн.
Банковская группа ТКБ продолжает развивать систему электронного документооборота ТЕЗИС. В планах — обмен документами с контрагентами через систему Диадок.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
