Единая СЭД, повышение уровня автоматизации, отказ от бумажных документов в СК «Росгосстрах»
Об автоматизированных в СК «Росгосстрах» процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
«Росгосстрах» — одна из крупнейших в России страховых компаний. У нее 1277 населенных пунктов присутствия и 1366 точек продаж и обслуживания клиентов. В 2021 году «Росгосстрах» отметил свое столетие и 2 года подряд становится «Легендарным брендом» России по версии самой тиражной газеты страны «Комсомольская правда».
обслуживания клиентов
присутствия
Ситуация
До ТЕЗИС в «Росгосстрахе» уже использовали СЭД, но она была внедрена давно, и поэтому имела ограниченную функциональность. Автоматизированы были только регистрация корреспонденции и ОРД в центральном офисе и согласование договоров и доверенностей в ЦО и филиалах. А компании требовалось реализовать в СЭД полный жизненный цикл по всем управленческим документам во всей структуре организации. Также стоял вопрос интеграций с внешними системами. В «Росгосстрахе» посчитали, что внедрение нового решения будет более выгодным по стоимости и трудозатратам, чем развитие используемой СЭД.
Главными критериями при выборе новой СЭД были стоимость и сроки внедрения. Также в «Росгосстрахе» учитывали, как система впишется в ИТ-архитектуру компании (ОС Windows на серверах и пользовательских компьютерах, СУБД PostgreSQL, браузеры Internet Explorer и Google Chrome), насколько гибко можно настраивать маршрутизацию, есть ли API для интеграции с другими решениями. Чтобы подтвердить производительность, «Росгосстрах» запрашивал данные по нагрузочному тестированию СЭД.
В итоге, оптимальным вариантом стала СЭД ТЕЗИС. Систему удалось внедрить за максимально короткий срок. Проект стартовал в марте 2021 года. Вся работа была разделена на три функциональных модуля: входящие и исходящие документы; ОРД и доверенности; АХД-договоры и внутренние документы. Основная функциональность перешла в эксплуатацию в конце 2021 года, а к марту 2022 года были готовы все модули. Такой скорости удалось добиться за счет слаженной совместной работы команды СЭД ТЕЗИС и специалистов «Росгосстраха»: параллельно приемке одних блоков начиналась аналитика по другим.
Старт проекта
Решение
В «Росгосстрахе» используется единая СЭД для всех подразделений. В системе работают все топ-менеджеры, делопроизводители в головном офисе и филиалах, бухгалтерия, юридический и финансовый отделы и другие сотрудники. В единую СЭД переведены сквозные процессы, например, согласование документа в нескольких подразделениях.
Интерфейс СЭД ТЕЗИС кастомизирован в соответствии с фирменным стилем «Росгосстрах»: добавлен логотип компании и изменена цветовая схема.
СЭД сопряжена с интеграционной платформой, через которую она взаимодействует с внешними системами, причем в будущем их круг может расширяться.
Особенности проекта:
Обработка входящих документов
Все поступающие в «Росгосстрах» документы вносятся в СЭД и регистрируются, дальнейшая обработка происходит в электронной форме. Это помогает сократить затраты времени и усилий при доведении документов до исполнителей. Также система исключает риск потери документов и обеспечивает прозрачность каждого дальнейшего шага.
Процесс сканирования реализован в СЭД ТЕЗИС, что упрощает работу делопроизводителей. Настройки сканирования заданы заранее, пользователям не нужно тратить время и выбирать нужные параметры вручную. Отсканированные документы добавляются напрямую в СЭД, им автоматически присваивается название.
Внедрение СЭД ТЕЗИС позволило реализовать бесшовный процесс отправки документов в архив, с которым система взаимодействует через интеграционную платформу.
Шаблоны документов и штампы
Раньше у сотрудников «Росгосстраха» оформление документа занимало много времени. Теперь множество действий автоматизировано. Так, из карточки документа в СЭД можно сформировать размеченный и заполненный документ: письмо, договор и т.д. Это реализовано на базе типовой функциональности СЭД ТЕЗИС, внешний вид документов настроен в соответствии с требованиями «Росгосстраха». Вдобавок к этому, настроено наложение штампов на документ и привязка штампов к определенным категориям документов.
Обработка исходящих документов
При работе с исходящей корреспонденцией СЭД ТЕЗИС обеспечивает контроль на протяжении всего процесса, от создания письма до его отправки контрагенту. Согласование теперь происходит в системе, а не в электронной почте или в бумажном формате, как это было раньше.
За счет внедрения СЭД ТЕЗИС заметно упростилась подготовка к отправке всех видов корреспонденции, включая электронные заказные письма. Готовые к отправке документы в системе вносятся в реестр. В нем можно выбрать те, по которым требуется сформировать и распечатать конверты, а также уведомления о вручении. Это будет сделано автоматически.
Работа с ОРД и внутренними документами
Приказы, локальные нормативные акты и другая организационно-распорядительная документация создается, рассматривается, согласуется и направляется на ознакомление в СЭД ТЕЗИС. За счет того, что в системе предусмотрен этап коррекции ОРД у экспертов, заметно улучшилось качество ее оформления. После завершения всех процессов ОРД выгружается на отдельный портал Web Tutor, который служит корпоративной базой знаний.
Внутренние документы используются в «Росгосстрахе» для сопровождения управленческого учета, кадрового документооборота и заявок на оказания услуг внутри компании. К примеру, сотрудник может написать служебную записку с просьбой о выдаче материальной помощи. В СЭД ТЕЗИС автоматизированы все процессы работы с внутренними документами, от создания до резолюции.
Работа с доверенностями
В СЭД автоматизировано создание доверенностей, а также их перевыпуск, передоверие и отмена. Обеспечен контроль соответствия должностей пользователей и прав, которые они могут получить по доверенности. После отмены доверенности или завершения срока ее действия документ отправляется в архив. В СЭД настроены автоматические напоминания об окончании срока действия за 10 дней.
Работа с договорами
В СЭД ТЕЗИС автоматизированы все этапы подготовки, согласования, подписания, регистрации, получения оригинала от контрагента и добавление в карточку его скана. Состав согласующих определяется автоматически при помощи матрицы подстановок. При этом учитывается сумма договора, статья расходов, контрагент и другие условия.
Электронный документ выгружается в архив, а кроме того, в системе указывается, как найти бумажный вариант в централизованном хранилище, куда перевозятся оригиналы договоров из всех офисов.
Согласование документов
Согласование документов кастомизировано с учетом потребностей «Росгосстраха», включая логику определения результата, если участники процесса приняли разные решения. Вдобавок к этому добавлена возможность выбора опции «Согласование по умолчанию». В этом случае документ автоматически будет согласован, если за установленное время ни один из согласующих не принял решения. Это позвонит исключить ситуации, когда из-за согласующего процесс затягивается. При подписании документов возможно использование электронной подписи, и все больше документов в «Росгосстрахе» подписывается в цифровом формате.
Работа с задачами
Типовая функциональность СЭД ТЕЗИС позволяет обеспечить полную прозрачность при работе с задачами и контролировать сроки их исполнения. Реализована возможность назначать задачу на группу пользователей. Приступить к исполнению может любой из них. Инициатор задачи и другие участники группы будут проинформированы об этом. Кроме того, добавлена роль соисполнителя. Пользователи с этой ролью участвуют в исполнении задачи, но не могут завершить исполнение или вернуть задачу инициатору.
Учет физических печатей и штампов
СЭД ТЕЗИС используется в «Росгосстрахе» для учета физических печатей и штампов. В системе автоматизирован их заказ и отслеживание жизненного цикла: выдача, изъятие (если, например, сотрудник перешел на другую должность и печать больше не актуальна), а также уничтожение. Во вложении карточки печати находится изображение оттиска.
Пакеты
Сотрудникам «Росгосстраха» часто требуется пересылать несколько взаимосвязанных документов. Чтобы упорядочить работу, используются пакеты, внутри которых находятся эти документы. В составе пакетов документы пересылаются внутри СЭД в электронном виде. Также пакеты помогают контролировать перемещение бумажных документов при пересылке из одного офиса в другой или при отправке в бумажный архив.
Работа с машиночитаемыми доверенностями
В СЭД ТЕЗИС реализована функциональность выпуска машиночитаемых доверенностей (МЧД). Этот блок включает в себя создание, согласование утверждение, регистрацию и отзыв МЧД в ФНС.
В результате весь жизненный цикл МЧД, от создания до подписания, происходит в едином пространстве СЭД ТЕЗИС. Модули интеграции с операторами ЭДО и платформой ФНС помогают организовать процесс в одном контуре — синхронизируя работу внутреннего и внешнего документооборота.
Результаты
65
13 000
В СЭД ТЕЗИС работают 13 000 сотрудников из более чем 65 филиалов «Росгосстрах». Приобретенная страховой компанией лицензия позволяет одновременно подключаться до 1 000 пользователей.
В результате внедрения СЭД ТЕЗИС в «Росгосстрах» появилась единая информационная система для всей структуры и всех процессов документооборота. Она помогает отслеживать движение документов, отправку писем, исполнение задач, статус печатей и доверенностей. В результате повысились прозрачность работы и уровень контроля. Сведены к минимуму случаи, когда документы задерживаются у согласующих, письма теряются при отправке, пропускается срок окончания действия доверенности. За счет исключения ряда ручных действий значительно экономится время пользователей. Увеличилась доля электронных документов по сравнению с бумажными. СЭД ТЕЗИС вписана в ИТ-инфраструктуру «Росгосстраха». Таким образом, при работе пользователям не нужно переходить из одной системы в другую. Кроме того, во всех системах поддерживается одинаковая и актуальная информация.
В будущем на базе СЭД ТЕЗИС планируется автоматизировать получение, регистрацию и маршрутизацию документов ФССП, а также реализовать электронный документооборот для коллегиальных органов управления организацией.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
