Заказчик

Администрация г. Улан-Удэ — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления столицы Республики Бурятия. Проект по внедрению СЭД охватывал всю администрацию: аппарат, комитеты, управления, администрации городских районов. Это 36 подразделений и свыше 1000 пользователей. Официально в роли заказчика выступает управление информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.

Ситуация

До старта проекта в 2019 году в Администрации Улан-Удэ не было централизованного решения для автоматизации документооборота. В каждом подразделении делопроизводитель регистрировал входящие документы в локальном приложении. Для выдачи поручений, их исполнения и подготовки ответа применялся бумажный документооборот. Исходящий документ также регистрировался в локальном приложении, делопроизводитель вручную прикреплял его к соответствующему входящему. В управлении информатизации и информационных ресурсов использовалась СЭД Directum, однако в ней работали всего 5-7 пользователей.

Для автоматизации документооборота во всей структуре администрации в ходе конкурсных процедур была выбрана СЭД ТЕЗИС. Проект по ее внедрению реализовала компания ISIB из Иркутска. ISIBоснована в 2003 году и сегодня является одним из ведущих IT-интеграторов Сибири. Она реализует проекты любой сложности, внедряет различные системы автоматизации, а также оказывает услуги по поставке оборудования и обеспечению информационной безопасности.

Решение

Проект стартовал в июле 2019 года. В первую очередь команда ISIB провела предпроектное обследование, изучила процессы документооборота и пожелания заказчика. Также компания поставила и установила два сервера и систему хранения данных для развертывания системы. Этап разработки начался в сентябре 2019 года. Из доступных в типовой конфигурации СЭД ТЕЗИС функций заказчику потребовались канцелярия, документооборот, управление поручениями и организация совещаний. Также задействован модуль для холдинговых структур. Таким образом, подразделения администрации работают в одной базе данных, но документооборот и канцелярия у каждого из них автономные. Вдобавок к этому в систему были внесены модификации. Далее — подробности об особенностях проекта.

Бронирование помещений для совещаний

При организации совещаний в ТЕЗИС можно отправить приглашения участникам, согласовать повестку, задать время и место, а затем сформировать итоговый протокол и назначить поручения на его основе. В типовой конфигурации системы место совещания вписывает пользователь. Специалисты ISIB добавили возможность выбора помещения из доступных вариантов. При этом назначить несколько совещаний в одно и то же время в одном и том же зале нельзя.

Доработка механизма проставления штампов

Делопроизводители при проставлении штампов (например, о регистрации входящего документа) могут автоматически копировать полученное в результате PDF-вложение в карточку нового документа — поручения или письма, а также в копию карточки, которая отправляется средствами модуля «Единый холдинг».

Доработка наложения резолюции

Для ускорения подготовки резолюций была доработана соответствующая форма — теперь поля «Резолюция» и «ФИО» заполняются на основе данных справочников. Также был модифицирован процесс наложения резолюции, к нему добавлены участники с новыми ролями: «Наложение резолюции начальником контрольного отдела», «Наложение резолюции начальником протокольного отдела», «Контроль по резолюции», «Создание и редактирование резолюции».

Добавление ответственного исполнителя

Если поручение назначается нескольким исполнителям, то один из них является ответственным. Для него создается отдельная задача, также он получает на контроль поручения других исполнителей, которые он может либо принять, либо отправить на доработку. После того, как ответственный исполнитель принял все поручения, которые он контролирует, его собственная задача попадает на контроль к инициатору. Специалисты ISIB добавили новую пользовательскую роль, настроили ее полномочия и участие в процессах, а также доработали сами процессы.

Доработка механизма закрытия поручений и копирования вложений

В Администрации Улан-Удэ постановка и исполнение поручений — многоуровневый процесс, который за счет доработок СЭД ТЕЗИС стал быстрее.

К примеру, руководитель одного подразделения накладывает на документ резолюцию, и на ее основе назначается поручение на руководителя другого подразделения. Он назначает дочернее поручение на своего подчиненного (руководителя отдела), который назначает еще одно дочернее поручение на конечного исполнителя. Исполнитель в рамках выполнения поручения готовит документ, который утверждается у руководителя и регистрируется у делопроизводителя. После этого автоматически завершаются все подпоручения в иерархии, кроме родительского, которое выполняется и попадает в папку «Для контроля» инициатору. В карточку родительского поручения подтягиваются вложения: исходящий документ с проставленными штампами в формате pdf и другие файлы, если они имеются. Инициатор завершает родительское поручение вручную. При этом не выполняются и не завершаются поручения, которые находятся на одном уровне иерархии с родительским (как правило, это поручения, назначенные руководителям других подразделений).

Особый контроль

Для исполнения отдельных, особо важных документов в Администрации Улан-Удэ предусмотрен особый контроль. В СЭД ТЕЗИС добавлена пользовательская роль для сотрудников, выполняющих эту функцию, а также настроены все соответствующие процессы и доработана форма быстрой регистрации.

Интеграция с EOS SharePoint

Около 80% входящих и исходящих документов Администрации Улан-Удэ относятся к взаимодействию с Правительством Республики Бурятия. Раньше для пересылки документов между органами власти использовалась электронная почта. Команда ISIB выполнила интеграцию СЭД ТЕЗИС с системой EOS SharePoint Правительства Республики Бурятия. Благодаря этому появилась возможность напрямую отправить документ из одной СЭД в другую, где они сразу появятся в списке ожидающих регистрации.

Преодоление сложностей

Команда СЭД ТЕЗИС консультировала ISIB при реализации проекта и помогла оперативно устранить ошибку, возникающую при работе с вложениями. Оказалось, что причиной было взаимодействие системы электронного документооборота и определенных версий установленных у заказчика операционной системы и офисного пакета. Такая ошибка впервые возникла за 10 лет истории продукта и свыше 500 проектов внедрения. Исправление войдет в следующую версию продукта, поэтому заказчики СЭД ТЕЗИС больше никогда не столкнутся с этой проблемой.

Результат

В ноябре-декабре 2019 года проходила опытная эксплуатация системы. В мае 2020 года СЭД ТЕЗИС в ускоренном порядке вышла в промышленную эксплуатацию и начала использоваться для удаленного взаимодействия сотрудников, которые из-за пандемии COVID-19 работали из дома.

За первые четыре месяца в систему добавлено 300 пользователей, создано 27 000 документов и 31 000 поручений. Благодаря появлению СЭД ТЕЗИС работа делопроизводителей стала намного удобнее, поскольку теперь они могут в любой момент получить информацию по всем документам и поручениям, увидеть, у кого и на каком этапе они находятся. Также автоматизированы действующие в Администрации Улан-Удэ механизмы контроля. Процесс обмена документами с Правительством Республики Бурятия стал требовать меньше действий. Кроме того, в администрации появился удобный сервис, позволяющий быстро выбрать место для совещания.

На 2021-2022 годы запланированы автоматизация обработки обращений граждан, доработки по электронной подписи, интеграции с рядом информационных систем. Также в ISIB уже обратились несколько муниципальных учреждений, которые также хотят подключиться к СЭД ТЕЗИС и обмениваться в ней документами с Администрацией Улан-Удэ напрямую.