Заказчик

«АвантаТрейдинг» — торговый дом крупного российского производителя качественной и доступной косметики АО «Аванта». История предприятия началась в 1943 году. Сегодня это современное производство, оснащенное высокопроизводительным оборудованием и научно-исследовательской лабораторией. Само предприятие расположено в Краснодаре. Продукция «Аванты» представлена в России и других странах. Предприятию принадлежат широко известные бренды «Детский крем», средства ухода «Мое солнышко», серия EVO, зубные пасты и ополаскиватели «Фтородент», серии специальной косметики «Диадерм», «Атопик», а также ряд других популярных марок. «АвантаТрейдинг» осуществляет оптовую продажу продукции «Аванта» широкому спектру покупателей, в том числе крупнейшим торговым сетям, а также занимается трейд-маркетинговой и рекламной поддержкой продаж.

Ситуация

«Раньше коммуникации при работе с документацией в компании осуществлялась при помощи электронной почты, а реестр заключенных договоров велся в файле Excel. Однако такой формат был неудобным и трудоемким. Одна из сложностей заключалась в большом количестве договоров, дополнительных соглашений и приложений, которые нужно отправлять по электронной почте при согласовании, а потом и при работе нескольким получателям, причем неоднократно. При этом почтовая программа не удобна при одновременном согласовании договора несколькими сотрудниками и хранении документов. Например, при оформлении заявки на оплату сотрудник должен предоставить подписанные ДС и согласованные отчеты, что требовало большой работы по сканированию и подтверждению согласования условий договора в оперативном режиме. Поэтому мы задумались о внедрении системы, упрощающей работу как с электронными, так и с бумажными документами. При выборе конкретного решения нам был особенно важен интуитивно понятный интерфейс и отсутствие лишней информации в рабочей области программы, чтобы широкий круг пользователей мог максимально быстро ее освоить. Также имела значение доступность решения на маломощных компьютерах», — рассказывает финансовый директор компании «АвантаТрейдинг» ** Григорий Швецов.**

Решение

Для внедрения в «АвантаТрейдинг» была выбрана СЭД ТЕЗИС. Проектная команда компании «Хоулмонт» провела обследование процессов заказчика и адаптировала систему в соответствии с потребностями и пожеланиями. При реализации проекта были автоматизированы процессы документооборота, связанные с договорами, финансовыми, кадровыми и трейд-маркетинговыми документами. Эффективность измененных бизнес-процессов была обеспечена за счет интеграции СЭД ТЕЗИС с учетными системами (1С Бухгалтерия, модулем на ее базе Бит.Финанс, 1С:Зарплата и управление персоналом) и системой юридически значимого документооборота. Далее — подробности об особенностях внедрения.

Работа с договорами

С целью быстрого поиска нужного договора в «АвантаТрейдинг» разработана классификация договоров, поэтому в СЭД ТЕЗИС потребовалось настроить ряд их новых видов: договор поставки, договор отдела маркетинга, ДС на акции и другие. В карточки договоров добавлены специальные аналитические поля для быстрого получения существенных сведений о нем. Для всех видов договоров заданы процессы их обработки — последовательность и длительность этапов согласования, утверждения и ознакомления, состав участников каждого из них, параметры рассылки уведомлений. Разработаны шаблоны печатных форм.

Процессы работы с финансовой документацией

В СЭД ТЕЗИС автоматизирована обработка авансовых отчетов, заявок на оплату и актов на премию. Система позволяет согласовывать эти документы, а также контролировать пересылку бумажных оригиналов и отправку контрагентам для подписания. При согласовании заявок на оплату в ТЕЗИС предусмотрена возможность проверки остатков бюджета по конкретному сотруднику, эти данные автоматически запрашиваются из системы бюджетирования Бит.Финанс. Интеграция с учетными системами также позволила минимизировать количество действий, которое сотрудникам офиса приходилось выполнять вручную. Так, на основе подготовленного в СЭД ТЕЗИС авансового отчета соответствующий документ автоматически создается в 1С Бухгалтерия, а утвержденная заявка на оплату выгружается в модуль Бит.Финанс. Кроме того, система позволяет блокировать проведение оплаты контрагентам, при этом менеджерам, которые отвечают за взаимодействие с ними, отправляется информация о причинах блокировки. Причины блокировки загружает сотрудник бухгалтерии одним файлом по всем контрагентам.

Процессы работы с кадровой документацией

В СЭД ТЕЗИС переведен полный цикл работы с документацией по командировкам. Сначала в СЭД согласуется задание для командировки, затем на его основе в 1С:Зарплата и управление персоналом автоматически создается соответствующий приказ. Также в системе автоматизировано согласование графиков отпусков, заявлений на отпуск или его перенос с возможностью печати готового документа из системы.

Документация по трейд-маркетинговой активности

В СЭД ТЕЗИС автоматизированы учет и согласование планов и отчетов по трейд-маркетинговой активности. В дальнейшем эти документы служат для подготовки заявок на оплату, что обеспечивает прозрачность работы и удобство согласования последующих документов.

Интеграция с системой обмена юридически значимыми документами

В рамках проекта реализовано взаимодействие СЭД с системой обмена юридически значимыми документами Диадок. Заказчика особенно интересовал обмен формализованными документами, который реализован в ТЕЗИС начиная с версии 4.4. Формализованные документы, соответствующие утвержденному налоговой инспекцией РФ формату, можно загрузить в СЭД или автоматически сформировать на основе документа из 1С. После согласования, утверждения и заверения электронной подписью их можно прямо из СЭД отправить на подписание контрагенту в Диадок.

Результат

СЭД ТЕЗИС используют 200 сотрудников «АвантаТрейдинг». Менее чем за год было заведено 6800 карточек договоров и приложений к ним (включая перенесенные реестры за период до внедрения системы). Также накопилось около 4000 заявок на оплату, сгенерированных в СЭД ТЕЗИС и импортированных в учетную систему.

Автоматизация согласования договоров, финансовых, кадровых и трейд-маркетинговых процессов обеспечили контроль бумажного документооборота. За счет создания в СЭД цепочек взаимосвязанных документов их состояние и результат обработки стали максимально прозрачны как для рядового сотрудника, так и для руководителя.

Интеграция СЭД с учетными системами и системой юридически значимого электронного документооборота позволила создать единое, бесшовное для пользователя рабочее пространство, где можно из одной системы инициировать автоматическое выполнение действия в другой, а не переключаться и делать все вручную.