Цифровизация работы с резолюциями, запросами Министерства спорта, закупками и служебными записками в Федеральном центре подготовки спортивного резерва
Об автоматизированных в ФГБУ «Федеральный центр подготовки спортивного резерва» процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
ФГБУ «Федеральный центр подготовки спортивного резерва» (ФЦПСР) организует подготовку юношеских и юниорских сборных, координирует разработку методических материалов и деятельность центров спортивной подготовки и училищ олимпийского резерва, проводит спортивные мероприятия (Спартакиады учащихся и молодежи России, Всероссийские универсиады, различные учебно-тренировочные мероприятия).
Ситуация
До СЭД ТЕЗИС документооборот в ФЦПСР не был автоматизирован, документы передавали в бумажном варианте или пересылали по электронной почте. Основными недостатками такого формата работы было то, что документы могли теряться, про них могли забыть, сложно было контролировать сроки рассмотрения или исполнения. В первую очередь требовалось автоматизировать работу канцелярии, учет входящих и исходящих документов, а также наложение резолюций. Для автоматизации документооборота была выбрана СЭД ТЕЗИС.
канцелярии
При выборе системы заказчику было важно, чтобы система имела возможность доработки собственными силами, так как до этого проекта все цифровые инициативы воплощал в жизнь ИТ-отдел «Альфа-Лизинг». Также учитывались совместимость с СПО, наличие полнофункционального веб-интерфейса и стоимость продукта. Оптимальным вариантом исходя из всех критериев стала СЭД ТЕЗИС.
«Система соответствует всем требованиям и имеет все необходимые ФЦПСР функции для работы с документами, задачами и контролем исполнительской дисциплины. У СЭД ТЕЗИС дружелюбный интерфейс, что облегчает работу пользователей. Возможности настройки автоматизированных отчетов по различным процессам облегчает работу делопроизводителей при подготовке месячной, квартальной и годовой отчетности. Также СЭД ТЕЗИС привлекла нас тем, что при необходимости можно выполнять доработки и расширять возможности системы» —
рассказывает о причинах выбора заместитель директора по цифровым технологиям
ФГБУ ФЦПСР Дмитрий Репин.
Старт проекта
Решение
Проект стартовал в конце января 2021 года, а в середине апреля система уже была запущена в эксплуатацию после разработки первого блока функциональности. После этого проект продолжил развиваться, добавляются все новые и новые бизнес-процессы, расширение функциональности продолжается и сейчас. В СЭД ТЕЗИС автоматизированы обработка входящих и исходящих документов, резолюций, приказов, запросов Минспорта, служебных записок, протоколов совещаний, документов на закупку, договоров. Для всех документов настроены маршруты движения и участники процессов. Расширены полномочия делопроизводителей, которые в ФЦПСР могут изменять детали находящихся на согласовании карточек и видеть в отдельной папке находящиеся на контроле документы. Для всех сотрудников ФЦПСР настроена парольная политика, роли и правила доступа к документам. В СЭД ТЕЗИС есть возможность использования электронной подписи.
Особенности проекта:
По запросу ФЦПСР реализована функциональность для работы с резолюциями
Команда Teamscore добавила в карточку документа новую вкладку для резолюции руководителя. После регистрации входящего документа сотрудник канцелярии формирует проект резолюции и направляет его на согласование руководителю. На основе резолюции руководителя автоматически формируется задача для исполнителя.
Новая роль корректора
Перед тем, как приказы и исходящие документы попадают на согласование и подписание руководителю, в ФЦПСР их проверяет корректор. Он смотрит на орфографию, пунктуацию, синтаксис, оформление. В СЭД ТЕЗИС для корректора заведена соответствующая роль, а в бизнес-процессы подготовки приказов и исходящих документов добавлен этап проверки.
Руководитель и его заместители работают в мобильном приложении
Глава организации и его заместители активно используют мобильное приложение для работы с документами. В частности, оно позволяет посмотреть поступившие на резолюцию документы и принять решение, находясь не в офисе, а на мероприятии или в командировке. Это заметно повышает оперативность и экономит время.
Автоматизация процессов по служебным запискам
Служебные записки в ФЦПСР используются для запросов в различные подразделения, например, на выдачу канцтоваров, замену картриджа, оформление командировки или выдачу справки из бухгалтерии.
Служебные записки сначала согласуются у руководителя, затем у курирующего заместителя, а затем попадают непосредственно к адресату, который и выполняет запрос. В некоторых случаях к служебной записке необходимо приложить скан заявления, например, если речь идет о выдаче справки или оформлении командировки. Сотрудники ФЦПСР могут найти в СЭД ТЕЗИС готовые шаблоны, куда нужно просто вписать свои данные, распечатать и подписать.
Работа с запросами Минспорта
В СЭД ТЕЗИС для запросов Минспорта создана новая карточка, к ней добавлено поле, указывающее на срочность. Также в карточке реализована возможность указать, от какого департамента или руководителя он поступил, это значение выбирается из добавленного в СЭД ТЕЗИС справочника.
Сопровождение закупок
Поскольку ФЦПСР — государственное учреждение, все закупки проводятся через единую информационную систему в сфере закупок. Сроки этапов закупки жестко регламентированы, поэтому важно, чтобы работа с документами происходила без задержек. Заявки и предложения участников собираются в ЕИС, а затем в СЭД ТЕЗИС создается карточка для согласования закупки у выбранного победителя и по предложенной им цене, к которой прикладывается весь пакет сопроводительной документации. В СЭД ТЕЗИС настроен вид карточки закупки и возможность создания пакетов документов в связке с маршрутом их согласования. Цифровизация процесса согласования, возможность увидеть, до какого времени нужно согласовать закупку и у кого в данный момент находится карточку помогают сотрудникам контрактной службы укладываться в сроки.
Архивное хранение документов
В ФЦПСР ведется бумажный архив документов, а в СЭД ТЕЗИС настроены опись временного хранения и акт уничтожения документов, которые позволяют отслеживать их состояние.
Результаты
19 000
использования
1 000
В среднем за месяц появляется около 1000 документов, за все время использования накопилось 19 000.
В результате внедрения цифровизированы все особенности работы ФЦПСР, причем система подстроилась под задачи заказчика. Сотрудникам организации стало проще соблюдать сроки подготовки и исполнения документов, сами документы перестали теряться. Повысилась прозрачность при взаимодействии между подразделениями, каждый участник процесса видит, у кого его документ или задача, какие комментарии оставляли пользователи и т.д. С мобильным приложением руководители могут работать откуда угодно, согласование документов и принятие решений не затягивается.
Команда Teamscore отмечает, что один из главных результатов — это многолетняя плодотворная работа с заказчиком.
ФЦПСР планирует развивать СЭД ТЕЗИС. Систему планируется обновить до версии 5.2, поскольку в ней содержатся многие интересующие заказчика функции. Также ожидаются и другие доработки бизнес-процессов.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
