Заказчик

Нефтяная компания «Альянс».

Ситуация

Нефтяная компания «Альянс», которая уже не первый год использует систему ТЕЗИС для контроля исполнительской дисциплины, работы с документами и договорами, а также автоматизации канцелярии во всех филиалах, решила не останавливаться на достигнутом и попробовать использовать понравившиеся простые и удобные информационные средства коммуникации для автоматизации казначейской деятельности. Целью проекта «Автоматизация контроля казначейской деятельности» (далее – «АСКК») стала унификация работы финансовых служб всех предприятий НК «Альянс» и интеграция всех финансовых взаимодействий между управляющей компанией и дочерними обществами в единое информационное пространство.

По множеству причин любая крупная компания испытывает потребность в автоматизации своих внутренних бизнес процессов. В свою очередь на рынке обычно присутствуют готовые коробочные решения, направленные на автоматизацию отдельно взятого процесса. В этом плане для автоматизации финансовой службы можно найти продукты различных вендоров, преимущественно на платформе 1С.

Приобретая коробочное решение, компания получает новый элемент информационного пространства, который надо адаптировать для учета специфики компании, чтобы финансисты начали в нем полноценно работать. В свою очередь для ИТ службы компании добавляются проблемы, связанные с интеграцией, что отражается на сроках внедрения продукта и бюджете на доработку и поддержку – те самые косвенные расходы, которые не всегда учитываются, если не провести подобную оценку заранее.

Встречаются также крупные системы, которые уже включают полноценный набор модулей, например, решения от компании SAP. Однако, слишком большая стоимость внедрения и поддержки таких решений, которые обычно также требуют доработок, а иногда и полного перестроения бизнес-процессов, подталкивают компании к более дешевым и простым продуктам.

НК «Альянс», осознавая сложности в поддержании сразу нескольких информационных систем и трудности, связанные с их интеграцией, решила выбрать другой путь.

Непосредственно в управляющей компании уже была внедрена система UPE, которая по сути была полностью обособлена – не взаимодействовала с бухгалтерской системой и системой ТЕЗИС. Кураторам приходилось работать одновременно в двух системах, а финансистам – в трех, при этом финансовые заявки на оплату никак не были связаны с договорами, а бухгалтерам приходилось вручную дублировать информацию по факту оплаты. Про возможность организации взаимодействия между предприятиями для принятия финансовых решений речи вообще не шло.

«В целом работа в системе UPE напоминала работу в MS Excel: хранение и согласование данных по платежам и остаткам денежных средств, но информация была ограничена и полностью отсутствовали инструменты анализа, что абсолютно не соответствовало требованиям казначейского учета», - Инна Емельянова, начальник отдела казначейства ООО "НК Альянс" УК".

Выбор системы ТЕЗИС в первую очередь был обоснован платформой Jmix (ex-CUBA Platform), на которой базируется ЕСМ-система ТЕЗИС и реализовано множество других решений, в том числе для зарубежных компаний. Это дало заказчику понимание, какой результат он получит.

Сама идея заключалась в переносе функций, которые ранее выполнялись в UPE, в систему ТЕЗИС, настройка взаимодействия финансовых функций с другими модулями внутри системы, а также использовании уже проверенных механизмов интеграции с бухгалтерской системой 1С и реализации взаимодействия между управляющей компанией и дочерним обществом при согласовании финансовой информации.

Тем самым, помимо мощного инструмента финансового контроля, компания могла решить ряд сопутствующих проблем: сокращение количества информационных систем, а соответственно – и затрат на поддержку, и получение единого, готового к тиражированию, решения для всех предприятий.

Решение

Первые успехи и решение возникающих проблем

Охват функциональности всего проекта достаточно большой, поэтому перейти сразу на новую систему достаточно сложно. В качестве первого блока для запуска в штатную эксплуатацию было решено использовать подсистему сбора данных по остаткам на банковских счетах холдинга.

Распределенный сбор и консолидация финансовой информации является крайне важным инструментом в работе казначейства. Именно эта информация предоставляется первым лицам компании. Уверенность пользователя в получаемой им информации должна быть максимальной, именно данная уверенность определяет доверие пользователя к системе, а, следовательно, и сказывается на человеческом факторе.

«Разрабатывая новую функциональность, даже имея изначально на руках точное и подробное ТЗ, никогда нельзя быть до конца уверенным, что полученный результат действительно правильный», - Андрей Леднев, руководитель проекта «АСКК» в компании Haulmont.

Организация полномасштабного тестирования, в ходе которого были полностью перегружены данные из UPE в систему ТЕЗИС и протестированы все отчетные формы, позволила получить доверие казначейства к новой системе и этот успех придал уверенность как исполнителю, так и заказчику в том, что данный проект будет доведен до конца, несмотря на все сложности.

Наиболее частой проблемой стало именно восприятие пользователями функций, реализованных в системе ТЕЗИС. Несмотря на согласованное заранее техническое задание постоянно возникали вопросы по реализации определенных особенностей, которые присутствовали в старой системе, но не были учтены в перечне согласованных работ, либо их реализация отличалась от привычной, что также вызывало некоторые трудности в переходе на систему ТЕЗИС. Однако все изначальные недочеты были в итоге реализованы и удалось достичь общего взаимопонимания. Фраза «в разных системах все по-разному» означает не только необходимость переучиваться и работать по-новому, но и возможность тратить меньше усилий при повышении требований к используемому учету, а соответственно и рабочему процессу.

Одной из основных проблем, которая возникает в ходе реализации сложных проектов, является построение коммуникаций между заказчиком и поставщиком решения.

Стоит отметить, что за весь период проекта Заказчик встречался только с руководителем проекта для решения общих организационных вопросов, а взаимодействие между непосредственным исполнителем и функциональным заказчиком осуществлялось полностью удаленно, что в значительной мере позволило сократить проектные расходы.

Внедрение и тиражирование

Полностью удаленное взаимодействие с функциональным заказчиком, расположенным в Москве, стало отчасти возможным благодаря близкому расположению дочернего предприятия – ЗАО «Санеко», расположенному в Самаре, героически принявшему на себя удар первого внедрения.

«Это был достаточно тяжелый период. Помимо постоянно возникавших нюансов, которые нам приходилось парировать «на лету» постоянными обновлениями, мы стали частью финансовой службы. Без нашей поддержки они могли не выдержать с одной стороны натиска пользователей, у которых было множество вопросов даже несмотря на проведенные обучения, а с другой стороны требований управляющей компании предоставлять данные в срок», – Андрей Леднев, руководитель проекта «АСКК». В итоге через два месяца система начала функционировать в штатном режиме. Далее был использован механизм быстрого внедрения, апробированный компанией Haulmont еще при внедрении основной системы ТЕЗИС в компании, тогда функциональность переходила в штатную эксплуатацию в течении 1-2 недель. В течение следующих двух месяцев модуль был внедрен на четырех предприятиях добывающего сегмента, еще за месяц охвачены 5 предприятий, работающих на сервере управляющей компании.

Практически на каждом предприятии возникали свои особенности, которые даже не рассматривались на предыдущих внедрениях, что вызывало определенные беспокойства перед внедрением на шести предприятиях сбытового сегмента. Сбытовой сегмент характеризуется большим потоком платежей, и соответственно система должна помочь финансисту обеспечить нужный уровень контроля над платежами. Реализованные доработки перед внедрением системы позволили учесть данные особенности.

Правильность выбранного подхода по реализации модуля «АСКК» на базе системы ТЕЗИС оправдался в частности благодаря возможности экономии на внедрениях. Все внедрения, за исключением пилотного, проводились удаленно, а внедрение в управляющей компании и сбытовом сегменте было проведено полностью силами ИТ-службы и казначейства.

Результат

«На текущий момент, несмотря на множество трудностей, модуль «АСКК» в целом решает те задачи, которые перед ним были поставлены. Нельзя сказать, что работать стало проще по сравнению с предыдущей системой, однако новая система позволила повысить уровень консолидации информации и увеличить оперативность получения данных, что в целом позволило повысить уровень контроля дочерних предприятий и при этом сделать информацию более доступной для всех участников казначейских процессов, начиная с рядового пользователя» - Инна Емельянова, начальник отдела казначейства ООО "НК Альянс" УК".

Фактически в результате реализации модуля «АСКК» и ряда сопутствующих доработок система электронного документооборота ТЕЗИС стала для НК «Альянс» полноценной ERP-системой.

К весне 2014-го года осталось лишь внедрить систему в ОАО «Хабаровский НПЗ», где планировалась масштабная интеграция с действующей системой оперативного управления финансами, замена которой невозможна в силу использования специфики учета, которая не требуется на других предприятиях группы.