Единая СЭД для более чем 100 органов власти Челябинской области
Об автоматизированных в Правительстве Челябинской области, процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
Проект внедрения СЭД ТЕЗИС в Правительстве Челябинской области охватывает свыше 100 организаций, среди которых Аппарат Правительства и Губернатора региона, органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и другие структуры. Проект курирует министерство информационных технологий, связи и цифрового развития региона. Общее количество зарегистрированных в СЭД ТЕЗИС пользователей достигает 6000.
6 000
зарегистрированных пользователей
100 +
организацийСитуация
Раньше в Правительстве Челябинской области использовали систему Lotus Domino. Предпосылок для внедрения новой СЭД было несколько:
- У используемой версии Lotus Domino отмечались проблемы с масштабированием и производительностью.
- В Lotus Domino не было возможности реализовать сквозные процессы и общую базу данных для нескольких организаций. Также отсутствовала опция использования электронной подписи.
- Вносить доработки на текущей версии было нецелесообразно, а обновление Lotus Domino по стоимости и трудозатратам было сопоставимо с внедрением новой СЭД.
Из этих предпосылок вытекали задачи проекта: подключить все организации к системе электронного документооборота с единой базой данных, внедрить ЮЗЭДО и обеспечить стабильную производительность.
При выборе СЭД Правительство Челябинской области следовало политике импортозамещения и рассматривало российские продукты.
Решение
Для внедрения была выбрана система электронного документооборота ТЕЗИС. Одним из ключевых аргументов в ее пользу стал открытый исходный код платформы, которая лежит в основе СЭД. Проект реализован силами компании-интегратора.
Этап 1
В 2019 году запущена пилотная версия СЭД с ограниченной функциональностью: автоматизирована работа с документами, которые поступают на рассмотрение Губернатору и его заместителям. Уже на этом этапе у пользователей появилась возможность работать в мобильном приложении. СЭД ТЕЗИС использовалась параллельно с прошлой системой. Поступившие в Правительство Челябинской области документы вносились в Lotus Domino, сотрудники канцелярии их регистрировали, а затем загружали в СЭД ТЕЗИС. Губернатор и его заместители выносили резолюции, которые выгружались обратно в Lotus Domino. Для переноса документов между системами в Правительстве Челябинской области сформирована команда и разработана программа для автоматизации ее работы.
Этап 2
В 2020 году происходила кастомизация процессов и интерфейса, повышение производительности и улучшение совместимости СЭД ТЕЗИС с используемыми в Правительстве Челябинской области операционными системами на базе Linux.
В сентябре 2020 года в СЭД ТЕЗИС начали работать другие пользователи, помимо Губернатора и его заместителей. Среди них, в частности, Минцифры региона и подведомственные ему учреждения. К январю 2021 года круг пользователей расширился до 28 органов исполнительной власти и порядка 70 подведомственных им организаций и органов местного самоуправления. С 1 сентября 2021 года все ключевые учреждения перешли на СЭД ТЕЗИС. Lotus Domino теперь выполняет только архивную функцию, новые документы в ней не регистрируются.
При внедрении СЭД ТЕЗИС в Правительстве Челябинской области задействован модуль «Холдинг». С ним все организации могут работать в единой системе с общей базой данных и сквозными процессами, и при этом обеспечивается их относительная автономность.
Процессы обработки входящих и исходящих документов используются без значительных изменений в том виде, в каком они доступны сразу после установки системы. Остальные процессы кастомизированы с учетом особенностей работы и пожеланий Правительства Челябинской области. Среди них:
- Канцелярия, включая сквозную регистрацию документов. Благодаря СЭД ТЕЗИС появилась возможность быстро и удобно отправить подписанный электронной подписью документ из одной организации в другую.
- Основной процесс документооборота в Правительстве Челябинской области — работа с резолюциями. Она включает обработку документа, создание резолюций по нему, их делегирование, контроль исполнения и отчетность. Для контрольных документов, которые должны быть отработаны строго в определенные сроки, настроен отдельный процесс.
- Межведомственный электронный документооборот.
Результаты
6 000
1 200
подключений
В СЭД ТЕЗИС работает свыше 6000 пользователей. На пике нагрузка доходит до 1200 одновременных подключений, тогда как в Lotus Domino при сопоставимом количестве пользователей одновременно работало максимум 130. То есть вовлеченность сотрудников в ЭДО повысилась более чем в пять раз. Это стало возможным за счет повышения производительности и отказа от бумажного документооборота. Раньше документы для рассмотрения распечатывали, а сейчас примерно половина учреждений работает в цифровом формате. Аппарат Правительства и Губернатора региона и органы исполнительной власти между собой взаимодействуют практически полностью в безбумажном режиме. С появлением СЭД ТЕЗИС удалось практически исключить потерю документов, теперь они гарантированно доходят до исполнителей. За год использования через систему прошло примерно 400 тысяч документов, по ним вынесено более 1 млн. резолюций.
Для делопроизводителей самая полезная возможность СЭД ТЕЗИС — это сквозная регистрация документов в электронной форме. Раньше до двух дней тратилось на перемещение оригиналов документов из одного органа исполнительной власти в другой, а если получателем был орган местного самоуправления, то процесс мог занять две недели. Сейчас документы доходят до организации-исполнителя и регистрируются в среднем за пару часов.
Для руководителей упростился контроль исполнения документов, появилась возможность увидеть всю цепочку участников процесса. Раньше нельзя было понять, кто является конечным исполнителем, и на какой стадии работа, если речь шла о взаимодействии нескольких организаций. Сейчас у руководителя есть доступ к этой информации, и если процесс затягивается, то видно, на каком этапе это произошло, и можно принять меры.
В мобильном приложении работает несколько десятков пользователей, преимущественно руководители. Они получают на согласование резолюции от помощников и одобряют их или отправляют на доработку. Еще один сценарий работы в мобильном приложении — утверждение исходящих документов и подписание электронной подписью.
Заметный вклад в успех проекта внесла сильная команда внедрения со стороны заказчика. В частности, она участвовала в аналитике и организовала оперативную горячую линию для поддержки пользователей.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
