Контракт-менеджмент,
электронный архив
и автоматизация
в «БАТ Россия»
Об автоматизированных в «БАТ Россия» процессах
и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
British American Tobacco (BAT) — транснациональная компания, которая производит и продает сигареты и другие табачные изделия. Штаб-квартира BAT находится в Лондоне. Компания работает в 180 странах и занимает ведущие позиции на мировом табачном рынке. В 1991 году она открыла представительство в России.
«БАТ Россия» — мультикатегорийная компания, предоставляющая табачные изделия и никотиновые продукты миллионам потребителей по всей стране. В ее структуру входит фабрика в Санкт-Петербурге АО «БАТ-СПб» и АО «Международные услуги по маркетингу табака», которое занимается маркетингом и продажами. Портфель представленных в России марок компании включает Dunhill, Kent, Vogue, Rothmans, Pall Mall, Lucky Strike и Ява.
Компания работает
в180странах
и занимает ведущие позиции на мировом табачном рынке
Ситуация
«БАТ Россия» стремится оптимизировать работу полевой структуры, в задачи которой входит обмен документами с торговыми точками по всей стране. Ее сотрудникам приходилось ездить к каждому из 14 000 контрагентов, и компания планировала уменьшить количество поездок, обеспечив возможность обмениваться документами в электронной форме.
Для начала в «БАТ Россия» внедрили систему юридически значимого электронного документооборота Диадок. Это позволило организовать комфортную работу с простыми бухгалтерскими документами, например, УПД. Следующим шагом стала автоматизация работы с более сложными документами, например, договорами, а также переход на обмен электронными документами со всеми контрагентами, а не только с полевой розницей.
количества
поездок
14 000
Основным движущим фактором проекта стала оптимизация процессов. Система документооборота Lotus Notes, которая использовалась в «БАТ Россия» раньше, не позволяла внедрить нужные функции и обеспечить работу всех отделов в одной системе. Поэтому было решено перейти на новое, кросс-функциональное решение.
В первую очередь, был важен высокий уровень автоматизации, чтобы пользователям приходилось как можно меньше действий выполнять вручную. Кроме того, компания искала полнофункциональное веб-приложение с конкурентными лицензиями.
Также определяющую роль играли референс-визиты и изучение опыта организаций, использующих различные продукты.
Решение
В «БАТ Россия» выбрали СЭД ТЕЗИС, которая стала оптимальным вариантом по всем критериям. Проект стартовал в октябре 2019 года, а непосредственно разработка — в феврале 2020. Функциональность системы запускалась поэтапно. Внедрение началось с автоматизации договорных процессов, но со временем у компании появлялись новые и новые идеи по развитию. В августе перешел в промышленную эксплуатацию модуль «Контракт-менеджмент», в сентябре — «Архив», в октябре — модуль «Согласование капитальных затрат».
договорных процессов
менеджмент»
капитальных затрат»
Из-за пандемии запуск провели удаленно. Сперва специалисты команды СЭД ТЕЗИС проводили демонстрацию каждого модуля, затем — обучение для ключевых пользователей. После этого в «БАТ Россия» тестировали работу системы по составленным заранее сценариям. С началом опытной эксплуатации проводилось также обучение для всех пользователей.
01 Контракт-менеджмент, доверенности,
тендерные решения
В СЭД ТЕЗИС объединились процесс работы с договорами, учет и оформление доверенностей, контроль бюджетных и тендерных лимитов при согласовании договоров.
Для автоматизации контракт-менеджмента в системе настроен уникальный процесс согласования договоров. Подписанта можно выбрать только среди сотрудников, которые обладают необходимыми полномочиями и имеют действующую доверенность. В ходе процесса автоматически выполняются проверки рисков по контрагенту, бюджетных лимитов и тендерных решений. При согласовании стандартных договоров используется шаблон, в котором для редактирования доступны только отдельные поля, например, с данными контрагента. После согласования договор можно подписать электронной подписью и сразу отправить контрагенту через Диадок.
доверенностей
и тендерных лимитов
с договорами
Учет доверенностей теперь ведется в СЭД ТЕЗИС. По каждой из них в системе зафиксированы данные доверителя и доверенного лица, полномочия, сумма финансового лимита, срок действия и т.д. За определенное время до окончания срока действия об этом отправляется автоматическое уведомление. Кроме того, в СЭД ТЕЗИС реализован процесс оформления и подписания доверенностей.
В справочники контрагентов в СЭД ТЕЗИС добавлена информация об их надежности согласно результатам проверок в Контур-Фокус и одобренной сумме контрактов. Сам процесс проверки также реализован в системе, для этого проведена интеграция с Контур-Фокус.
Обязательным этапом до проведения тендера стало согласование тендерной заявки в СЭД ТЕЗИС.
02 Пакеты с бухгалтерскими документами
и проводки в учетной системе
Для каждой хозяйственной операции, например, закупки, в СЭД ТЕЗИС формируется пакет документов. В его состав входят как документы, необходимые по требованиям законодательства (например, вместе со счетом-фактурой должна идти товарная накладная), так и документы, необходимые по внутренним регламентам «БАТ Россия» (например, если речь идет о технической поддержке, то к акту должны быть приложены перечень выполненных работ и отчет об удовлетворенности пользователей и критериях оценки).
Пакеты передаются в систему бухгалтерского учета SAP для проводки, а перед этим проходят необходимую проверку в СЭД ТЕЗИС. Маршрут зависит от направления, к которому относится операция, вида документа (электронный или бумажный) и других факторов. Так, например, для электронных документов добавляется подписание ЭП. Чтобы появилась возможность отправлять и принимать пакеты документов, была доработана интеграция с Диадок.
03 Архивы документов
СЭД ТЕЗИС помогла «БАТ Россия» упорядочить хранение документов и упростить их поиск за счет создания единого архива для электронных и бумажных документов. На каждый бумажный документ наклеивается сгенерированный в системе штрихкод. Он используется для автоматического создания документа и возможности поиска, для которого реализована специальная компонента.
В электронный архив передаются документы из Диадок и сканы бумажных документов. Благодаря добавленной в систему функции массовой выгрузки у «БАТ Россия» появилась возможность фильтровать не только карточки, но и вложения. Например, можно поставить одну галочку и выгрузить бухгалтерский документ для налоговой проверки вместе со связанными договором и доп. соглашением.
и бумажных документов
Система также интегрирована с глобальным хранилищем «БАТ Россия» Open Text (к нему, в частности, обращается SAP). Благодаря интеграции со сканерами IXOS в СЭД ТЕЗИС автоматически создаются карточки для документов, размещенных в стороннем хранилище. Для пользователей системы все документы выглядят одинаково, с ними можно выполнять одни и те же действия. Таким образом, у сотрудников «БАТ Россия» есть доступ ко всем документам, нет необходимости вносить их вручную в каждое хранилище, не происходит двойного хранения и дублирования.
В бумажный архив пересылаются документы из подразделений «БАТ Россия» по всей стране. К ним прикладывается реестр, который сканируется при отправке и получении. Таким образом при помощи системы можно отслеживать статус и местоположение бумажного оригинала вплоть до короба и папки в архиве.
04 Модуль «Согласование капитальных затрат»
для учета капитальных затрат
Специально для «БАТ Россия» в СЭД ТЕЗИС настроен модуль «Согласование капитальных затрат». В данном случае это затраты на приобретение производственного оборудования. Когда в «БАТ Россия» принято решение о закупке оборудования, в СЭД ТЕЗИС создается и согласуется специальная карточка, также впоследствии происходит разнесение затрат по соответствующим заявкам/проектам. Состав согласующих определяется автоматически, в зависимости от суммы затрат и других условий. Гибкую матрицу определения участников настраивает администратор, участия разработчика не требуется.
Результаты
2 500+
работает в СЭД ТЕЗИС
25 000+
через систему в месяц
«В компании наметился тренд на увеличение доли электронных документов. Сейчас соотношение электронных документов к бумажным примерно 50 на 50, но в будущем оно увеличится в пользу электронных. Согласование и подписание теперь происходит полностью в электронном виде. Вдобавок к этому в «БАТ Россия» повысился уровень автоматизации. Например, раньше договор согласовывали в Lotus Notes, а потом переходили в Диадок, чтобы вручную загрузить его для отправки контрагенту. Сейчас пользователи могут не переключаться между системами. Кроме того, сотрудникам больше не нужно самостоятельно проверять, не превышен ли бюджетный лимит или не закончилось ли действие доверенности. Теперь система может делать это автоматически.
«БАТ Россия» планирует развивать процессы, реализованные в СЭД ТЕЗИС, а также расширять область ее применения. К примеру, будет задействован встроенный в систему блок канцелярии, а также автоматизировано создание графика отпусков и внесение в него изменений. Фокус на ближайшее время — кадровый электронный документооборот. Для более комфортного согласования и подписания контрактов с полевой розницей в компании планируется использовать мобильное приложение для более чем 200 сотрудников. Первичные документы тоже будут в мобильном приложении»
Ксения Овсянникова,
руководитель проекта по внедрению СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия»
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
