Заказчик

АО «Центрально-Азиатская Электроэнергетическая Корпорация» (ЦАЭК) — крупнейший в Казахстане частный вертикально интегрированный холдинг в секторе электро- и теплоэнергетики. Общая протяженность принадлежащих компании линий электропередачи составляет более 50 тыс. км, тепловых сетей — 995,7 км. Холдинг обслуживает свыше 2 млн человек (с учетом семейственности).

В структуру ЦАЭК входят дочерние предприятия, расположенные в различные регионах Казахстана. В Павлодарской и Северо-Казахстанской областях вертикально интегрированные энергетические компании АО «ПАВЛОДАРЭНЕРГО» и АО «СЕВКАЗЭНЕРГО» включают в себя все этапы энергоснабжения — генерацию, транспортировку, сбыт. В г.Нур-Султане ЦАЭК контролирует сбытовую структуру ТОО «Астанаэнергосбыт», в Акмолинской области — АО «Акмолинская распределительная электросетевая компания» (АРЭК). Общая численность персонала холдинга составляет более 10 тысяч человек.

Ситуация

Ключевым требованием ЦАЭК к системе электронного документооборота, помимо осуществления стандартных функций СЭД, была реализация в системе бизнес-процесса технологического присоединения новых пользователей. За счет этого планировалось ускорить оформление заявки на подключение к тепловым и электрическим сетям и подготовку соответствующих документов, а также повысить прозрачность и управляемость каждого этапа.

Традиционно с подобными задачами ЦАЭК обращается к услугам интегратора ТОО EnSoft, которое специализируется на разработке и внедрении ПО в организациях сферы ТЭК и ЖКХ Казахстана. В рамках предпроектных работ ТОО EnSoft был рассмотрен ряд платформ для реализации этого проекта, по результатам анализа по совокупности критериев было рекомендовано использование решения СЭД ТЕЗИС.

Обоснование выбора

При выборе вендора ключевыми характеристиками являлись масштабируемость, широкая функциональность и гибкость решения. При успешном выполнении пилотного проекта систему планировалось использовать для автоматизации других процессов во всех структурах ЦАЭК. Такой вариант позволяет распорядиться ресурсами максимально эффективно.

В рамках проекта важным условием значилась возможность дистанционной работы, в том числе, с мобильного устройства. Помимо этого, учитывалась стоимость владения системой — то есть совокупная стоимость приобретения, внедрения, поддержки, обновлений и модификаций

Внедрение проекта в короткие сроки также являлось обязательным условием со стороны холдинга. Окончательный выбор в пользу СЭД ТЕЗИС был сделан после предпроектного обследования и расчета стоимости автоматизации.

Решение

Автоматизация управления процессом технологического присоединения

Пилотный проект автоматизации управления процессом технологического присоединения выполнен на базе компании АРЭК. Разработку вели специалисты ТОО EnSoft, а команда СЭД ТЕЗИС постоянно находилась на связи и выступала в качестве консультантов. При автоматизации процесса в системе реализованы новые карточки документов с «жестким» маршрутом согласования и утверждения, разработаны новые роли пользователей и доступы видимости документов. Решение поочередно прошло стадии опытно-промышленной и промышленной эксплуатации. Автоматизация данного процесса продолжилась в других структурах холдинга.

«СЭД ТЕЗИС оказывает эффективную поддержку оперативной деятельности предприятий, организует учет и контроль в процессе выдачи технических условий, согласовании проектно-сметной документации и подготовке документов для потребителя. В системе автоматизирован весь процесс оформления технических условий для подключения к электрическим сетям, начиная с оформления заявки и заканчивая получением документов. После обращения потребителя в любой центр по принятию заявок участники процесса сами перенаправляют документы в соответствующие структурные подразделения через СЭД. Промежуточный контроль позволяет в любой момент определить, на какой стадии, и у кого из участников процесса находятся документы. Потребители услуг холдинга уже оценили удобство нового решения», — рассказывает менеджер проекта департамента управления проектами ЦАЭК Ирина Сергеева.

Масштабирование, автоматизация канцелярии и делопроизводства

СЭД ТЕЗИС положительно зарекомендовала себя в работе, поэтому параллельно с масштабированием управления процессом технологического присоединения принято решено внедрить во всем холдинге основную функциональность системы: канцелярию и делопроизводство. При этом в СЭД ТЕЗИС автоматизированы специфические процессы ЦАЭК, проведена интеграция с рядом сторонних решений. Ниже приведен рассказ о ключевых модификациях.

1. Автоматизация процесса подключения к электросетям. В СЭД ТЕЗИС переведены все этапы: выдача, продление и аннулирование технических условий; согласование проектно-сметной документации; оформление и переоформление технических приложений к договору с энергоснабжающей организацией; присоединение потребителей и оформление акта приемки/проверки системы коммерческого учета (в том числе при смене владельца объекта).

2. Автоматизация процесса закупа товаров в рамках утвержденного плана закупок и бюджета на текущий финансовый год. В СЭД создается заявка на плановую или внеплановую закупку, которая проходит согласование и утверждение по настроенному маршруту. После этого на основе заявки автоматически создается задача, которая назначается ответственному исполнителю. В случае изменения требований/условий в созданной заявке имеется возможность скорректировать или отменить заявку.

3. Интеграция с АСУПФиА Ellipse. В заявке на закупку товаров отражаются данные о запланированном количестве товаров по соответствующей категории (данные рабочих заданий в АСУПФиА Ellipse).

4. Интеграция с 1С УПП КАДРЫ. Данные по подразделениям, должностям и сотрудникам холдинга в справочниках СЭД ТЕЗИС автоматически обновляются при кадровом перемещении или изменении личных данных.

5. Унификация шаблонов документов. Создан единый шаблон служебной записки с результатами согласования, утверждения, приказа и распоряжения.

Результат

За счет внедрения СЭД ТЕЗИС создано единое информационное пространство для 13 организаций, входящих в холдинг. Система успешно выдерживает высокую нагрузку: всего более 3000 активных пользователей и свыше 800 одновременных подключений. Через канцелярию ежедневно проходит около 1700 исходящих, входящих и внутренних документов.

«В СЭД ТЕЗИС обеспечено надежное хранение и быстрый поиск документов, снизился риск их утери. Заметно уменьшился объем бумажного документооборота. На 70% снизилось количество бумажных документов, поступающих на резолюцию руководителям. Также на 70% исключена необходимость сбора подписей. Полностью прекратилась регистрация в бумажных журналах. Еще один важный результат — нам удается значительно экономить время сотрудников. Регистрация, обработка и согласование документов теперь проходят на 20-50% быстрее, в зависимости от вида документа и этапов процесса», — говорит менеджер проекта департамента управления проектами ЦАЭК Ирина Сергеева.

Развитие СЭД ТЕЗИС в ЦАЭК продолжается. На стадии реализации, либо в планах следующие модификации:

• автоматическое создание заявок на добавление нового пользователя (при приеме на работу нового сотрудника), деактивацию (при увольнении) и корректировку прав доступа к системе;
• автоматизация сопровождения подключения к тепловым сетям (по аналогии с подключением к электросетям);
• автоматизация финансовых и кадровых процессов;
• автоматизация процессов работы с договорами, предполагающих интеграцию с иными информационными системами холдинга;
• интеграция справочников контрагентов, договоров, счетов с данными 1С УПП.