Заказчик

АКБ «Алмазэргиэнбанк» ОАО создан в 1993 году. Территориальная сеть Банка на сегодняшний день включает 13 дополнительных офисов в Республике Саха (Якутия), 5 операционных офисов в Якутске, два представительства в городах федерального значения – Москве и Санкт-Петербурге, операционный офис в Хабаровске.

«Алмазэргиэнбанк» обслуживает свыше 15 тысяч корпоративных и 350 тысяч частных клиентов и занимает на рынке банковских услуг Якутии позиции одного из крупнейших универсальных банков.

Ситуация

До внедрения системы ТЕЗИС в Банке с 2008 года использовалась СЭД «Дело», в которой работал ограниченный круг сотрудников, в основном – руководители подразделений, департаментов и руководство Банка. Все административные документы (приказы, распоряжения и др.) публиковались на внутреннем портале.

В 2013 году Руководство Банка встало перед выбором – обновлять и масштабировать старую систему документооборота или приобрести новое, современное решение для оптимизации бизнес-процессов во всех филиалах Банка. В результате был сделан выбор в пользу второго варианта, и начался поиск подходящей системы из представленных на рынке.

Обоснование выбора

Процесс выбора оптимального решения для внедрения в головном офисе, операционных офисах и филиалах Банка занял несколько месяцев. Компания Haulmont провела презентацию системы в головном офисе Банка и оперативно реагировала на все возникавшие в процессе выбора решения вопросы.

На основании анализа решений, представленных на рынке, была выбрана система ТЕЗИС. Заказчику было важно начать работать в системе как можно скорее, поэтому был выбран вариант внедрения типовой функциональности ЕСМ ТЕЗИС с возможностью дальнейшего развития под требования сотрудников Банка.

«Объемы документооборота Алмазэргиэнбанка требовали безотказную, мощную и удобную систему управления. Нам нужна была система для оптимизации документооборота, а так же для эффективно осуществления контроля и управления всеми бизнес-процессами банка. Несколько месяцев мы выбирали поставщика, в итоге наш выбор пал на ЕСМ ТЕЗИС», – комментирует заместитель Председателя Правления АКБ «Алмазэргиэнбанк» ОАО Анатолий Табунанов.

Основными задачами проекта внедрения системы ТЕЗИС были:

• Организация регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• Подготовка, согласование и утверждение внутренних нормативных документов Банка;
• Подготовка, согласование и утверждение договоров;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Повышение прозрачности бизнес-процессов и эффективности работы подразделений Банка, за счет сокращения бумажного документооборота;
• Автоматизация процессов сбора информации для подготовки отчетности.

Реализация проекта

Реализация проекта внедрения системы ТЕЗИС проходила в три этапа.

На первом этапе, в феврале 2014 года специалисты компании-разработчика провели на территории Заказчика предпроектное обследование основных бизнес-процессов. В ходе него были изучены закрепленные в Банке процессы постановки и исполнения задач, регистрации корреспонденции и работы с документами банка.

По итогам первого этапа была подготовлена функциональная спецификация, в которой была описана реализация основных бизнес-процессов Заказчика стандартными средствами системы ТЕЗИС, предстоящие настройки системы, согласно требованиям пользователей, и механизм миграции документов.

На втором этапе, который начался в марте 2014 года, система ТЕЗИС была настроена и подготовлена к эксплуатации проектной командой Haulmont, а также были проведены тестовые загрузки документов из старой СЭД.

В течение третьего этапа (апрель-май 2014) около 60 сотрудников Банка прошли обучение работе в системе. В нее были загружены все данные из старой СЭД, накопившиеся за период ее существования в Банке – в итоге в ЕСМ-систему ТЕЗИС были перенесены более 100 000 карточек документов с вложениями в виде сканированных копий. Руководство Банка подготовило приказ о переводе системы в опытную, а затем - в промышленную эксплуатацию. В период внедрения сотрудники компании Haulmont оперативно отвечали на вопросы клиента, проводили очные и удалённые консультации.

Результат проекта

В результате внедрения системы ТЕЗИС в Банке повысилась дисциплина исполнения поручений, контроль входящих и исходящих документов, подготовка и согласование договоров стали прозрачнее, был создан единый реестр договоров, подлежащих согласованию. В настоящее время в систему ежемесячно вносится порядка 600 входящих документов и столько же исходящих, к началу июня 2014 года доступ в систему получили 611 пользователей.

«На сегодняшний день в «Алмазэргиэнбанке» система ТЕЗИС прошла все стадии тестирования и полностью введена в промышленную эксплуатацию. Хочу отметить, что ввод СЭД ТЕЗИС в «Алмазэргиэнбанке» не только повышает эффективность деятельности нашей организации, но и, что очень важно, позволяет сотрудникам получить ценнейший опыт и практику работы в новых условиях — в условиях глобального электронного документооборота», – комментирует заместитель председателя правления АКБ «Алмазэргиэнбанк» ОАО Анатолий Табунанов.

Вместе с системой был также внедрен модуль потокового распознавания и полнотекстового поиска по электронным документам на базе ABBYY Recognition Server.

Перспективы проекта

В настоящее время в системе выстраиваются ключевые бизнес-процессы для работы банка, но проект будет развиваться в сторону автоматизации дополнительных бизнес-процессов и интеграции ЕСМ ТЕЗИС в единую среду с другими системами «Алмазэргиэнбанка».

В частности, запланирована интеграция системы с системой описания и регламентации бизнес-процессов Business Studio, что позволит импортировать созданный дизайн бизнес-процесса в систему ТЕЗИС.

Также в ближайших планах стоит интеграция с «1С: Зарплата и Управление персоналом» для комплексной автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы и синхронизации данных с системой ТЕЗИС.

Впоследствии будет автоматизирована работа юридического департамента, в частности, работа с заявлениями от клиентов банка, чтобы сделать процесс их рассмотрения более управляемым и прозрачным.

Любые другие предложения по модификации системы и интеграции ее с внешними приложениями, которые возникнут у Заказчика по ходу реализации проекта, будут реализованы средствами системы ТЕЗИС.