Автоматизация канцелярии, внутреннего документооборота и заседаний комитетов в Альфа-Лизинге
Об автоматизированных в Альфа-Лизинге процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
Группа компаний Альфа-Лизинг предоставляет в лизинг легковой и грузовой транспорт, а также спецтехнику, прицепы и оборудование: IT, дерево- и металлообрабатывающее, пищевое, складское, строительное.
В опубликованном в 2023 году рэнкинге «Эксперт РА» Альфа-Лизинг занял 2-е место по объему нового бизнеса и вошел в топ-5 по объему лизингового портфеля. Активы компании в 2022 году превысили 272,2 млрд рублей.
У компании более 70 представительств во всех регионах России.
портфеля
Ситуация
В первую очередь в 2019 г. заказчику требовалось цифровизировать канцелярию, поскольку справляться с большим объемом входящих и исходящих документов без СЭД становилось все сложнее. Ежедневно через Альфа-Лизинг проходят сотни документов. Также при помощи СЭД в Альфа-Лизинге планировалось повысить эффективность ознакомления с внутренними документами.
При выборе решения заказчику было важно, чтобы систему можно было доработать собственными силами, так как до этого проекта все цифровые инициативы воплощала в жизнь дирекция ИТ Альфа-Лизинга. Также учитывались совместимость с СПО, наличие полнофункционального веб-интерфейса и мобильной версии, возможность использования различных электронных подписей и стоимость продукта. Оптимальным вариантом исходя из всех критериев стала СЭД ТЕЗИС. Дополнительный плюс решения в том, это российская разработка.
канцелярии
Старт проекта
Решение
Проект стартовал в ноябре 2019 года. Его выполнил партнер СЭД ТЕЗИС, компания Teamscore (ранее «Вебзавод»). Внедрение требовалось провести максимально оперативно — до конца года. Поэтому было решено использовать гибкую методологию. Пока шла разработка функциональности первого этапа, бизнес-аналитики готовили документацию для второго и так далее. В результате Teamscore уложился в срок, и функциональность канцелярии была запущена в эксплуатацию всего за 1,5 месяца. Разработка следующих модулей проходила параллельно с повседневной работой пользователей. На весь проект потребовалось 7 месяцев.
Проект удалось реализовать с такой скоростью за счет того, что в «коробочной» версии СЭД ТЕЗИС содержалось большинство необходимых заказчику функции, а для настройки в соответствии со специфическими запросами предусмотрен широкий набор Low-Code инструментов.
- учет входящих и исходящих документов для канцелярии;
- проведение комитетов;
- согласование внутренних нормативных документов.
01 Канцелярия, учет входящих и исходящих
документов
При внедрении в СЭД ТЕЗИС настроены шаблоны для различных категорий документов: запросов госорганов и клиентов, страховых, судебных и бухгалтерских документов и т.д. Также для всех видов документов заданы маршруты движения и участники процессов. Все это зависит от вида документа, юрлица, к которому он относится, а также суммы, о которой идет речь.
02 Работа с внутренними документами
Для всех видов внутренних документов в СЭД ТЕЗИС настроены шаблоны, процессы ознакомления. Сейчас в процессе настройка возможности отправлять документ по другим группам, например, всем бухгалтерам вне зависимости от юрлица.
Для рассылки внутренних документов по всей компании реализована возможность отправки пакетами, чтобы количество сотрудников, которые пытаются подключиться, не превысило количество лицензий. Обычно лицензии на СЭД ТЕЗИС приобретаются по необходимому количеству одновременных подключений, а не по общему количеству пользователей. Это максимально выгодный для заказчика вариант, ведь обычно все сотрудники работают в системе в разное время.
03 Проведение заседаний комитетов
Во время пандемии коронавируса компания решила внедрить согласование дистанционно. После внедрения СЭД ТЕЗИС стал доступен как офлайн-формат заседаний, так и онлайн. На базе типовой функциональности совещаний и сформированных командой Альфа-Лизинга требований к маршрутам настроены матрицы комитетов, рассылка приглашений и повесток, а также формирование протоколов и постановка задач на их основе. Также добавлена опция выбора формата заседания — очно или заочно.
Группа компаний Альфа-Лизинг приобрела модуль для сравнения и распознавания документов. Он позволяет сравнивать любые виды документов, как электронные, так и бумажные.
СЭД ТЕЗИС через электронную очередь интегрирована с 1С, из которой выгружается организационная структура группы компаний и информация о пользователях.
Node-приложений
и распознавания
Помимо веб-версии Альфа-Лизинг приобрел мобильное приложение СЭД ТЕЗИС. С его помощью руководители компании могут оперативно рассматривать поступившие на согласование документы.
СЭД ТЕЗИС развернута в кластере серверов, чтобы обеспечить отказоустойчивость при большом объеме документов. В Альфа-Лизинге кластер включает пять серверов:
- Балансировщик
- Два сервера Node-приложений
- Сервер базы данных, для которого увеличили объем оперативной памяти и провели оптимизацию
- Сервер сравнения и распознавания
Для Teamscore Альфа-Лизинг стал одним из первых заказчиков с кластером серверов на Unix. Вдобавок к этому используются СУБД на Postgres и офисный пакет Open Office. Кроссплатформенность СЭД ТЕЗИС позволяет успешно и корректно работать с российским и свободным ПО.
Внедрение СЭД силами компании-подрядчика стало первым масштабным проектом Альфа-Лизинга после смены менеджмента дирекции ИТ. Передача разработки на аутсорс стала более эффективной, чем развитие таких же компетенций в компании. При этом ИТ-специалисты Альфа-Лизинга курируют проект: администрируют системы, создают новые виды документов и шаблоны согласования, а также управляют сотрудниками и группами рассылки.
Результаты
1 700
3 000
В СЭД ТЕЗИС работают более 1700 сотрудников компании. Количество одновременных подключений при внедрении составляло 400, а затем было увеличено до 600. За все время использования системы через нее прошло 97 тысяч документов и организовано около 800 заседаний комитетов. В течение месяца Альфа-Лизинг загружает более 3000 новых документов и проводит порядка 30 голосований по различным вопросам и закупкам.
Внедрение СЭД ТЕЗИС помогло компании повысить эффективность работы с большим объемом документов, задач и процессов.
Система стала одним из основных инструментов в работе делопроизводителей и секретарей. Например, совместно с ИТ-специалистами Альфа-Лизинга синхронизировали СЭД с учетной кадровой системой и Active Directory. Теперь, если документ невозможно подписать по ЭДО, компания направляет скан, заверенный простой электронной подписью. Это заметно экономит время и расходы на бумагу и курьерские службы.
Часть сотрудников группы компаний работают удаленно, и СЭД ТЕЗИС помогает в таких условиях. Например, система упрощает подготовку и дальнейшую рассылку внутренней нормативной документации. Файлы собраны в одной системе, появилась возможность отслеживать, у кого и на каком этапе находится документ, какие действия и когда были по нему выполнены. Несколько подразделений используют систему для распределения задач и контроля их исполнения.
В СЭД ТЕЗИС для компании реализованы отчеты по количеству просрочек, которые можно посмотреть в разрезе юрлиц, подразделений и конкретных сотрудников. Такая отчетность появилась через полгода после внедрения, когда все сотрудники привыкли и освоились в системе.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
