British American Tobacco — транснациональная компания, которая производит и продает сигареты и другие табачные изделия. Компания работает в 180 странах и занимает ведущие позиции на мировом рынке. В 1991 году она открыла представительство в России. В его структуру входит фабрика в Санкт-Петербурге АО «БАТ-СПб» и АО «Международные услуги по маркетингу табака», которое занимается маркетингом и продажами. Портфель представленных в стране марок компании включает Dunhill, Kent, Vogue, Rothmans, Pall Mall, Lucky Strike и Ява.

«БАТ Россия» стремится автоматизировать работу полевой структуры. Раньше ее сотрудникам приходилось ездить по всей стране к каждому из 14 000 контрагентов. Чтобы уменьшить количество поездок, компания планировала обеспечить возможность обмениваться документами в электронной форме.

Работу с простыми бухгалтерскими документами, например, УПД, автоматизировали при помощи системы ЮЗЭДО Диадок. Следующим шагом стала автоматизация работы с более сложными документами, такими как договоры, а также переход на ЮЗЭДО с контрагентами. Еще одной задачей была оптимизация процессов. Раньше в «БАТ Россия» использовали систему Lotus Notes, однако она не позволяла внедрить нужные функции и обеспечить работу всех отделов в одной системе. Поэтому было решено внедрить новую СЭД.

Основными критериями при выборе был высокий уровень автоматизации, чтобы пользователям приходилось выполнять вручную как можно меньше действий, и работа в полнофункциональном веб-приложении с конкурентными лицензиями. Также определяющую роль играли референс-визиты и изучение опыта организаций, использующих различные продукты.

В итоге оптимальным вариантом стала СЭД ТЕЗИС. Функциональность системы запускалась поэтапно. Внедрение началось с автоматизации договорных процессов, но со временем у «БАТ Россия» появлялись новые и новые идеи по развитию.

Особенности проекта:

• В СЭД ТЕЗИС объединились работа с договорами, учет и оформление доверенностей, контроль бюджетных и тендерных лимитов при согласовании договоров.
• Реализована возможность работы с пакетами документов, которые проходят необходимую проверку в СЭД ТЕЗИС, а потом передаются в систему бухгалтерского учета SAP для проводки. Документы в СЭД ТЕЗИС можно заверить электронной подписью. Также настроена интеграция с системой ЮЗЭДО для отправки и приема документов.
• Создан электронный архив, который позволяет за несколько кликов выгрузить несколько взаимосвязанных документов. Это заметно экономит время при подготовке налоговой отчетности. Благодаря интеграции из СЭД ТЕЗИС можно получить доступ к документам в глобальном хранилище «БАТ Россия». Кроме того, в системе можно отслеживать движение и местонахождение бумажных документов при пересылке между офисами и хранении.
• Реализован процесс согласования капитальных затрат.

В СЭД ТЕЗИС работает 2000 сотрудников «БАТ Россия». В месяц через систему проходит 10 000 документов.

«В компании наметился тренд на увеличение доли электронных документов. Сейчас соотношение электронных документов к бумажными примерно 50 на 50, но в будущем оно увеличится в пользу электронных. Согласование и подписание теперь происходит полностью в электронном виде. Вдобавок к этому в «БАТ Россия» повысился уровень автоматизации. Например, сотрудникам не нужно проверять, не превышен ли бюджетный лимит или не закончилось ли действие доверенности — система делает это автоматически. В планах — автоматизация канцелярии, кадровый документооборот, формирование графика отпусков, согласование и подписание контрактов с полевой розницей через мобильное приложение, к которому получат доступ 200 сотрудников», — рассказывает Ксения Овсянникова, руководитель проекта по внедрению СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия».