Конкуренция, слияния и государственное регулирование финансовой отрасли радикально изменили способы ведения бизнеса в банках и кредитных организациях. Сегодня банки концентрируются на кросс-продажах, апсейле и других методах, которые позволяют укрепить отношения с клиентом, и повышают собственную эффективность, в том числе при помощи информационных технологий делопроизводства и документооборота.

Банковская отрасль — одна из самых автоматизированных в мире и в России. Только взгляните на список ПО для банков: автоматизированные банковские системы (АБС), финансово-учетные системы, системы поддержки принятия решений (DSS), исполнительные информационные системы (ESS), системы обработки данных (DM), системы планирования корпоративных ресурсов (ERP), системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), системы управления бизнес-процессами (BPM), и все это не считая фундаментального ПО, типа операционных систем, СУБД, систем безопасности и так далее. И это еще мы забыли про аппаратное обеспечение типа банкоматов и терминалов. Зачем сюда еще и система управления электронным документооборотом?

Для того чтобы достичь успеха на высококонкурентном рынке, банковским организациям требуются инструменты, которые позволяют полностью охватить взглядом все транзакции, ведущиеся внутри организации и с клиентами. Чаще всего для этого требуется поиск по структурированным и неструктурированным документам, в том числе в сторонних и устаревших системах. Финансовые организации, где бизнес-процессы ведутся по большей части на бумаге, здесь находятся в серьезном проигрыше. В свою очередь, организации, перешедшие на электронные системы управления документооборотом, имеют в этом преимущества. В этой статье мы поделимся своими мыслями на тему того, зачем нужен электронный документооборот в банке, а также представим мнения международных экспертов и опыт собственных клиентов.

ПРИЧИНА ПЕРВАЯ: МИНИМИЗАЦИЯ РИСКОВ ПРИ АУДИТЕ

В финансовые организации периодически наведываются контролирующие органы, чтобы провести оценку активов и обязательств, компетентность организации и соблюдение законодательства. Специалисты по аудиту и экспертизе раскидывают в организации лагерь на несколько недель и принимаются разбирать разные бумаги по коммерческим ссудам, картотеки кредитной информации, кредитные портфели, а также другую информацию, которая может представлять потенциальный риск. В условиях бумажного документооборота такие проверки могут длиться вечность. Массивные папки с документами нужно отыскать, извлечь, сдуть пыль и тщательно изучить. Папки расшиваются, потом снова сшиваются, при этом нужные документы могут быть утеряны, продублированы или перепутаны – что электронный документооборот исключает просто физически.

Даже для организаций, которые уже отошли от бумажных процессов и даже внедрили какие-то технологии электронного документооборота (а для банков это практически повсеместная практика), проверки могут быть утомительными, если нужные данные хранятся кое-как и их трудно быстро найти. К примеру, многие банки, особенно крупные и старые, до сих пор хранят данные о клиентах и финансах на мэйнфреймах в таких системах, при виде интерфейса которых у айтишника стекает скупая ностальгическая слеза – видели когда-нибудь Z/OS? Так мы вам покажем, вот экран входа, например:

Вытащить данные с мэйнфрейма, да или просто из устаревшей системы, еще труднее, чем перекладывать папки (а сотрудник инспекции при виде такой красоты из 90-х, скорее всего, выпадет в «режим манекена»). Поэтому банку, как ни крути, нужна какая-то современная система, способная представить данные о клиентах, финансах, транзакциях в удобочитаемом виде, вне зависимости от того, где они хранятся – и система управления документооборотом может быть неплохим выбором.

Система электронного документооборота может радикально повысить эффективность процесса банковской проверки, сократив ее длительность на несколько дней (а в некоторых случаях – и недель). У инспекторов будет быстрый доступ к документам, корпоративным отчетам и канцелярии, что значительно снизит вмешательство в бизнес-процессы банка. В системах документооборота, базирующихся на веб-клиенте – вот такой он у СЭД ТЕЗИС, можно посмотреть на видео – проверяющим даже можно открыть защищенный удаленный доступ к данным, и им вообще не придется приходить в офис.

ПРИЧИНА ВТОРАЯ: ПОВЫШЕНИЕ ПОДОТЧЕТНОСТИ

Руководство банка понимает бизнес-процессы, которые обеспечивают его деятельность. Наверняка, оно видит, что многие из них можно упростить, исключив ручную маршрутизацию документов в различных рутинных процедурах и высвободив персонал, который этим занимается. Если это так, то можно задуматься о внедрении электронной системы документооборота.

Вместе с системой документооборота руководство банка получит более жесткое управление бизнес-процессами. Маршруты движения документов по ним можно будет задать однозначно – такую возможность дает конструктор бизнес-процессов. Вдобавок к этому, оно получит возможность следить за тем, чтобы действия по бизнес-процессам выполнялись четко и вовремя. Автоматизируя бизнес-процессы, финансовая организация гарантирует самой себе, что нужную информацию увидят нужные люди в нужное время. А механизм генерации отчетов даст этому доказательства.

Благодаря автоматизации канцелярии, организация может быть уверена, что документы будут сохранены и / или уничтожены в соответствии с графиками хранения. Это позволит свести к минимуму работу организации, если когда-нибудь, к примеру, придется предъявить документы в ответ на вызов в суд. Графики хранения могут быть предоставлены регулирующим органам в доказательство того, что в вопросах хранения и распоряжения документами не может быть человеческой ошибки. Кроме того, наличие метаданных в базе данных облегчает составление отчетов по мере необходимости для решения конкретных задач организации.

ПРИЧИНА ТРЕТЬЯ: КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ ИЗ СТОРОННИХ И УСТАРЕВШИХ СИСТЕМ

Банковские и финансовые организации, которые перешли на электронные процессы документооборота, но по-прежнему испытывают трудности с доступом к корпоративной информации, не получают максимальную отдачу от своих инвестиций в технологии. Если в компании невозможно получить единообразный доступ к данным из различных систем, которые в ней используются (а в банках их много), это чрезвычайно усложняет стандартизацию процессов, если не превращает ее в невыполнимую задачу. Специфические системы, доступные только для некоторых отделов, немногим лучше бумажных картотек. Бизнес-процесс может застрять перед ними, как перед закрытой дверью.

На устаревшие системы мы уже ругались. Они усложняют и управление документооборотом, и доступ к информации, и связь между департаментами. Обычно устаревшее ПО один раз пишется для специфической задачи, много лет хорошо работает, и его не трогают, а потом выясняется, что оно устаревшее. Например, когда два банка принимают решение о слиянии и встает вопрос об интеграции между их системами.

Система контроля документооборота, обладающая гибкими возможностями интеграции с другими системами, позволяет консолидировать данные в одном месте, вне зависимости от того, где они изначально находились. С многочисленными внутренними системами ее можно интегрировать — у СЭД ТЕЗИС такие возможности есть; из устаревших систем в нее можно перенести данные и, по возможности, наконец-то избавиться от старого ПО – как это сделал один наш крупный клиент из банковской сферы, мигрировав в СЭД более 100 тысяч карточек документов с прикрепленными сканированными вложениями.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТОВ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ

В предыдущей части статьи мы поделились своими соображениями на тему того, зачем нужна система документооборота в банке. А вот авторитетный западный ИТ-ресурс InformationWeek провел отдельный экспертный опрос на тему того, какие преимущества дает система управления документооборотом в банке. Мнением поделились представители компаний, которые непосредственно ведут разработку электронных средств хранения и движения документов: AdobeSystems, ответственная за формат PDF, и EMC – производитель известной системы документооборота, которой пользуются и в России.

Information Week: «Какие преимущества получает банк, развернувший решение по управлению документооборотом?»

Николь Кили (Nicole Kealey), Adobe Systems: «Система документооборота в банке влияет на все сферы его деятельности, от обработки форм до управления договорами и письмами от клиентов. Способность создавать, управлять, хранить и распространять все виды документов дает финансовым организациям возможность повысить продуктивность сотрудников, сократить циклы обработки документов, а также обеспечить стандартизированность подачи и защиту информации».

Айван Фернандес (Ivan Fernandez), EMC: «Компании, предоставляющие финансовые услуги, смотрят на систему управления документооборотом как на возможность разгрести завалы информации, которые мешают им достичь их стратегических целей. Неважно, что это за цели – минимизация рисков при аудите или рост выгоды от общения с клиентами путем кросс-продаж или апсейла, у них у всех есть общий компонент: необходимость в движении документов по организации».

Information Week: «Что мешает внедрению СЭД в банках?»

Adobe Systems: «СЭД – это не просто программное обеспечение. Это, если хотите, практика, дисциплина ведения бизнеса. Главная проблема заключается в том, чтобы понять: работа в СЭД тесно связана с культурой коллектива и привычками сотрудников. Чтобы успешно внедрить систему документооборота, банкам необходимо найти способы сделать так, чтобы сотрудникам было просто и удобно использовать систему. При разработке проекта внедрения СЭД важно учитывать пользовательское удобство и тщательно продумывать, какие исполнители в компании получат наибольшую выгоду от использования СЭД».

EMC: «Каждая организация, предоставляющая финансовые услуги, должна соблюдать баланс между внедрением новых технологий и организационными изменениями. Технологии решают проблему только частично. Технологии электронного документооборота дают возможности, но компаниям следует мотивировать своих сотрудников работать в другой, более продуктивной манере. Кроме этого, мы не видим никаких барьеров, которые бы препятствовали широкому распространению систем документооборота».

InformationWeek: «Какие шаги нужно предпринять банку, чтобы максимизировать ROI от внедрения систем управления документами? Какими способами можно измерить эффективность решения?»

Adobe Systems: «Управление документами – это несколько более широкое понятие, нежели просто предоставление сотрудникам единого места для хранения документов. Для того чтобы полностью осознать плюсы и минусы СЭД, компании должны рассматривать полный цикл движения информации — от ее создания до помещения в архив. Банкам в особенности следует обратить внимание на такие преимущества, как простота создания документов, простота обмена документами между теми, кто над ними совместно работает, безопасность и соответствие внутренним регламентам компании и, самое главное, влияние на способность вести бизнес более эффективно».

А ЗАЧЕМ СЭД РОССИЙСКИМ БАНКАМ?

Среди наших клиентов присутствуют различные игроки банковского рынка – в частности региональные. Обращаясь к нам с просьбой внедрить автоматизированную систему документооборота ТЕЗИС, они выставляли различные требования к системе, которые отражали то, чего банкам не хватало в своей текущей работе.

Так, один из крупнейших наших клиентов – международный банк «Интеза», в первую очередь запросил у нас автоматизацию управления документами и договорами, контроль исполнительской дисциплины и автоматизацию канцелярии.

Якутский «Алмазэргиэнбанк», обращаясь к нам, на первом этапе планировал автоматизировать процессы согласования внутренних документов банка, хозяйственных договоров и нестандартных договоров, процессы управления потоками входящей и исходящей документации, управление совещаниями и контроль исполнительской дисциплины. На втором этапе заказчик хотел провести интеграцию с АБС, системой управления кадрами, системой построения бизнес-процессов, а также автоматизировать деятельность юридической службы и отдела финансового мониторинга.

Самарский «Волго-Камский банк» искал систему, обладающую такими свойствами как кроссплатформенность, удобство интерфейса, а также легкая синхронизация решения с другими системами учреждения. В результате внедрения СЭД ТЕЗИС в банке были полностью автоматизированы такие процессы, как контроль исполнительской дисциплины, регистрация входящей документации, согласование документов, обработка и прохождение заявок.

Тольяттинский «ФиаБанк» при помощи ТЕЗИС избавился от устаревшей платформы на базе IBM Lotus Notes/Domino. В новой системе компания искала надёжность и широкие функциональные возможности, высокую скорость работы и лёгкость сопровождения. Компании также хотелось иметь современную систему документооборота, построенную на технологиях нового времени.

На базе системы ТЕЗИС в ЗАО «Солид Банк» (г. Петропавловск-Камчатский) были автоматизированы процессы согласования документов и договоров, контроль исполнительской дисциплины и другие бизнес-процессы, а также организована регистрация и хранение документов.

Коммерческий банк «Нефтяной Альянс», в свою очередь, реализовал на базе ТЕЗИС процессы постановки и исполнения ряда рабочих задач, согласования и утверждения документов и договоров и электронную канцелярию.

Таким образом, по нашему опыту российским банкам системы документооборота требуются для решения следующих задач:

• Автоматизация бизнес-процессов и задание маршрутов движения документов;

• Автоматизация документооборота компании, не являющегося специфическим: управленческого, хозяйственного, кадрового, юридического;

• Контроль исполнительской дисциплины;

• Автоматизация процессов делопроизводства и электронной канцелярии;

• Автоматизация управления совещаниями;

• Консолидация документов из сторонних систем, обеспечивающих основную деятельность банка, включая АБС;

• Замена устаревших систем на новую, эффективную и современную систему электронного документооборота.