СЭД на платформе или коробочный продукт: За и против
Адаптивность и приспосабливаемость продукта к меняющимся условиям деловой среды – ключевое требование к корпоративной системе
Пожалуй, время коробочных решений безвозвратно ушло. Адаптивность, приспособления продукта к изменчивым условиям деловой среды — вот ключевое требование, предъявляемое ко всем корпоративным системам. «Коробка», то есть готовый закрытый продукт, даже обладающий широкими возможностями конфигурации, ориентированный на максимальное покрытие определенной предметной области, все равно оказывается в проигрыше, потому что «специалист подобен флюсу, ибо полнота его односторонняя», как говорил Козьма Прутков.
В бизнесе остается все меньше изолированных областей, где узкие специалисты при помощи специализированных систем занимаются только своим делом. Сквозные бизнес-процессы, работа проектных команд, выход на смежные рынки – это требует от сотрудников освоения новых функций и приемов работы. Например, банк продает страховые продукты, розничный бизнес оформляет кредиты и т. д.
Система электронного документооборота должна поддерживать многие бизнес-процессы, предоставляя сервисы по работе с документами разным специалистам, поэтому гибкая платформа однозначно будет в выигрыше.
Стоит также учесть вероятность слияний или поглощений – при всех преимуществах для бизнеса, для ИТ это обычно большой стресс. Потому что нужно в короткий срок наладить взаимодействие разных систем, и единая система документооборота имеет здесь высокий приоритет. Гибкая ECM-платформа дает ИТ-службе больше шансов выполнить требования акционеров в такой ситуации.
РЕКОМЕНДАЦИИ:
Выяснить пределы гибкости и возможности настройки предлагаемого вам продукта. Причем лучше сразу смотреть в корень – понять принципы, на которых продукт построен и его архитектуру, а не тратить время мелкие детали.
Обратить внимание на другие применения платформы, не только на документооборот. Вполне возможно, что вы сможете решить более широкий круг задач одним инструментом, а в совокупности это даст экономию.
Открытый исходный код — несомненное преимущество. Пусть вы никогда не соберетесь что-то менять в исходниках, но это дает возможность понять глубже, как устроена система, которую вы собираетесь внедрять.
