Мобильная СЭД – необходимый каждому сотруднику рабочий инструмент, который поможет более эффективно решать текущие задачи

Агитировать за мобильность уже никого не надо, времена сомнений давно прошли. Мы буквально купаемся в мобильности – мобильный банкинг, страхование, билеты, госуслуги, купоны, книги, общение, фотография, навигация, игры, наконец. Вся информация и сервисы, нужные человеку в повседневной жизни, доступны через мобильное устройство. Или очень скоро будут доступны.

Неизбежно, эта вакханалия мобильности проникает и в корпоративный сектор, несмотря на все тревоги и опасения в части безопасности (пусть и вполне обоснованные) и на сопротивление консерваторов. Потому что пользователям так удобнее. Разумеется, «супермобильность» не обходит стороной и системы документооборота – но тут есть нюансы, давайте разберемся подробнее.

«ПЛАНШЕТ РУКОВОДИТЕЛЯ» — ВЧЕРАШНИЙ ДЕНЬ

Когда в 2010 году появился первый iPad, он был очень дорогой игрушкой, позволить которую себе могли только топ-менеджеры. Поэтому абсолютно логично, что разработчики СЭД быстро среагировали, выпустив на рынок разнообразные «планшеты руководителя» по сумасшедшей для мобильного мира цене порядка 1000 долларов за лицензию, причем с довольно банальной функциональностью просмотра документов и утверждения резолюций.

При этом рисовалась всегда одна и та же картинка: очень-очень важный Руководитель (обязательно с большой буквы), сидя в своем дорогом лимузине, расписывает документы и дает поручения со своего iPad, чтобы ни на минуту не терять контроль над бизнес-процессами в своей компании. Остальные же сотрудники сидят на своих рабочих местах и добросовестно эти поручения исполняют.

Может это было и круто, но с тех пор мир сильно изменился. Сегодня обладание планшетом или смартфоном уже отнюдь не символ принадлежности к высшей касте, а просто некий индикатор «продвинутости», не более того.

РЕАЛЬНЫЙ ВЗГЛЯД НА МОБИЛЬНОСТЬ. НОВОМУ ВРЕМЕНИ — НОВЫЕ СЦЕНАРИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Давайте зададимся вопросом: что ждет организация от мобильных технологий? Ускорения работы, прежде всего. За счет чего — есть несколько вариантов.

Ввод первичных данных. Чем раньше попадут в систему заявки, квитанции, счета, протоколы и все другие документы, инициирующие бизнес-процессы, тем быстрее пойдет вся работа. Если у полевых сотрудников будет возможность сделать это при помощи мобильного устройства, то это даст более заметный эффект, чем пафосное приложение для нескольких руководителей. Сокращение времени «простоя» документов на промежуточных этапах. Во многих бизнес-процессах распределением работы между исполнителями занимаются руководители подразделений, иногда эта управленческая пирамида бывает многоступенчатой. Если дать мобильную СЭД руководителям среднего звена, это позволит им быстрее передавать документы специалистам. Активизация коллективной работы. Не только начальники ходят на совещания, но и рядовые исполнители. Если у каждого сотрудника будет мобильный доступ к своим документам, то любые формы коллективной работы, начиная от совещаний у руководства и заканчивая неформальными обсуждениями, будут эффективнее.

Вывод: перестать зацикливаться на мобильной СЭД для руководителей, посмотреть шире. Мобильность нужна всем сотрудникам без исключения. Разумеется, массовый продукт не должен стоить так же дорого, как эксклюзивный – людям нужен рабочий инструмент, а не дорогая игрушка.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:

Вопрос: Как насчет безопасности мобильной СЭД? Ведь пользователям нужно работать с конфиденциальными документами, а может быть и с персональными данными.

Ответ: Едва ли СЭД будет единственным мобильным приложением, которое используют в компании. Защита нужна всем, поэтому бессмысленно строить отдельные системы безопасности для каждого приложения. Выбирайте комплексное решение EnterpriseMobilityManagement, которое обеспечит и защиту данных и каналов связи, и управление устройствами, благо на рынке их много. И СЭД будет под защитой, и все остальное тоже. Учтите, что мобильная безопасность очень непростая тема, избегайте кустарных решений.

Вопрос: Разрешать ли использовать сотрудникам собственные устройства?

Ответ: А разве у вас есть реальный выбор? Еще можно снабдить служебными планшетами линейный персонал, например, курьеров или агентов в точках продаж, но специалисты и руководители, скорее всего, захотят пользоваться личными устройствами. Ведь элементарно неудобно таскать с собой два планшета. Сегодня на мобильных платформах тоже доступны технологии виртуализации – корпоративные приложения будут работать в одном контейнере, а личные — в другом, так что никакой обмен данными между ними будет невозможен. Посмотрите решения AirWatch, Citrix, Symantec, Good Technologies и др.

Вопрос: Нужна ли мобильная СЭД на смартфоне? Ведь все равно будет неудобно читать документы.

Ответ: СЭД на смартфоне нужна обязательно! Прежде всего, нужно оперативно информировать человека о поступлении заданий, об истечении сроков, совещаниях и других событиях. И еще один момент: есть задачи, для которых достаточно и скромного экрана смартфона – например, делегировать поручение исполнителю, что чаще всего делают руководители подразделений. Или согласовать договор, когда содержание вам уже известно и были внесены только незначительные правки. Причем на смартфоне это можно сделать буквально на ходу, а с планшетом это не всегда удобно. Более того, обязательно появятся клиенты мобильных СЭД на умных часах.