Программа для согласования договоров и иных документов — это информационная система, предназначенная для цифровизации процесса согласования. Этот процесс, как правило, включает этап создания, несколько итераций корректировки текста с участием юристов, финансистов, службы безопасности и других экспертов, а также финальное утверждение у руководителя. Также может потребоваться согласование с контрагентом. После согласования документ заверяется электронной или собственноручной подписью и регистрируется в канцелярии.

Чтобы эффективно и с соблюдением всех необходимых регламентов работать с большим объемом документов, многие организации внедряют системы автоматизации. При этом согласование — только один из процессов управления документами, поэтому, как правило, в организациях используются системы электронного документооборота (СЭД), охватывающие полный жизненный цикл документа и другие бизнес-процессы. Сегодня на рынке представлено множество российских СЭД, обладающих необходимой функциональностью. Одна из таких систем — СЭД ТЕЗИС.

Преимущества использования программы для согласования договоров и документов

СЭД позволяют заметно повысить эффективность согласования договоров и других документов, как внешних, так и внутренних (доп. соглашения, коммерческие предложения, приказы, инструкции, финансовые заявки и т.д.). Вы сможете:

• Ускорить согласование документов
• Повысить прозрачность процессов
• Отслеживать на каком этапе и у кого находится документ, какие действия уже выполнены и какие ожидаются в будущем
• Контролировать сроки согласования
• Создавать шаблоны договоров и иных документов
• После согласования запускать другие процессы по документу и ставить на его основании задачи
• Прямо в СЭД заверять документ ЭП и отправлять контрагенту через систему ЮЗЭДО
• Хранить все документы в едином информационном пространстве
• Принимать решения по документу через мобильное приложение

Поскольку договор — один из самых распространенных документов в организации, рассмотрим на его примере и на примере СЭД ТЕЗИС, как использование системы электронного документооборота может повысить эффективность работы на всех этапах процесса.

Создание договора

В СЭД ТЕЗИС создать новый договор можно двумя способами: при помощи соответствующей кнопки в пункте меню, а также кликнув по иконке на основном экране. При создании договора потребуется указать его вид и при необходимости использовать готовый шаблон. Интерфейс программы для согласования и учета договоров интуитивно понятен для пользователей. Стоит отметить, что все виды договоров, которые могут использоваться в каждой конкретной организации, настраиваются индивидуально.

Карточка договора

Один из главных элементов практически любой программы согласования договоров — карточка, где содержится вся основная информация по документу. В СЭД ТЕЗИС предусмотрены следующие поля:

• Номер и дата договора
• Организация
• Контрагент
• Контактное лицо контрагента
• Куратор
• Начало и окончание обязательств по договору
• Краткое описание
• Сумма договора и др

Данные поля могут быть расширены в зависимости от потребностей организации и деталей, которые необходимо указывать в договорах.

Можно также установить связь между несколькими карточками в системе. Если договор появился на основании ранее созданного коммерческого предложения и т.д., то его можно указать в поле «основание». В таком случае все решения, которые уже были приняты по первоначальному документу, будут доступны участникам нового процесса согласования.

Немаловажно то, что СЭД ТЕЗИС позволяет не только согласовывать договора, но и хранить в одном месте всю информацию, которая так или иначе может быть связана с ними. Например, помимо самого договора, который требуется согласовать, можно прикрепить дополнительные файлы, которые могут помочь участниками процесса принять решение. В карточке можно вести переписку и решать все возникающие по документу вопросы. Все это дает возможность участникам процесса всегда быть в курсе того, как движется согласование и какие трудности возникают.

Согласование договора

Программа для согласования договоров и документов предназначена для перевода процесса в цифровой формат. СЭД ТЕЗИС позволяет запускать процесс согласования по двум схемам:

• Последовательное согласование, когда каждый следующий участник согласования получит договор только после принятия положительного решения по документу предыдущим согласующим.
• Параллельное согласование, когда все участники согласования одновременно получат договор на согласование.

Инициатор согласования может направить договор одному или нескольким сотрудникам, при этом указав очередность согласующих. Кроме этого, при запуске процесса согласования инициатор может задать период времени, отведенный на принятие решения каждому участнику процесса, установить, к какому сроку необходимо завершить все работы по договору, а также проверить вложения и добавить недостающие.

Повторное согласование договоров

При наличии каких-либо замечаний по тексту договора согласующий может направить его на доработку инициатору. После того, как все замечания будут учтены, документ направляется на повторное согласование. Причем на данном этапе возможно запустить процесс как на всех участников процесса, так и только на тех, кто ранее не согласовал договор пользователей.

Стоит отметить, что в тот момент, когда вариант договора отклоняется, в карточке документа автоматически фиксируется ее состояние до внесения каких-либо корректировок, то есть в дальнейшем в любой момент можно сопоставить нынешнее состояние карточки с тем, что было до внесения каких-либо изменений. Данная информация отображается на вкладке «версии». В СЭД ТЕЗИС версии хранятся в хронологическом порядке, также пользователь может указать основную версию документа. Это одно из ключевых преимуществ программы согласования договоров в электронном виде, помогающее пользователям не запутаться в истории правок.

Уведомления

После того, как договор будет направлен на согласование, все участники процесса в порядке очередности, которую определил инициатор, получат уведомление о необходимости согласования договора.

Уведомления направляются несколькими способами:

• В панель уведомлений СЭД ТЕЗИС
• На электронную почту
• Всплывающие сообщения, если настроено приложение ТЕЗИС.Помощник

При наличии у программы для согласования и учета договоров мобильного приложения пользователь также увидит всплывающие уведомления через свой смартфон, планшет или даже умные часы.

Открыть договор можно непосредственно из любого пришедшего уведомления.

Лист согласования

Все внесенные предложения, замечания и правки хранятся в соответствующей карточке программы для согласования договоров и документов. При необходимости они могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием. Распечатать лист согласования можно сразу из карточки договора. Для примера — лист согласования из СЭД ТЕЗИС.

Заключение

Согласование договоров и иных документов — неотъемлемая часть деятельности любой организации. Перевод процесса в электронный формат позволяет добиться заметного повышения эффективности работы. В современном мире чаще используются не отдельные программы для согласования договоров, а более гибкие СЭД.

СЭД позволяют автоматизировать все этапы согласования договоров, включая создание, согласование, внесение правок, формирование листа согласования. Кроме того, системы электронного документооборота помогают соблюдать сроки согласования, отслеживать актуальность версий, устанавливать связи между документами или задачами. СЭД ТЕЗИС, на примере которой мы разбирали автоматизацию процесса согласования договоров, — российский продукт, проверенный опытом множества крупных проектов.

Часто задаваемые вопросы

• Почему для согласования договоров лучше использовать именно СЭД? Согласование договоров — только один из процессов документооборота как в коммерческом, так и в государственном секторе. Любой организации требуется решать также и другие задачи, связанные с документооборотом: учет документов, наложение резолюции, ознакомление, архивное хранение и так далее. Кроме того, по согласованным документам часто создаются поручения. СЭД позволяет автоматизировать весь этот спектр процессов.

• Какой результат дает перевод согласования договоров в электронную форму? Плюсов использования программы для согласования договоров в электронном виде много. Это и повышение прозрачности процесса, и минимизация ошибок при определении состава согласующих, и сокращение просрочек за счет автоматических уведомлений, и контроль срока действия договоров. За счет отказа от бумаги можно сократить издержки на печать и пересылку. Кроме того, СЭД может быть интегрирована с другими информационными системами, включая ЮЗЭДО или бухгалтерское ПО.

• Каким сотрудникам будет полезна программа согласования договоров и иных документов? С функциональностью согласования договоров в СЭД работает широкий круг сотрудников. Инициатором создания документа может стать практически любой сотрудник, например, если речь идет о договоре с клиентом, то это менеджер по продажам. В согласовании принимают участие как руководители высшего звена, так и эксперты из различных отделов: бухгалтерии, службы безопасности, финансового отдела, юридического отдела и т.д.

• Что лучше для согласования документов, готовая система или ПО, разработанное на заказ? Согласование документов — типовой процесс, который содержится в «коробочной» функциональности множества СЭД. Потребности многих компаний в полной мере закрываются возможностями продукта. Кроме того, внедрение готовой системы, как правило, быстрее и дешевле. Заказная разработка необходима, если у заказчика специфические потребности. Но и в этом случае более целесообразно взять готовую СЭД с высокой гибкостью и реализовать необходимую функциональность на ее основе.

• Как происходит изменение процесса согласования в СЭД? В зависимости от системы сложность внесения изменений и доступная гибкость может различаться. В СЭД ТЕЗИС есть возможность добавлять и изменять процессы согласования договоров во встроенном визуальном дизайнере. Таким образом, не потребуется вмешательства в код системы, а также можно будет как воспользоваться услугами вендора, так и решить задачу собственными силами заказчика.