Интеграция портала и СЭД поможет эффективнее решать ежедневные вопросы

Традиционные управленческие практики сформировались в до-ИТ-эпоху и полагались исключительно на бумажные документы, поскольку другой альтернативы не было. Поэтому в организациях до сих пор принято по любому поводу писать служебные записки или заявки, оформляя их по всем правилам, как настоящие документы, будь то даже заявка на карандаши и ластики. Внедрение СЭД и перевод этих документов в электронный вид по сути ничего не меняет: процесс не становится более эффективным. Ваш секретарь вместо пачки бумажных заявок получит кучу файлов doc или pdf, может даже с ЭЦП-визой руководителя, если очень заморочиться, и ей придется вручную сводить данные в общую заявку, чтобы закупить все нужное, а потом контролировать выдачу канцтоваров по подразделениям. Как мы видим, СЭД в этой и в других подобных ситуациях пользы принести не может. А что портал? В портале легко реализуются различные функции корпоративного самообслуживания – заказ канцтоваров, визиток, пропусков, билетов, переговорных. И делается это не путем переписки между конкретными людьми, как принято в СЭД, а путем заполнения электронных форм и получения уведомлений от системы.

ДОКУМЕНТООБОРОТ — ДЕЛО НЕ ТОЛЬКО ВНУТРЕННЕЕ

Мы привыкли, что документы извне попадают в СЭД через канцелярию. Но почему бы не использовать портал для взаимодействия с клиентами и партнерами? Пусть они отправляют вам документы через личный кабинет на портале и там же получают ответы на свои запросы. Если по закону все еще нужен бумажный документ, его можно доставить обычным способом, но бизнес-процессы все равно ускорятся. За примерами далеко ходить не надо: на сайте letters.kremlin.ru гражданин может написать электронное обращение Президенту, и оно будет рассмотрено, так же, как и бумажное письмо. Что при этом происходит: ваше обращение фактически инициирует цепочку бизнес-процессов в органах власти, начиная от Администрации Президента и заканчивая может быть вашей районной управой, если вопрос в ее ведении. А портал является точкой входа для этого сквозного бизнес-процесса. Конечно, можно пересылать документы просто по e-mail, но минусы электронной почты тоже всем известны – сложности с поиском информации, трудно отследить, решен вопрос или нет, хлопотно интегрироваться с другими приложениями. По сравнению с электронной почтой портал выигрывает в плане лучшего представления информации, возможности контролировать ход процесса, анализировать работу с конкретным клиентом или со всеми, отображать данные из других приложений. Если вернуться к примеру с обращениями граждан: портал работает не просто как канал доставки обращений в органы власти, через него же реализуется обратная связь. Гражданин в личном кабинете может видеть, куда передано его обращение, срок ответа и т. д.

НАЙТИ НУЖНОГО ЧЕЛОВЕКА ЗНАЧИТ РЕШИТЬ ВОПРОС

Извечная проблема в больших и даже в не очень больших организациях – найти человека, который обладает нужной информацией или полномочиями, чтобы решить вопрос. Бюрократическая парадигма предлагает простой путь – в любой непонятной ситуации пиши своему руководителю, пусть он разбирается. И так пустяковый вопрос, который можно было бы решить одним звонком или письмом коллеге из соседнего отдела доходит порой до генерального директора, если действовать строго формально. Конечно, в реальной жизни нас выручают неформальные отношения и человеческие коммуникации, многие вопросы решаются в горизонтальном взаимодействии, не обязательно каждый раз задействовать всю «вертикаль власти». Однако, СЭД здесь снова не помощник. Одного справочника сотрудников с должностями и даже телефонами недостаточно чтобы узнать об их полномочиях и компетенции. А вот личные профили сотрудников на портале вполне могут содержать такую информацию. Конечно, надо еще внедрить такую корпоративную культуру, чтобы сотрудники заполняли и обновляли свои профили, но это уже другая история. Перво-наперво нужно обеспечить техническую возможность и это решается при помощи портала.

ЧИТАТЕЛЕЙ ВСЕГДА БОЛЬШЕ, ЧЕМ ПИСАТЕЛЕЙ

СЭД — удобная среда для разработки, согласования и утверждения документов. Но этой работой занято малое число «писателей», тех кто создает новые документы. За то «читателей», тех, кто использует готовые документы в своей работе гораздо больше и портал идеально подходит для них в качестве своего рода информационной панели, чтобы легко находить нужную информацию и узнавать об изменениях. Иногда в СЭД работают только 5-10% от общего числа сотрудников. Но для автоматизации бизнес-процессов могут использоваться различные приложения — ERP, BPM, CRM и другие, так что низкий уровень подключенности к СЭД/ECM вовсе не свидетельствует о низком уровне автоматизации в целом.

Создаваемые в СЭД документы – приказы, распоряжения, инструкции, утвержденные типовые формы договоров, анкеты, и различные другие документы должны быть доведены до каждого сотрудника. Конечно, можно их распечатать и повесить на доске объявлений при входе в офис или на проходной. Или разослать по электронной почте, где они канут в небытие на следующий же день. Но есть способ лучше: публиковать важные документы из СЭД на портале, чтобы с ними могли ознакомиться все, кому положено – и при этом не заставляя людей изучать систему электронного документооборота.

Продолжение темы читайте в новой статье блога «Портал и СЭД: интеграция неизбежна».