Поскольку функции портала и СЭД пересекаются, среди пользователей есть тенденция решать бизнес-задачи с помощью одного продукта. Тем не менее от совместного их использования плюсов больше

Корпоративные порталы и СЭД/ECM-системы идут по рынку рука об руку примерно с 2000 года, решая, с одной стороны, весьма близкие, но все же различающиеся по стилю взаимодействия пользователей с информацией задачи. Наблюдается и некоторое пересечение по функциям, что приводит к попыткам решить весь комплекс задач при помощи лишь какого-то одного продукта. Гибкость современных систем позволяет «изогнуть» их под любые требования, но зачем это делать, когда от совместного использования портала и СЭД плюсов больше, чем от усиленной кастомизации какого-то одного продукта.

ПОРТАЛ + СЭД, КЛЮЧЕВЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА:

• Сокращение рутинного внутреннего документооборота, замена его сервисами корпоративного самообслуживания.

• Инициирование бизнес-процессов путем взаимодействия через портал с клиентами и партнерами вместо традиционной переписки.

• Оперативное ознакомление сотрудников, не подключенных к СЭД, с нормативными и организационно-распорядительными документами посредством их публикации на портале.

• Укрепление горизонтальных связей и обмен знаниями в организации за счет коммуникаций через портал позволяет оптимизировать потоки работ.

• Интеграция приложений при помощи портала технически и методологически проще, чем взаимная интеграция отдельных приложений.

Давайте прежде разберемся в чем разница и в чем сходство портала и СЭД, а потом – зачем нужна их интеграция и какие преимущества это дает. Возьмем для начала портал. Здесь все на виду – новости, важные документы, текущие задания, уведомления, контакты, таксономия (хотя бы в виде структуры папок). Пользователь сам решает, чем ему заняться в данный момент и какая информация для этого понадобится. Цель портала — дать максимально широкий обзор информации, обеспечив персонализацию ее представления.

А теперь посмотрим на СЭД — и нам откроется совсем другая картина. Система «ведет» пользователя от одной задачи к другой, будь он самый главный руководитель или рядовой исполнитель. Пользователь реагирует на поступающие к нему документы и поручения, делает свою часть работы и передает эстафету дальше. Невольно напрашивается аналогия со знаменитым конвейером Генри Форда, где рабочий должен закручивать свою гайку, а не думать о машине в целом. Цель СЭД – быть таким конвейером по обработке документов, фокусируя внимание пользователя на конкретной текущей работе.

Хорошо это или плохо? Такая постановка вопроса лишена смысла, потому что надо учитывать более широкий контекст. Для типовых повторяющихся задач, идущих сплошным потоком, это скорее хорошо, потому что сотрудник не отвлекается ни на что лишнее, а выполняет то, что предписано регламентом: в канцелярии регистрируют документы, директор пишет резолюции, исполнители готовят ответы, согласуют документы и так далее.

Но есть активности и другого рода, в режиме «принести то, не знаю что», когда нужно подумать, покопаться в разных источниках, пообщаться с коллегами и, что самое интересное, такая необходимость может возникнуть даже в ходе отлаженного рутинного бизнес-процесса, когда случается что-то нестандартное или просто приходит новый человек на какую-то позицию и ему надо разобраться в делах.

ПОРТАЛ И СЭД – ЧТО ОБЩЕГО

Хранение и организация документов, вот что объединяет портал и СЭД! Обе системы прекрасно подходят для того, чтобы построить корпоративную библиотеку документов, структурировать ее понятным для бизнеса образом, дать удобные средства поиска. Кроме того, в обеих системах имеются функции для коллективной работы и управления задачами.

В этой похожести и есть ловушка: может показаться, что достаточно «прикрутить» к порталу workflow-движок, и он вполне справится с задачами СЭД. Или наоборот: доработать интерфейс СЭД, сделав его «порталоподобным». Оба варианта неконструктивны, потому что кроме внешнего сходства есть еще архитектурные и функциональные различия, которые нельзя игнорировать. Но об этом чуть ниже.

Корпоративные порталы и СЭД/ECM-системы занимаются, в общем-то, одним делом – управлением контентом (Content Management), где под контентом понимается очень широкий набор вариантов – документы, веб-страницы, каталоги товаров, веб-формы, фотографии, видео – любая неструктурированная или полуструктурированная информация. Поэтому некоторое функциональное пересечение неизбежно. Вопрос в том, как это использовать наилучшим способом. Как правило, управление документами в ECM реализовано гораздо богаче, чем в порталах. Зато портал позволяет агрегировать информацию из разных источников и персонализировать ее представление, что отнюдь не сильная сторона СЭД. Так что, в единой связке СЭД и портал работают эффективнее.

Продолжение темы в наших материалах «Портал упрощает электронный документооборот (часть 2)» и «Портал и СЭД: интеграция неизбежная (часть 3)».