Корпоративная система электронного документооборота
Несмотря на то, что социальные сети вошли в нашу жизнь всего несколько лет назад, они уже серьезно влияют на то, как мы делаем многие вещи. В том числе это касается и ведения дел в бизнесе. Многие предприниматели, к примеру, уже оценили возможности социальных медиа в плане промоутирования своего бренда во внешней среде: SMM в наши дни — очень востребованная услуга. Ряд компаний, особенно за рубежом, сейчас пытается пойти еще дальше, внедрив использование соцсетей во внутреннюю корпоративную культуру.
Нет, это не значит что нужно идти к начальнику ИТ-отдела и срочно требовать разблокировать сотрудникам «синюю соцсеть». Речь идет не о том, чтобы приспособить для деловой активности популярные социальные сети (как это работает в случае маркетинга), а о том, чтобы развить внутри организации культуру обмена информацией и групповой креативной деятельности.
Задумаемся: как это происходит сейчас? Обмен информацией и продуктивное общение между сотрудниками, в результате которого решаются текущие вопросы по проектам, ведется либо в строго формальной обстановке (совещание, видеоконференция), либо, попросту говоря, где попало: за обедом, в курилке, в стихийно возникающих чатах в корпоративном мессенджере и групповых обсуждениях по e-mail.
Между тем, такое общение можно и нужно систематизировать. Проекты, ведущиеся внутри компании, могут значительно выиграть от того, что сотрудники будут общаться по текущим вопросам без отрыва от работы над сопутствующими им документами. Возможность для этого дают современные технологии электронного документооборота — такие как интранет-соцсети и внутренние корпоративные порталы.
РАЗНИЦА МЕЖДУ КОРПОРАТИВНОЙ СОЦСЕТЬЮ И КОРПОРАТИВНЫМ ПОРТАЛОМ
Бизнес-приложения, которые сейчас называются корпоративными соцсетями и корпоративными интранет-порталами, на самом деле — одни из самых причудливых гибридов ежа и ужа, которые только могли вывести разработчики и запустить в корпоративную среду обитания. Де-юре это два разных класса приложений, каждый со своим собственным назначением. Де-факто все намного более запутанно.
В самом широком смысле, корпоративная соцсеть — это бизнес-ориентированное приложение, обладающее функциями социальной сети, то есть, в идеале дающее сотрудникам возможность создавать свои профили, объединяться в сообщества, вести дискуссии по рабочим (и не только) вопросам, читать корпоративную ленту новостей, загружать фото и так далее.
Корпоративный интранет-портал, в свою очередь — это внутренний сайт компании для унифицированного доступа к информации и приложениям. То есть, портал, по сути, является внутренним хранилищем знаний компании, доступным через веб-браузер. На портале хранится список сотрудников, корпоративная телефонная книга, адресная книга, различные расписания, шаблоны документов для взаимодействия с бухгалтерией или отделом кадров, список доступных интранет-сервисов, файловая корзина и так далее.
На практике разработчики стараются по максимуму устроить этим двум видам приложений перекрестное опыление. Корпоративному порталу прививаются функции соцсети (ведение профилей сотрудников, функции чата, лента новостей и так далее), в интранет-соцсеть пересаживают функции портала (файловое хранилище, календарь, адресная книга, интеграция с внутренними приложениями и тому подобное).
Полученное детище зоны радиационного отчуждения еще и пытаются «привести в ногу со временем», таща в него функции популярных интернет-сервисов, такие как блоги, микроблоги или элементы компьютерных игр (яркий пример — возможность присуждения сотрудникам бейджей типа «лучший работник месяца»). В иных случаях — пытаются собрать некое подобие «универсального солдата», вводя в него функции других корпоративных приложений, таких как виртуальная АТС, система документооборота и управления бизнес-процессами или CRM.
Самое интересное здесь то, что творящееся в этой сфере разностороннее смешение — абсолютно нормальная тенденция. Такое развитие корпоративного портала, корпоративной соцсети и систем автоматизации бизнеса отражает стремление автоматизировать то, что ежедневно происходит в каждой фирме — обмен внутрикорпоративной информацией и ее обсуждение. Представьте себе группу сотрудников, обсуждающих утвержденный директором приказ, вывешенный на доске объявлений. Для любой компании еще 10-15 лет назад — нормальная картина.
БУДЕМ БОЛТАТЬ ИЛИ РАБОТАТЬ?
Основная проблема сращивания корпоративного портала и возможностей соцсети — это построение такой архитектуры приложения, которая бы располагала к работе.
Сколько бы вам ни предлагали «заработать в соцсети», это не меняет того факта, что социальные сети — это, в первую очередь, средство развлечения, а развлекаются все люди по-разному. И вводя в корпоративный обиход элементы социальных медиа, необходимо учитывать две вещи:
что это такие элементы, которые не мешают основному рабочему процессу;
что это такие элементы, которые действительно интересны сотрудникам.
В самом деле, давая сотрудникам возможность свободной коммуникации в рабочее время, нельзя допускать, чтобы коммуникация велась не по делу. К примеру, личный микроблог сотрудника — это отдельный повод для раздумий. В расслабленной атмосфере многих компаний, особенно с горизонтальной иерархией управления, никто не гарантирует, что секретарь не решит завести в своем микроблоге #кэтстаграм. Или что отдел маркетинга не организует у себя в сообществе девичник. У нас самих иной раз чешутся руки запустить твиттер «Подслушано в Хоулмонте», а система микроблогов на корпоративном портале — это же железобетонная гарантия того, что нас будут читать! Шутки в сторону, при отсутствии утвержденного руководством и обязательного к исполнению регламента работы с порталом такие социальные функции могут превратиться в отвлекающий фактор.
Другая сторона медали — вещи, которые в корпоративной социальной сети просто никому не нужны. К примеру, во внутрикорпоративный блог зачастую просто нечего писать. Да, мы пробовали. У нас был блог, и сначала мы пытались публиковать туда отчеты о внутрикорпоративных мероприятиях — тех самых, на которых все были и видели все своими глазами. В итоге выяснилось, что такое лучше репостить в личных социальных сетях, где сотрудники могут рассказать друзьям, что творится у них на работе. Тогда мы решили сделать из блога базу знаний: стали писать туда статьи о внутрикорпоративных Java-разработках и прочие полезности. Аналогичным образом спустя несколько месяцев все эти материалы «переползли» на Хабрахабр, который привыкли и любят читать наши разработчики.
Модная сейчас геймификация корпоративных приложений — отдельный вопрос. Геймификация суть применение методик, характерных для компьютерных игр, в неигровых процессах. Аналитики Gartner прогнозировали, что уже к 2015 году технологиями геймификации воспользуются до половины всех организаций. Вероятно, где-то прогноз и сбылся, и более чем 70 % организаций из списка Global 2000 уже используют минимум одно игрофицированное приложение в корпоративном формате — но явно не у нас.
Беглый обзор рынка внутрикорпоративных порталов и соцсетей показывает, что вопрос геймификации здесь в основном сводится к использованию в бизнес-приложениях сценарных элементов, характерных для геймплея — таких как виртуальные награды, статусы, очки за эффективно выполненную работу. То есть, к воспроизведению методов нематериальной мотивации сотрудников, что в стране, которую мы потеряли, решалось при помощи похвальных грамот и доски «Наши передовики». Нужна ли вам для этого специальная программа — решать исключительно вам.
КОГДА СОЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ НЕ МЕШАЮТ, А ПОМОГАЮТ
Сегодня сотруднику любой организации ежедневно приходится выполнять множество задач. Работа отнимает большую часть жизни сотрудника, и поэтому многие компании идут на ухищрения, чтобы создать у сотрудника иллюзию «жизни в офисе», воспроизводя ему те развлечения, к которым он привык дома — от корпоративного спортзала до корпоративной соцсети. Это, безусловно, важно, так как повышает лояльность сотрудников к компании.
Но работа — это работа, а дом — это дом. У компании есть задачи для отдельных сотрудников или рабочих групп, которым даются сроки и бюджет, и от которых ожидается решение. И с точки зрения производительности компании, корпоративная соцсеть должна быть в первую не средством завоевания лояльности сотрудников, а инструментом повышения скорости решения задачи.
Поэтому при выборе корпоративного портала или интранет-решения, включающего социальные функции, необходимо обращать внимание на те из них, которые будут своего рода входной точкой в жизнь компании — и через нее непосредственно в рабочий процесс.
Такими социальными функциями могут быть:
Лента новостей. В социальной сети это первое, что видит пользователь, заходя на сайт. В ленте новостей отображаются последние сообщения, опубликованные пользователями и сообществами, на которые подписан юзер. В корпоративной ленте новостей пользователь, в свою очередь, должен иметь возможность ознакомиться с актуальной информацией из жизни фирмы — в нее можно транслировать уведомления о изменениях в правилах поведения в офисе, выходных, заработной плате и пр., а также последние пресс-релизы. Последнее очень важно для сотрудников, работающих с клиентами — ведь им приходится поддерживать имидж компании перед клиентами.
Персональный профиль. Страница в соцсети заполняется самим пользователем и в своем развлекательном варианте несет в себе массу личной информации о владельце — об его внешности, образовании, местах работы и службы, вкусах и предпочтениях, семейном положении и т.д. Для рабочего профиля вполне достаточно страницы с фото, должностью и рабочими контактами. Вряд ли для решения рабочей задачи вам понадобится знать, что менеджер по продажам А. увлекается автотуризмом, а юрист Б. находится в активном поиске.
Список друзей. В развлекательных соцсетях друзья находят друг друга сами. Пользователь модерирует свой круг общения, удаляя ненужные контакты и выделяя близкие. В корпоративной сети такой вседозволенности, разумеется, быть не может — возможность добавить начальника в «черный список» вряд ли приведет к чему-то хорошему. Поэтому на корпоративном портале пользователю должен быть доступен список всех сотрудников компании с возможностью поиска, позволяющий найти любого человека, с которым ему предстоит выполнить общую задачу, и связаться с ним.
Мультимедиа. В социальных сетях это, как правило, картинки, аудио и видео — поле вечной битвы между владельцами сайтов и правообладателями. На корпоративном портале актуальны другие типы контента — в первую очередь, текстовые. Если в компании применяется электронный документооборот, что такое текстовый контент, объяснять не нужно — это могут быть шаблоны документов для взаимодействия с бухгалтерией и отделом кадров, техническая документация, различного рода положения, инструкции, правила и другие документы, распространяющиеся на всю компанию, а не на какой-то конкретный проект. Возможна также организация корпоративных фотоальбомов.
Личные сообщения. Общение пользователей друг с другом — одна из ключевых функций любой социальной сети. Поэтому корпоративный мессенджер с возможностью отправки сообщений пользователям, находящимся на портале в режиме онлайн, на портале должен быть.
Оповещения. Назойливое окошко с автоматическим напоминанием «сегодня празднуется День шахтера — поздравьте друзей», знакомое всем пользователям самой популярной в России соцсети, в корпоративной среде может быть вполне полезным. Например, автоматически уведомлять всю компанию о важных новостях отрасли, курсах валют, погоде или о том, что в системе зарегистрировался новый сотрудник. (Или что у начальника департамента день рождения и пора скидываться на подарок). Таким образом, начиная день с просмотра портала, пользователь сможет быстро охватить взглядом происходящее в компании, а затем перейти непосредственно к работе. Этому должен способствовать второй важный шаг — интеграция портала с системой, непосредственно автоматизирующей работу компании.
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ — ВХОДНАЯ ДВЕРЬ В РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС
Что делает офисный сотрудник, приходя на работу? Делает чашку кофе, разбирает почту, узнает свои рабочие задачи на день и начинает трудиться. При наличии системы автоматизации бизнеса и корпоративного портала, интегрированного с ней, план работ на день будет у пользователя перед глазами вместе с корпоративными новостями.
Конечно, никаких рекомендаций по интеграции здесь нет и быть не может, потому что здесь все зависит от того, какая система главным образом автоматизирует работу компании. Если это CRM — значит, пусть будет CRM. В случае наших заказчиков это система документооборота ТЕЗИС, для которой есть входная точка в виде корпоративного портала с функциями соцсети — «ТЕЗИС:Портал». Электронный документооборот использует не каждая фирма, желающая внедрить портал, но мы можем сказать, что эти вещи взаимосвязаны. Если уже есть желание иметь корпоративный портал, то электронный документооборот фирме, вероятно, тоже скоро понадобится.
«ТЕЗИС:Портал» объединяет социальные функции корпоративного веб-портала, о которых рассказывалось выше (а по желанию пользователей, еще и другие — доступно более 60 различных модулей) с инструментами системы, обеспечивающей электронный документооборот компании, такими как управление задачами, документами и канцелярией.
Посещая «ТЕЗИС:Портал», пользователь авторизуется и в системе ТЕЗИС, благодаря чему портал «подтягивает» из системы электронного документооборота, вход в которую осуществляется автоматически, задачи, назначенные пользователю к исполнению, документы, присланные на согласование, ознакомление или регистрацию, и показывает их в иерархической структуре прямо на главной странице портала. Таким образом, пользователь сразу видит, чем ему предстоит сегодня заняться, переходит к карточке задачи или документа непосредственно с портала и приступает к работе.
Кроме того, портал отображает уведомления, которые автоматически генерирует пользователю система ТЕЗИС — к примеру, о том, что определенный документ отклонен. Учитывая, что дело происходит в корпоративной соцсети, гневный вопрос «Как, уже в третий раз?!» можно задать отклонившему в реальном времени, используя встроенный мессенджер. Дискуссию можно перенести и непосредственно в СЭД ТЕЗИС, используя функциональность комментариев к карточке. Для компаний, использующих СЭД ТЕЗИС, чтобы автоматизировать электронный документооборот, практика подобного обсуждения документов и задач является привычной.
Двусторонняя интеграция дает возможность отправки документов из системы ТЕЗИС для публикации на портале. Таким образом можно быстро и удобно доводить до сведения сотрудников только что утвержденные приказы, положения и регламенты. Так, социальные и деловые функции двух приложений плавно перетекают друг в друга — не мешая рабочему процессу, а способствуя ему.
Портал дает возможность быстрого обмена документами между разными департаментами организации и отделом ДОУ. Документ, загруженный с портала, автоматически отправляется в систему электронного документооборота — электронное дело, в которое будет включен документ, ведется соответствующим сотрудником, до которого в условиях отсутствия социальных функций портала нужно еще дойти ногами.
При интеграции системы электронного документооборота и корпоративной соцсети общение между сотрудниками ведется не в стихийной форме — оно непосредственно привязано к обсуждаемому документу или задаче. Такая систематизация социального взаимодействия между сотрудниками, по нашему мнению, ориентирована на продуктивность работы и не включает в себя ничего лишнего.
Конечно, нашу попытку «скрестить ежа с ужом» нельзя назвать идеальной — мы все же делаем упор на электронный документооборот, минусы которого известны. Стандарты в данной сфере практически отсутствуют, и разработчики корпоративных порталов и внутрикорпоративных социальных медиа, как гласит популярный статус в соцсети, пока что «находятся в активном поиске». Для компаний, не планирующих электронный документооборот, сравнение других продуктов с вышеописанным будет не лишним.
РАЗУМНАЯ КОММУНИКАЦИЯ — КЛЮЧ К ПРОДУКТИВНОСТИ
Возможности, предлагаемые социальными сетями, могут дать преимущества вашему интранету, так как пользователи давно знакомы с социальными медиа и привыкли к их влиянию на свою жизнь. Современный сотрудник пользуется соцсетями интуитивно, и эти фактором не стоит пренебрегать.
Корпоративный портал — незаслуженно забываемый и многим не вполне понятный инструмент для внутренней коммуникации. Он способен повысить эффективность работы сотрудников, их лояльность к компании и помочь создать общую базу знаний для работников организации.
Корпоративный портал, интегрированный с системой документооборота, унифицирует коммуникации во внутрикорпоративной среде и дает новые возможности для взаимодействия между работниками организации.
