В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, является таким же участником электронного документооборота в банке, как и любой другой сотрудник – он тоже согласует и утверждает документы. Однако, в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны, и поэтому их потребности достаточно сложно удовлетворить при помощи обычной СЭД.

Деятельность группы руководителей, такой как совет директоров и правление, в свою очередь, вообще сложно автоматизировать при помощи СЭД – для их коллективной работы и поддержки процессов корпоративного управления нужны специализированные системы. Однажды перед нашей компанией встала задача по интеграции СЭД в банковской сфере и cистемы автоматизации совещаний правления банка. Что из этого получилось – читайте ниже.

ВСЕ НАЧАЛОСЬ С СЭД

Один из наших постоянных клиентов — АКБ «Алмазэргиэнбанк». Территориальная сеть банка на сегодняшний день включает 13 дополнительных офисов в Республике Саха (Якутия), 5 операционных офисов в Якутске, два представительства в городах федерального значения – Москве и Санкт-Петербурге, операционный офис в Хабаровске. Алмазэргиэнбанк обслуживает свыше 15 тысяч корпоративных и 350 тысяч частных клиентов и занимает на рынке банковских услуг Якутии позиции одного из крупнейших универсальных банков.

В 2014 году в Алмазэргиэнбанке была внедрена система управления документами и задачами ТЕЗИС в стандартной конфигурации, плюс была выполнена миграция документов из старой СЭД. Проект по модернизации электронного документооборота в банке прошел удачно – о нем вы можете почитать здесь. Уже через год заказчик захотел расширить функциональность решения за счет автоматизации работы правления – в частности, заседаний правления, и, желательно, с применением мобильных устройств.

Для того чтобы провести в электронной форме заседание коллегиального органа, системе нужны другие функции – планирование заседаний, управление повесткой, подготовка вопросов и материалов (документов) к ним, голосование и оформление протокола, контроль исполнения. Именно это и просил наш заказчик – сделать так, чтобы управляющие органы банка могли работать на мобильных устройствах, принимать решения на совещаниях и контролировать их выполнение.

ЯКУТСК – САМАРА – МОСКВА

Заказчик рассмотрел несколько специализированных систем для коллегиальных органов, но остался недоволен. Тогда мы показали ему систему BoardMaps — разработку компании «Дэшборд Системс», с которой мы теперь стали технологическими партнерами.

Компания «Дэшборд Системс» базируется в г. Москва и является резидентом наукограда Сколково. Флагманский продукт компании – система для автоматизации деятельности советов директоров, правлений, комитетов и рабочих групп под названием BoardMaps.

Решение BoardMaps обеспечивает полноценную работу с вопросами и поручениями, а также безопасную работу с документами и материалами по результатам заседаний руководителей, возможность электронного голосования с использованием ЭП и пр. Система рассчитана на крупный и средний бизнес, фонды прямых инвестиций, государственные структуры.

С командой BoardMaps мы договорились легко, потому что они тоже были заинтересованы во внедрении своей системы у нашего заказчика. География проекта получилась распределенной: заказчик в Якутске, наша компания Хоулмонт – в Самаре, а партнер – компания «Дэшборд Системс» – в Москве. Вместе с партнером мы съездили в Якутск и показали заказчику, как будет работать электронный документооборот в банке в связке с системой для коллегиальных органов.

В результате все три стороны договорились, что BoardMaps будут пользоваться только члены правления и секретари, а все остальные сотрудники банка останутся в СЭД ТЕЗИС. Такое разделение основано на функциональных свойствах обоих продуктов: простым сотрудникам не нужен BoardMaps, а членам правления вовсе не обязательно заходить в ТЕЗИС. Так мы заложили фундамент для будущей интеграции.

ИНТЕГРАЦИЯ: ЧТО, ЗАЧЕМ И КАК

С точки зрения организации электронного документооборота в банке процесс выглядел следующим образом: изначально совещания планируются в BoardMaps. Их готовят секретари, то есть, собирают вопросы, формируют повестку, оповещают участников о предстоящем заседании и т.д.

Непосредственно в ходе заседания организуются доклады по вопросам согласно повестке, ставятся на голосование проекты решений, и фиксируются результаты голосования. После того, как заседание завершается, секретарь оформляет протокол и создает в системе поручения, которые были даны по рассмотренным вопросам.

Далее поручения, созданные там по итогам заседания (вместе с протоколом совещания) передаются в СЭД ТЕЗИС. Запускается стандартный процесс обработки задач в системе документооборота, исполнители свои задачи выполняют, и результат этого выполнения уходит обратно в BoardMaps.

Как только в СЭД задача выполняется, поручение становится выполненным и в системе автоматизации работы правления банка. Ознакомление с протоколом заседания также можно запустить в виде процесса в ТЕЗИС.

КАК МЫ ЭТО СДЕЛАЛИ НА ПРАКТИКЕ?

Каждый из продуктов – СЭД ТЕЗИС и BoardMaps — ориентирован на свою предметную область. Поэтому и нам, и партнеру пришлось дорабатывать API своих продуктов, чтобы интегрировать их друг с другом.

На стороне ТЕЗИС нужно было сделать две вещи. Во-первых, добавить возможность забирать данные из поручений BoardMaps – то есть, заполнять поля задач по определенному алгоритму. Во-вторых, при работе с протоколом заседания блокировать все процессы кроме ознакомления — потому что протокол согласовывается и утверждается в BoardMaps.

Коллегам из «Дэшборд Системс» тоже пришлось потрудиться – им нужно было блокировать сами поручения, пока они находятся на исполнении в ТЕЗИСе, чтобы в BoardMaps нельзя было случайно проставить отметку о выполнении поручения, пока исполнитель не отчитался в СЭД.

В результате мы получили возможность организовать сквозной процесс, когда решения, принятые на самом верху, на заседании правления, спускаются в подразделения и доводятся до конкретных исполнителей, используя привычный механизм СЭД в банке. Причем эти задачи можно разбивать на подзадачи, переназначать, делегировать – то есть, использовать все богатство возможностей управления бизнес-процессами в СЭД ТЕЗИС. И наоборот: председатель и члены правления могут увидеть результат исполнения своих поручений непосредственно в системе автоматизации работы коллегиальных органов, не заходя в СЭД.

ЕСЛИ ПОСМОТРЕТЬ БОЛЕЕ ШИРОКО…

С одной стороны, этот проект выглядит как заказная разработка для конкретного заказчика. Обычно подобные разработки так и остаются уникальными и мало что дают для развития продукта.

Но здесь интересным было то, что делалась интеграция с системой, которая сама активно продвигается на рынке и имеет вполне четкий фокус. Целевая аудитория BoardMaps – это коллегиальные органы корпоративного управления, включая советы директоров, комитеты, правления и т.д. Так что, если взглянуть более широко, то это была не уникальная разработка для заказчика, а интеграция с конкретным продуктом.

Несмотря на то, что в СЭД ТЕЗИС теперь уже (в версии 4.1) есть собственный модуль управления совещаниями и контроля исполнения пунктов протокола, мы видим в партнерстве с «Дэшборд Системс» большой потенциал.

Ведь большие руководители хотят, чтобы у них все было на планшете, удобно и красиво, с минимумом функций – только самое необходимое. Однако, таких руководителей в компании обычно немного – 10-20 человек, а количество пользователей СЭД может исчисляться сотнями и тысячами сотрудников.

Поэтому для поставщика массовой СЭД может чисто экономически оказаться невыгодно самим разрабатывать специальное приложение для такой узкой группы пользователей. А вот для специализированной компании, которой в данном случае является «Дэшборд Системс», это основной бизнес. Поэтому проект дал банку удобную двухуровневую автоматизацию процесса, а нам – полезную наработку для включения в новые версии СЭД ТЕЗИС.