Многие считают, что понятия «делопроизводство» и «документооборот» тождественны. Казалось бы, и тут, и там в центре стоят документы предприятия. Однако делопроизводство — гораздо более широкое понятие, чем документооборот. Что, впрочем, совершенно не мешает использовать для его автоматизации систему электронного документооборота, воспользовавшись встроенными в нее функциями программы электронного делопроизводства. Расскажем, как это организовано в СЭД ТЕЗИС, но для начала немного пройдемся по терминологии.

=====

В чем разница между делопроизводством и документооборотом?

Многие полагают, что эти два термина обозначают одно и то же, однако, на самом деле, одно является частью другого — надо сказать, весьма существенной. Делопроизводство невозможно без документооборота, а документооборот вне рамок делопроизводства не существует.

Коротко говоря, документооборот — это движение документов внутри компании: их передача от сотрудника к сотруднику для доработки, согласования, утверждения. Кстати говоря, создание и правка документов — другое понятие: все это в совокупности называется документированием.

Делопроизводство — куда более комплексное понятие. В него традиционно включают три составные части или, вернее сказать, три основные задачи, которое оно решает:

• документирование — создание, правка, согласование и утверждение документов;
• документооборот — обеспечение движения, контроля исполнения и использования документов;
• канцелярия — ведение архива документов с нумерацией, подшивкой в дела, а также поиск документов в архиве.

Все это в совокупности служит одной цели — документационному обеспечению управления (ДОУ).

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Оно подкрепляет документами деловые процедуры, которые компания проводит для ведения своих дел и выполнения своих целей и задач, а также практического управления сотрудниками, взаимодействием с контрагентами, создания внутренних регламентов компании и оптимизации бизнес-процессов.

Максимально коротко, делопроизводство — это весь комплекс мер по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса.

Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Итак, когда мы уяснили, что делопроизводство служит цели обеспечить документационную поддержку управления организацией, следует поговорить собственно о ДОУ.

Как принимаются управленческие решения? Руководитель получает некую информацию о задаче, требующей его веского слова. Он перерабатывает, анализирует эту информацию, на основе своих выводов принимает решение и сообщает его подчиненным.

Все это тесно связано с документацией. Информация может поступить в виде документа, для ее анализа может потребоваться создание многих различных документов, объявление решения сотрудникам может быть в форме документа.

Таким образом, делопроизводство является существенной частью процесса принятия управленческого решения, и корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Как именно связаны управление и делопроизводство?

Связь между управлением и делопроизводством можно продемонстрировать даже на обыкновенной для любого бизнеса процедуре — найме сотрудника на работу. Допустим, что алгоритм найма следующий:

• руководство принимает решение об открытии новой вакансии;
• отдел кадров составляет описание вакансии и согласовывает его с руководством;
• описание размещается на сайте компании и биржах труда;
• кандидаты присылают свои резюме по контактам, указанным в описании;
• отдел кадров отбирает резюме и передает их руководству;
• руководство отсматривает резюме и принимает решения о приглашениях на собеседования;
• по итогам собеседований отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

В этой процедуре принимаются как минимум три управленческих решения: об открытии вакансии, о приглашении на собеседование и о приеме на работу. В их принятии фигурируют три документа: описание вакансии, резюме, трудовой договор. Они либо формируются внутри компании, либо присылаются для ознакомления. Таким образом, идут документирование и документооборот, являющиеся неотъемлемой частью делопроизводства. Если процедура найма более сложная, к примеру, с выполнением тестового задания, проверкой кандидата службой безопасности и медицинской комиссией, то документов, с которыми работает руководство, становится еще больше.

Таким образом, мероприятия по делопроизводству сопровождают принятие управленческих решений там, где нужно получить или выдать некую информацию в виде документов. Отсюда и вытекает связь между делопроизводством и управлением, так что одно непосредственно влияет на другое. Особенно ярко это проявляется в государственных организациях, где в документальном подтверждении, в силу особенностей российского законодательства, нуждается любой шаг.

Документ выступает как средство информационного обмена для руководителей. Так что если в организации не отлажено делопроизводство, то страдает и управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, скорости приема и передачи информации, правильной организации информирования, возможностей поиска, хранения и использования документов.

Почему делопроизводство нуждается в автоматизации?

Потому что содержит в себе процессы информационного обмена, которые могут и должны быть переведены на цифровые рельсы. Если резюме будут поступать на стол HR прямо с сайта компании, а трудовой договор — автоматически формироваться по шаблону, процесс трудоустройства избавится от многих лишних проволочек.

А с расширением предприятия, ростом численности сотрудников и направлений деятельности процессы информационного обмена становятся настолько запутанными, что их автоматизация напрямую является оптимизацией деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства помогает:

• руководителям — не потерять целостную картину происходящего в компании или подразделении, которым они руководят;
• Отделам и подразделениям компании — получать информацию о деятельности друг друга и работать в слаженном ритме, что повышает качество обслуживания клиентов и налаживает взаимодействие с контрагентами;
• сотрудникам — повысить производительность труда, справляться меньшими человеческими ресурсами там, где в ином случае пришлось бы расширять штат, вкладываться в новые рабочие места, помещения, коммуникации, обучение;
• владельцам компании — избежать новых инвестиций в бизнес, потребности в увеличении оборотов, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Распространенная ошибка автоматизации делопроизводства, и как от нее избавиться

Придя к выводу о необходимости автоматизации мероприятий по ДОУ за счет информационных технологий, компании часто совершают ошибку при выборе метода автоматизации.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера, руководителя. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, в то время как весь остальной штат — вне его. Прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными, а деятельность сотрудников — друг с другом.

Автоматизация делопроизводства, следовательно, должна быть комплексной. Программа электронного делопроизводства должна быть едина и доступна всем сотрудникам, деятельность которых хоть как-то подкрепляется документами.

Учреждению, поставившему себе цель организовать эффективную среду информационного обмена для совершенствования качества управления, следует выполнить задачи по автоматизации всех трех составных частей делопроизводства:

• документирование;
• документооборот;
• ведение цифрового архива.

Учитывая три основных составных части делопроизводства, упомянутые выше, программа должна включать в себя возможности создания документов, обмена документами и хранения документов в цифровом виде с возможностью их поиска.

Кроме того, автоматизированная система электронного делопроизводства должна иметь возможность интеграции с прикладными системами и платформами компании, чтобы документы эффективно доходили и приходили от всех сотрудников.

Дополнительные требования к программе электронного делопроизводства

Делопроизводственная программа для корпоративных пользователей обязана базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, которая, как ни крути, до сих пор находится на стадии между бумажным и электронным делопроизводством.

Таким образом, решение для российской организации должно включать в себя как возможности перевода бумажных документов в электронные — сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, — так и возможности работы с электронными документами, их созданием, пересылкой внутри локальной сети и по Интернету (особенно по электронной почте), хранения, поиска и извлечения.

Кроме того, не лишним будет обратить внимание на технологические особенности системы: клиент-серверная архитектура, работа с различными СУБД, масштабируемость, возможность интеграции с различными системами, простота использования и администрирования.

Почему для автоматизации делопроизводства можно использовать СЭД?

Функциональность современных систем управления документами намного шире, чем простая пересылка документов от одного сотрудника к другому (что, в сущности, и есть документооборот). Так, СЭД ТЕЗИС способна обеспечить полный комплекс мероприятий по поддержке ДОУ, включая:

• документирование: создание и разработку документов с внесением правок и отслеживанием истории версий;
• документооборот: передачу документов между сотрудниками с уведомлениями о необходимости обратить внимание на документ;
• создание автоматизированных процессов работы с документами за счет встроенного визуального конструктора процессов;
• ведение электронного архива документов при помощи функциональности канцелярии с возможностью ввода и распознавания бумажных документов, то есть оцифровки архива;
• полнотекстовый поиск по номерам, заголовкам, содержимому документов в электронном хранилище с возможностью сразу передать найденный документ ответственному сотруднику.

Таким образом, система электронного документооборота ТЕЗИС хоть и включает традиционно в свое название слово «документооборот», но по сути является полнофункциональной программой электронного делопроизводства. Она отвечает вышеназванным требованиям в полной мере и способна обеспечить автоматизацию всех трех компонентов делопроизводства, о чем ниже.

Документирование в СЭД ТЕЗИС

Документирование является первой и главной задачей по поддержке управленческих решений. Создание документов, их прием из внешних источников, ознакомление, редактирование — вот те возможности, которые в первую очередь должна обеспечивать программа электронного делопроизводства.

СЭД ТЕЗИС имеет прямую интеграцию с Microsoft Office за счет надстройки. Таким образом, разработав документ, к примеру, в Microsoft Word, его можно сразу отправить в систему для дальнейшей обработки. В СЭД будет автоматически создана карточка нового документа, пронумерована и снабжена созданным документом в виде вложения.

То же касается редактирования: любое вложение из СЭД ТЕЗИС можно отправить на редактирование в Microsoft Office и внести необходимые правки, после чего будет создана новая версия документа с фиксацией автора, даты и времени создания новой версии.

Что касается ввода документов в систему, СЭД ТЕЗИС позволяет загружать документы:

• с компьютера пользователя;
• из электронной почты;
• со сканера или МФУ с последующим распознаванием и созданием электронного документа;
• из смежных системы, интегрированных с СЭД, если таковые имеются.

Функции ознакомления с документами для СЭД ТЕЗИС является стандартной и доступна даже в минимальной редакции системы. Любой документ можно открыть для ознакомления прямо в СЭД, без необходимости скачивания на компьютер.

Документооборот в СЭД ТЕЗИС

Процессы документооборота непосредственно соприкасаются с принятием управленческих решений, ведь именно они представляют собой тот самый информационный обмен, который для этого необходим. Получить документ, ознакомиться с ним, провести процесс согласования, утвердить, передать в нужные руки и проконтролировать исполнение — все это в ТЕЗИС осуществляется за счет стандартных процессов.

Процесс «Ознакомление» позволяет направить созданный (или полученный — по e-mail, со сканера, из интегрированной системы) документ другому пользователю (или пользователям) с уведомлением о необходимости обратить внимание на документ. Уведомления могут поступать в самой системе, на e-mail и даже прямо на рабочий стол пользователя за счет десктопного приложения ТЕЗИС:Помощник.

Процесс «Согласование» позволяет отправить документ на процедуру согласования с руководством и другими ответственными лицами. Если ознакомление больше подходит для документов из внешних источников (например, резюме соискателей или коммерческое предложение от потенциального партнера), то процесс согласования необходим для документов, которые разрабатываются внутри компании (договоры, коммерческие предложения, маркетинговые материалы и многое другое). Можно включить в процесс любое количество согласующих, каждый из которых может вернуть документ автору на доработку со своими комментариями и правками. Все движения документа в рамках согласования также сопровождаются уведомлениями.

Процесс «Утверждение» непосредственно связан с процессом согласования, точнее, он его завершает. Утверждающий руководитель ставит финальную точку в разработке документа, после чего он считается готовым и направляется туда, куда предназначен — внутри СЭД для ознакомления, контрагенту по электронной почте, на печать, в архив или в смежную систему для дальнейшей обработки.

Имеется также встроенный процесс контроля исполнения документов, который позволяет назначить ответственного наблюдателя за тем, как положения документа претворяются в жизнь.

Помимо стандартных процессов документооборота, система ТЕЗИС включает в себя удобный визуальные конструктор нестандартных процессов, который позволяет автоматизировать самые сложные и многоэтапные процедуры информационного обмена для принятия управленческих решений.

Электронная канцелярия в СЭД ТЕЗИС

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и выполняет одну из трех основных делопроизводственных задач. В ТЕЗИС функции архива выполняет раздел «Канцелярия», с которым работают ответственные за архив сотрудники — секретари, делопроизводители, архивариусы.

Направление документа в архив осуществляется за счет процесса «Регистрация», который позволяет передать документ сотруднику, имеющему доступ к электронной канцелярии. Документы автоматически нумеруются (доступна тонкая настройка автонумерации, позволяющая создавать уникальные номера и коды документов, принятые в конкретной организации) и распределяются на дела и тома в зависимости от периода деятельности организации или иных критериев.

Хранящиеся в архиве документы легко извлекаются из него за счет полнотекстового поиска, позволяющего искать по самым разным параметрам — названию, содержанию, номеру документа, а также метаданным его карточки (включая, к примеру, автора, дату создания и т.п.) Таким образом, запросить документ у ведущего архив очень просто — он быстро найдет нужный и отправит сотруднику для ознакомления.

Перспективы компании после автоматизации делопроизводства

Автоматизации работы с документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании. Ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество частных лиц-клиентов. Автоматизация делопроизводственных процессов открывает компании следующие перспективы:

• налаживается информационный обмен и контроль: документы больше не теряются, контролируются, исполняются;
• улучшается качество управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;
• секретари и другие сотрудники, ответственные за делопроизводство, получают серьезную поддержку в работе, их деятельность ускоряется и совершенствуется;
• интеграция системы автоматизации делопроизводства с рабочими местами, информационными и прикладными системами позволяет доносить управленческие решения от самых верхних до самых нижних уровней компании.

Как следствие — ускорение деятельности компании в целом, увеличение оборотов, повышение качества обслуживания клиентов и производства товаров и услуг.

Российские производители предлагают недорогие и качественные решения в этой области. В частности, СЭД ТЕЗИС имеет гибкую ценовую политику и доступна организациям самого различного масштаба и достатка. Автоматизация делопроизводства — это доступно и чрезвычайно эффективно для бизнеса.