Автоматизация документооборота — это гораздо более широкий спектр возможностей и преимуществ, чем просто цифровизация работы с документами. Системы электронного документооборота ускоряют процессы принятия и исполнения управленческих решений — как в плане тактики, так и в плане стратегии. Немалую роль автоматизация работы с документами играет и в повышении экономической эффективности. В этой статье мы рассмотрим, какие преимущества дает СЭД помимо повышения качества работы с документацией, какие виды СЭД обеспечивают эти преимущества, а также расскажем, что может СЭД ТЕЗИС кроме управления документацией.

=====

Повышение управленческой эффективности

Внедрение системы автоматизации документооборота серьезно влияет на управленческую эффективность — об этом мы уже писали целую статью. Коротко говоря, автоматизация работы с документами является частью цифровизации делопроизводства, которое напрямую служит документационному обеспечению управления.

За счет структуризации и цифровизации работы с документами руководители получают следующие преимущества:

• оперативный доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений, вне зависимости от того, поступила ли она только что или уже давно сдана в архив;
• цельную картину работы собственного подразделения и каждого сотрудника в отдельности за счет контроля исполнения решений по документам — как временного, так и качественного;
• оптимизацию работы своего отдела за счет выстраивания автоматизированных процессов работы с документами;
• быструю постановку задач сотрудникам на основании документов с контролем исполнения;
• доступ к информации других подразделений компании, информированность о деятельности других руководителей, что в совокупности работает на общую эффективность управления компанией;
• возможность формирования отчетов, что дает представление о результативности работы и почву для дальнейших улучшений.

Отлаженный электронный документооборот дает руководителям быстрый доступ к необходимой для управления информации, что прямо влияет на скорость и качество принятия значимых для деятельности компании решений.

Повышение экономической эффективности

Экономическая эффективность — это уже не про удобство, а про деньги. Выделим основные факторы, которые влияют на экономический эффект от автоматизации работы с документами.

Мы говорили о том, что автоматизированная система работы с документами даёт возможность ставить задачи сотрудникам и контролировать их исполнение. Это повышает ответственность сотрудников в выполнении работы и позволяет реже срывать сроки выполнения, что имеет не только экономический, но и репутационный эффект. Компания, которая работает как часы — привлекательный партнер для новых заказчиков.

Помимо этого, автоматизация работы с документами подразумевает выстраивание автоматических процессов работы внутри отделов. Документы и задачи движутся, как на конвейере, рутинные операции минимизированы. А это значит, что сотрудники могут быстрее переходить от одной задачи к другой, то есть, выполнять больше работы — прямой фактор, влияющий на экономическую эффективность.

Наконец, автоматизированные процессы могут быть сквозными, то есть, затрагивать работу нескольких подразделений сразу. Управленческие решения в рамках сквозного процесса автоматически ки переходят из отдела в отдел, сотрудникам ставятся задачи, задачи исполняются — вся структура компании работает слаженно. Это означает быстрое обслуживание заказчиков и, соответственно, ускорение получения выгоды.

Эти преимущества — повышение управленческой и экономической эффективности за счёт автоматизации документооборота — доступны бизнесу любой организационно-правовой формы, в любой сфере, с любыми доходами, размерами, направлениями и перспективами работы.

Какие системы автоматизации управления документами дают такие эффекты?

Настоящую революцию в сфере автоматизации документооборота произвели workflow-системы, или системы управления документами и задачами. По сути, они вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что ввели понятие бизнес-процесса: алгоритма действий по работе с документами.

Именно связь документов с задачами по их созданию, согласованию, правке, утверждению, исполнению в рамках бизнес-процесса и дает те самые эффекты, о которых мы писали выше.

Системы управления документами и задачами достаточно долго и сложно внедряются, потому что каждая совокупность действий – бизнес-процесс – должна быть четко продумана с учетом всех возможных ситуаций при работе над документом и регламентов, уникальных для данной компании.

Однако, этот минус перекрывается одним и самым важным плюсом – глубочайшей оптимизацией деятельности Компании. Именно к классу систем управления документами и задачами относится СЭД ТЕЗИС, обладающая массой функций для повышения управленческой и экономической эффективности.

Консолидация всех документов компании и поиск

СЭД ТЕЗИС собирает все документы компании в едином хранилище, вне зависимости от того, откуда они поступают:

• с компьютеров сотрудников;
• из электронной почты;
• со сканера;
• из интегрированных систем.

Кроме того, СЭД имеет встроенную функцию электронного архива, которая позволяет разбивать документы на дела и тома и хранить их в структурированном виде.

По всем документам, существующим в системе, доступен полнотекстовый поиск, обеспечивающий быстрый доступ к искомой информации. Все это работает на оперативность получения информации руководителем: не нужно ждать, пока найдется акт двухлетней давности, который внезапно понадобился для принятия решения сейчас. Возрастает скорость принятия решений, что позволяет компании работать оперативнее. Это прямое влияние на управленческую эффективность и косвенное — на экономическую.

Папка «Мой отдел» и контроль исполнительской дисциплины

Для руководителей в системе доступна папка «Мой отдел», которая позволяет моментально узнать, чем занимаются подчиненные. Достаточно открыть папку, и отобразится полный список документов и задач, которые в данный момент обрабатывают сотрудники.

Это дает целостную картину работы отдела, позволяет оперативно корректировать деятельность подчиненных и скорость выполнения работы. Руководитель может в любой момент получить срез деятельности своих подчиненных, что напрямую работает на качественный контроль работы отдела.

Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает средства временного контроля исполнительской дисциплины:

• автоматические уведомления о поставленных и просроченных задачах и для сотрудников, и для руководителя;
• формирование диаграмм загруженности сотрудников, включая диаграмму Ганта.

Отслеживание загруженности сотрудников позволяет оптимально распределять задачи между ними, что минимизирует риск срыва сроков исполнения — и управленческий, и экономический, и репутационный эффект. Плюс постоянные уведомления о необходимости работать по задаче естественным образом поднимают личную ответственность сотрудников за выполнение задач в срок.

Конструирование бизнес-процессов

Одно из самых главных преимуществ СЭД ТЕЗИС, которое и относит ее к классу workflow-систем — это визуальный конструктор бизнес-процессов, который позволяет глубоко оптимизировать работу в СЭД, при этом не требуя навыков программирования.

Средство конструирования процессов позволяет систематизировать какую угодно деятельность — от рутинных операций, вроде выписки справок, до сложных, сквозных процессов, требующих слаженной работы нескольких отделов (к примеру, закупка товара).

Оптимальнее всего выстроить бизнес-процессы уже при внедрении системы по представленному техническому заданию. Затем их можно совершенствовать и добавлять новые в рамках технической поддержки.

Однако, СЭД ТЕЗИС дает возможность и самостоятельно настраивать процессы своей компании — ведь конструктор основан на свободной нотации (системе описания процессов) BPMN 2.0, которую можно освоить и тем самым сэкономить средства на обслуживание СЭД.

При настроенных автоматических бизнес-процессах задача или документ сразу отправляются по маршруту от сотрудника к сотруднику, которые могут быстро обработать свой этап процесса, и отправить задачу или документ дальше. Все это ускоряет работу компании в целом и прямо воздействует на скорость получения прибыли.

Управление задачами

Система управления документами и задачами потому и называется так, что помимо работы с документацией исполняет роль, что называется, таск-трекера. В системе присутствует возможность постановки задач — на основании документов или без этого. А как уже было сказано, задачи внутри системы движутся по отлаженным маршрутам.

Руководитель может поставить задачу одному сотруднику, нескольким или даже всему отделу сразу. Он может выставить сроки, назначить наблюдателей, которые будут помогать ему контролировать исполнение, и тем самым обеспечить себе удобное и эффективное управление своими подчиненными.

Разграничение доступа

СЭД ТЕЗИС имеет гибкую систему прав доступа к документами и задачам. Она позволяет как открыть одному подразделению доступ к документам другого, так и закрыть его, обеспечив конфиденциальность информации. Более того, система прав позволяет допускать к отдельным документам контрагентов для ознакомления и внесения замечаний — при этом все внутренние документы остаются для них закрытыми.

Если руководители нескольких взаимодействующих подразделений имеют доступ к информации о деятельности друг друга, это естественным образом позволяет им работать более слаженно. А от координации действий внутри компании напрямую зависит скорость обслуживания клиентов и получение выгоды — об этом мы уже говорили.

Формирование отчетов

Отчетность — наиболее рутинная и изматывающая часть деятельности для любого сотрудника или руководителя. Но она необходима для подведения итогов проделанной работы, выявления «узких мест» в процессах работы и дальнейшей организации работы компании. Ничего не поделаешь.

СЭД ТЕЗИС стремится упростить эту задачу. При внедрении системы в нее могут быть заложены шаблоны стандартных отчетов, которые пишутся в компании, и их можно будет просто наполнять актуальной информацией из системы за определенный период отчетности: какие задачи были выполнены, в срок ли, что было результатом.

Освобождение сотрудников от необходимости писать отчеты позволяет им сконцентрироваться на задачах, непосредственно актуальных для деятельности компании. Это позволяет выполнять больше полезной работы, что работает на получение выгоды всей организации. А руководителю при этом будет, над чем подумать — ведь отчеты будут у него на руках.

Система управления документами и задачами – это комплексное решение, которое позволяет гораздо больше, чем просто создать электронное хранилище документов. Использование СЭД повышает и управленческую, и экономическую эффективность организации, а также косвенно работает на ее репутацию среди клиентов и партнеров. Автоматизация документооборота — это мощный инструмент, которым можно и нужно пользоваться в конкурентной борьбе.