23 мая в Москве прошел Digital Enterprise Forum – реинкарнация традиционной конференции-выставки DOCFLOW, на которой встречаются представители российского рынка электронного документооборота. Команда Хоулмонт побывала на мероприятии в качестве участника выставки и узнала, чем собирается жить рынок систем документооборота в 2016 году. Некоторые «горячие» вопросы и тренды рынка СЭД мы собрали в этой статье.

НОВАЯ ПЛОЩАДКА, НОВЫЕ ВОПРОСЫ О РЫНКЕ СЭД

Digital Enterprise Forum by DOCFLOW в этом году заменил ведущую отраслевую выставку-конференцию DOCFLOW, которая проходила в Москве уже более 20 лет.

Новый форум в конгресс-парке московской гостиницы «Украина» посетили представители различных сфер бизнеса, заинтересованные в информационных решениях, помогающих достигнуть конкурентного преимущества в меняющейся среде.

На конференции этого года, по сравнению с предыдущими, резко сместились акценты: от обсуждения конкретных вопросов электронного документооборота участники перешли к более глобальной проблеме – развитию цифрового предприятия. Цифровое предприятие (digital enterprise) в терминологии форума – это компания, которая использует информационные технологии в качестве конкурентного преимущества во всех сферах своей деятельности.

Участники форума попытались ответить на вопросы: что такое цифровая организация, какие технологии и стратегии поддерживают работу ключевых процессов в цифровой организации, какие примеры проектов и разработок есть на рынке.

Ключевыми процессами цифровой организации, обсуждаемыми на выставке, стали автоматизация документооборота и бизнес-процессов компании, бизнес-аналитика цифрового предприятия, цифровое взаимодействие с клиентами и управление финансами.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА: ЗАХВАТНИЧЕСКИЕ ТРЕНДЫ РЫНКА СЭД

Аналитическая секция по автоматизации документооборота наглядно продемонстрировала «сдвиг в умах» поставщиков решений для автоматизации электронного документооборота. В воздухе конференции витала мысль о том, что система документооборота может быть не просто хранилищем и средством согласования документов, но и взять на себя функции, которые сейчас выполняются другими видами программных продуктов. Не так давно мы публиковали статью «6 дополнительных возможностей электронного документооборота в нефтегазовой отрасли», в которой подробно рассказывали об этом. Например, о нашем опыте превращения СЭД в систему управления эффективностью сотрудников для крупного заказчика из нефтегаза — что, по сути, является функциональностью систем управления персоналом или проектами. Так что мы с уверенностью можем сказать, что современные СЭД могут и должны брать на себя функции других систем.

Отрадно было услышать аналогичные мнения от наших коллег на DigEn Forum. Так, в одной из презентаций систему управления документами и задачами напрямую назвали ни много ни мало как «главным инструментом оперативного управления и контроля в организации». Суть идеи заключается в том, что функциональность управления задачами в СЭД может с успехом сработать в качестве инструмента управления командной работой персонала компании, а также позволить руководству эффективно контролировать работу сотрудников. Одна СЭД с функциями контроля исполнительской дисциплины способна качественно заменить несколько видов систем – систему управления бизнес-процессами (BPM), систему управления проектами (PPM), средства групповой работы и управления задачами (Collaboration), при этом сохраняя функции традиционной системы документооборота.

Почему на платформе СЭД, а не BPM или PPM? Современные системы документооборота собрали в себе целый комплект функциональности других системы: развитые средства постановки и контроля задач, встроенные функции управления бизнес-процессами, инструменты аналитической отчетности, средства мобильной работы, возможности общения сотрудников между собой. Система документооборота в ее нынешнем состоянии готова взять на себя управление эффективностью сотрудников, «откусив кусок» у систем типа Collaboration и PPM.

Отлично данную идею выразили одни из наших коллег: «Вчера были системы делопроизводства, которые обеспечивали учет данных; сегодня мы имеем СЭД, которые обеспечивают автоматизацию процессов; завтра у нас будут СДУ (системы документационного управления – Haulmont), которые обеспечат автоматизацию управления».

Другой кусок рынка предложено было «отхватить» у ERP-систем. В докладе управляющего группы корпоративных проектов компании Phillip Morris (одного из клиентов наших коллег) были представлены возможности СЭД как инструмента работы с поставщиками. Представитель Phillip Morris продемонстрировал, как за счет инструментов автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота, а также интеграции с несколькими сторонними системами (типа SAP Vendors), в его компании были автоматизированы процессы объявления тендеров, заключения контрактов с поставщиками, составления доверенностей и процесс одобрения поставщиков.

У нас есть похожий опыт — мы реализовывали функциональность управления закупками для ООО «СамараНИПИнефть» в 2012 году. Для того чтобы реализовать эту традиционную функцию систем ERP на базе СЭД ТЕЗИС для этого потребовался всего один справочник и один автоматизированный бизнес-процесс. А в НК “Альянс” мы сумели превратить СЭД ТЕЗИС в полноценную ERP-систему.

Ну и, пожалуй, самым приятным в аналитической секции по автоматизации документооборота нам стало услышать, что мы все-таки правы в одном вопросе, в котором годами проявляем поразительную настойчивость. В презентации «Электронный документооборот и только? Спасибо, но…» была сделана важная оговорка:

Современная СЭД больше не может быть просто «коробкой», наполненной функциями согласования документов, исполнения поручений, контроля исполнительской дисциплины, отчетами и подсистемой поиска.

Одно из важнейших свойств современной СЭД – это расширяемость: добавление дополнительных модулей, конструирование уникальных процессов, то есть возможность захватывать функции других видов систем и инкорпорировать их в систему документооборота. У разных вендоров есть свои методы обеспечения расширяемости – кто-то пользуется модульно-конструкторным подходом, а мы – платформенным. Мы много лет повторяем, что СЭД на гибкой платформе разработки, позволяющей дописывать абсолютно любую функциональность – это только «за», никаких «против». Наша платформа СUBA обеспечивает системе уникальный механизм расширяемости, обеспечивающий совместимость любой «дописанной» функциональности с основной веткой системы, и это позволяет нам успешно реализовывать на базе СЭД функции других систем, необходимые заказчику. Спустя шесть лет успешной работы приятно узнать, что коллеги по рынку СЭД с нами, в сущности, согласны.

БИЗНЕС-АНАЛИТИКА И ДОКУМЕНТООБОРОТ: ЕЩЕ ОДНА ВАЖНАЯ ТЕНДЕНЦИЯ РЫНКА СЭД

В этом году на DigEn Forum прошла интересная секция – «Передовые инструменты анализа данных предприятия и прогнозирования». Здесь говорили о том, как извлечь выгоду из корпоративного контента, накапливающегося в информационных системах, в том числе системах документооборота. На секции выступили гости из соседних отраслей ИТ-рынка – специалисты по бизнес-аналитике данных, такие как Hewlett-Packard Enterprise и AВВYY, погрузившие аудиторию в хитросплетения математической лингвистики и обработки Big Data. Докладчики излагали свои подходы к анализу текстовых данных и высказывали предположения, чем они могут быть полезны бизнесу. Основные вероятные применения технологий анализа текстовых данных в бизнесе повторялись из доклада в доклад. Это, в первую очередь:

• Поддержка принятия управленческих решений. Возможность оперативно собрать нужную информацию, знание важных фактов и деталей упрощают и ускоряют принятие решений.

• Визуальное представление данных о разных аспектах деятельности компании. Использование инструментов BI позволяет представлять до 80% информации о деятельности компании в виде визуального дэшборда, который постоянно предоставляет данные в нужном разрезе.

• Выявление и снижение рисков. Понимание текстовой информации позволяет минимизировать риски в области таких важных бизнес-процессов, как контроль соответствия документации или информационная безопасность.

• Аналитическая поддержка оперативной деятельности компании. К примеру, инструменты BI позволяют проанализировать и выявить причину оттока клиентов на основе данных колл-центра и соцсетей путем поиска трендов, шаблонов и связей без явных запросов.

Системы документооборота являются мощным банком данных о работе организации, который может использоваться и для поддержки принятия управленческих решений, и для поддержки оперативной деятельности компании, и для выявления и снижения рисков в работе организации. Данные в СЭД упорядочены и структурированы, поэтому основным инструментом бизнес-аналитики в системе документооборота являются автоматически генерируемые отчеты, в том числе визуальные, позволяющие предоставлять информацию в самых разнообразных разрезах. Направление предоставления бизнес-аналитики в СЭД мы считаем перспективным для развития систем этого класса, и постоянно совершенствуем инструменты выгрузки и визуализации данных по разнообразным запросам в СЭД ТЕЗИС. Развернутое мнение нашего эксперта о бизнес-аналитике в СЭД можно прочитать здесь.

ЦИФРОВОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КЛИЕНТАМИ: КАЗАЛОСЬ БЫ, ПРИЧЕМ ТУТ РЫНОК СЭД?

Расширенный тематический масштаб мероприятия в этом году позволил выступить на конференции производителям программного обеспечения для работы с клиентами, такого как CRM или системы управления колл-центрами. И это логично – цифровое предприятие нуждается в цифровом взаимодействии с потребителем. Секция «Маркетинг, продажи и взаимодействие с клиентами в эпоху цифровых организаций» стала новым интересным разделом выставки-конференции DOCFLOW, хотя, казалось бы, рынок электронного документооборота здесь практически ни при делах. Системы электронного документооборота контролируют процессы внутри организации; внешние контакты с клиентами – не наша вотчина, СЭД вступает в дело, когда с клиентом уже согласуется договор.

И все-таки, некоторые докладчики копнули чуть глубже и обнаружилось, что внешнее взаимодействие с клиентами и СЭД связаны чуть теснее, чем кажется на первый взгляд. Так, в докладе «Комплексная система взаимодействия с клиентами» один из участников рассказал о создании системы управления взаимодействием с клиентами, интегрированной с внешним порталом и аналитической системой в процессе работы с энергосбытовыми компаниями. Суть связи между системой учета документов и работой с клиентами обнаружилась в том, что клиенты могут оставлять компании письменные, телефонные или электронные заявки, которые, в сущности, являются документами, подлежащими регистрации, учету, сопровождению и анализу. А для этого уже требуется определенный бэк-энд в виде информационной системы, способной это делать.

О похожем мы писали в нашей теоретической статье «СЭД в госсекторе: к вопросу об организации интернет-приемных». Действительно, если организация имеет интернет-портал приема заявок, то он является источником электронных документов – заявлений от посетителей, для движения которых внутри организации необходима система, которой вполне может быть и СЭД. Более того, именно СЭД с функциональностью постановки задач на основе документа способна обеспечить максимально эффективную обработку и контроль исполнения клиентского обращения внутри организации.

Другой докладчик продвинулся еще дальше, описав в своей презентации «Автоматизация всего цикла взаимодействия с заказчиком: от «лида» к договору» цикл коллективной работы руководства, отдела продаж, отдела маркетинга и юридического отдела, обеспечивающую эффективное заключение сделки с клиентом. Здесь руководство занимается оценкой KPI и прогнозированием прибыли на основе имеющейся информации и отчетности, отдел маркетинга готовит и ведет кампании, формирует списки потенциальных клиентов и передает их отделу продаж, «продажники» взаимодействуют с клиентом, формируют и согласуют договоры, анализируют статистику, а юристы согласуют договоры, вносят правки и вообще ведут коллективную работу с документом.

Согласно докладу, оно должно происходить внутри инфраструктуры, включающей в себя систему CRM для взаимодействия с клиентами, электронный документооборот и электронную почту в качестве связующего звена. СЭД или ее функциональность внутри другой системы требуется и руководству для аналитических целей, и маркетологам для формирования справочника клиентов, и «продажникам» с юристами для формирования договора. Так что «мостик» между CRM и СЭД перекидывается вполне логично. В нашем багаже опыта есть случай такого взаимодействия систем – это история успеха страхового общества «Помощь», для которого мы сделали интеграцию CRM и СЭД ТЕЗИС.

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ: ТРЕНД ИЛИ НЕ ТРЕНД РЫНКА СЭД?

А вот эта секция DigEn Forum оставила нас в недоумении. Сложилось впечатление, что в секции, озаглавленной «Управление финансами и межкорпоративный финансовый документооборот в эпоху цифровых организаций», говорили о чем угодно, но только не о финансовом документообороте.

Рассказывали об организации внутреннего и внешнего документооборота в компании Nokian Tyres; прозвучал доклад о комплексной автоматизации документооборота АО «Транснефть»; эксперты от ПАО «Т ПЛЮС» рассказали, как внедряли юридически значимый документооборот. И ни слова о финансах, бюджетировании, казначействе…

Конечно, конкурировать с «желтой программой» в бухгалтерии рынку СЭД сложно и не нужно – лучше с ней дружить и интегрироваться. Между тем, потребность в функциональности управления финансовыми документами, финансового планирования и бюджетирования у заказчиков СЭД есть.

Мы демонстрировали примеры в уже упоминавшейся статье – модули «Бюджетирование» и «Казначейство» для нашего крупного заказчика НК «Альянс». Однако, наши инициативы в данном направлении, по всей видимости, остаются на уровне единичных решений. И у коллег по рынку наверняка спрятано за пазухой по паре таких же проектов, которые были один раз реализованы, но на основную ветку системы не повлияли. Так что молчание о финансовой функциональности в системах документооборота, скорее всего, подтверждает идею о том, что при всей ориентации на «захватническую политику» в отношении других систем, в финансовое пекло разработчики СЭД лезть не спешат. Может быть, оно и к лучшему?

НАШ ТРЕНД РЫНКА СЭД – ЭТО ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ

Компания Хоулмонт тоже приняла участие в выставке-конференции и успешно продемонстрировала бизнес-сообществу обновленную версию системы управления документами и задачами ТЕЗИС 4.1. Новая версия системы с современным интерфейсом вызвала интерес у посетителей выставки, которые получили возможность протестировать лично систему и получить консультации у специалистов по автоматизации документооборота и бизнес-процессов. Наш стенд вызвал живой интерес посетителей, которые отметили необычное оформление и задумку по визуализации идеи «Российская система документооборота ТЕЗИС» — на стенде присутствовало оформление в стиле гжель, были расставлены матрешки, а гостей угощали чаем из электросамовара. Мы на протяжении нескольких лет отмечаем спрос на отечественные системы документооборота и стараемся поддерживать политику Правительства РФ в отношении импортозамещения. И нам было за что выпить чаю с нашими посетителями: 1 апреля 2016 года СЭД ТЕЗИС официально вошла в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. От нас также выступил докладчик — действующий Заказчик СЭД ТЕЗИС. Алексей Петров, ИТ-директор АО «Росгеология», в своем докладе выделил важные критерии при выборе СЭД для быстрорастущих организаций. Таковыми, по мнению АО «Росгеология», являются:

• Масштабируемость;
• Возможность построения централизованной и децентрализованной системы;
• Возможность работы на слабых каналах связи;
• Удобный и простой интерфейс;
• Поддержка различных часовых поясов;
• Возможность значительных модификаций своими силами;
• Широкая функциональность типового решения;
• Соответствие 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

По окончании доклада слушатели вместе с экспертами в формате живой дискуссии обсудили, насколько важно внедрение СЭД для эффективного управления процессами документооборота компании.

В ЗАКЛЮЧЕНИЕ: РАСШИРЯЕМОСТЬ – ЗАЛОГ УСПЕХА В 2016 ГОДУ

Расширенная программа выставки-конференции Digital Enterprise Forum 2016 продемонстрировала, что российские вендоры СЭД окончательно пришли к мысли: лучшая стратегия в построении СЭД – это простота ее расширения.

Это закономерно привело к идеям экспансивной политики в области разработки СЭД. Системы документооборота, допускающие легкую модификацию под потребности клиента, готовы инкорпорировать в себя функции или интегрироваться с другими системами, такими как:

• Системы управления проектами;

• Системы управления эффективностью персонала;

• Системы бизнес-аналитики;

• Системы управления взаимоотношениями с клиентами;

• Корпоративные порталы обращений клиентов.

Расширяемость и модифицируемость системы за счет модулей, конструкторов или гибких платформ, лежащих в ее основе, позволяет эффективно удовлетворять потребности заказчиков практически в любой функциональности, способствующей полноценному развитию компании в цифровое предприятие.

DigEn Forum показал, что российские поставщики СЭД ориентированы на активную информатизацию деятельности отечественных предприятий, что способствует продвижению политики импортозамещения в сфере ИТ.