2015 год закономерно подходит к концу. В течение года в области управления документами сформировался ряд практик и трендов, многие из которых за год выдержали проверку временем. Некоторым из них уже несколько лет, но только в этом году они достигли повсеместного распространения. Другие, в свою очередь, являются революционными для электронного документооборота.

Предновогоднее время — подходящий момент, чтобы подвести итог крупнейших достижений в развитии ЭДО в 2015 году.

1. Мобильность стала повсеместной

Сегодняшние профессионалы не отрываются от смартфонов и планшетов — инструментов, в значительной мере организующих рабочий процесс. Многие руководители и сотрудники организаций постоянно находятся в движении, и при этом им требуется доступ к электронному документообороту. При этом он должен осуществляться через удобный и понятный пользователю интерфейс — например, в СЭД ТЕЗИС он выглядит вот так. Поэтому к концу 2015 года мобильная версия стала одним из обязательных инструментов работы не только руководителей, но и рядовых пользователей.

2. Корпортативные порталы вошли в обиход

В компании приходят работать все более молодые и технически грамотные сотрудники — в 2015 году вузы выпустили на рынок предпоследнюю волну «поколения Y». «Миллениалам», первопроходцам социальных сетей, гораздо проще погрузиться в жизнь компании, если в этом им приходят на помощь социальные технологии. Производители систем электронного документооборота подхватили тенденцию и активно ведут гибридизацию СЭД и социальных сетей в форме корпоративных порталов. Идейная концепция СЭД образца 2015 года предполагает, что через нее можно не только работать с документами, но и узнать, какая сегодня погода и когда день рождения у соседа по кабинету. Электронный документооборот использует концепты, типичные для соцсетей, такие как внутрикорпоративная лента новостей или возможности обмена мгновенными сообщениями.

3. Функциональность для совместной работы вошла в число стандартов электронного документооборота

Многие специалисты предпочитают работать в одиночестве, ссылаясь на то, что так они более продуктивны. В определенных случаях это так, но практика показывает, что при работе над документами качество конечного документа прямо пропорционально количеству участников электронного документооборота. Поэтому в 2015 году стало фактически невозможно встретить структуру СЭД, в которую не входили бы возможности контроля версий и групповой работы над документами.

4. Масштабирование превратилось в насущную потребность

По мере того как бизнес растет, ему может стать тесно внутри текущей системы электронного документооборота компании. Программное обеспечение для управления документами, разработанное с учетом масштабируемости, позволяет владельцам бизнеса плавно увеличивать объемы своего документооборота пропорционально увеличению размеров организации. Поставщики систем документооборота добиваются этого по-разному — например, используя в качестве фундамента для своего решения платформу, поддерживающую возможности масштабирования.

5. Управленческая деятельность продолжает перемещаться в СЭД

Для управленцев существует масса ПО, которое годами используется в самых разнообразных организациях. Минус традиционного управленческого ПО — оно обычно работает в режиме «stand-alone», отдельно от общей корпортивной информационной среды. В 2015 году СЭД все активнее поглощает функции традиционного ПО для управления деятельностью компании — к примеру, включают в себя функциональность для автоматизации деятельности высшего руководства, такой как электронная организация совещаний. Современные системы электронного документооборота дают руководителям возможность осуществлять коммуникацию между собой, отрабатывать свои специфические бизнес-процессы, разрабатывать распорядительные документы, выставлять поручения подчиненным и контролировать их исполнение — и это всё внутри одной системы.

6. Вендоры готовы к скидкам

Когда-то передовое программное обеспечение для управления документами было таким дорогим, что многие организации предпочитали отказаться от электронного документооборота. Сегодняшние производители знают, что для того, чтобы их программное обеспечение распространилось повсеместно, оно должен быть доступным. Конкретно в России к этому подталкивает кризис, который заставляет потенциальных заказчиков урезать бюджеты, и общая тенденция на импортозамещение. Специфический тренд 2015 года — предоставление скидки при переходе с зарубежных СЭД на отечественные.

Оглядываясь назад, можно сказать, что на будущий 2016 год положен хороший задел в плане развития электронного документооборота. Изменения в организации рабочего процесса в компаниях закономерно меняют ландшафт ЭДО, позволяя создавать все более интегрированные и удобные для пользователя решения.