КАК ВЫБРАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ ИЛИ ГОССТРУКТУРЕ

Еще не так давно системы электронного документооборота воспринимались не иначе как перспективное направление. Сегодня же без них не может обойтись ни одна крупная или средняя компания. СЭД используют в органах государственной власти, и, что немаловажно, интерес к системам с каждым днем становится все больше, что дает важный толчок для роста, развития и конкуренции на данном рынке услуг.

ЗАЧЕМ НУЖНА СЭД В КОМПАНИИ

Организация документооборота на предприятии необходима для ускорения работы и оптимизации внутренних процессов:

• благодаря внедрению в компании СЭД обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов, становится виден каждый этап прохождения документа от одного лица к другому;
• ускоряются процессы и сокращаются временные затраты по согласованию документов и ознакомлению с ними;
• упрощается поиск и хранение документов за счет создания электронного архива;
• сводится к минимуму риск потери документов;
• обеспечивается конфиденциальность информации за счет ограничения доступа к документам;
• происходит улучшение качества исполнительской дисциплины;
• выстраивается четкая работа всех подразделений;
• появляется корпоративная культура.

Постоянное расширение функциональности современных СЭД привело к тому, что все больше процессов внутри компании подвергается автоматизации. Фактически сегодня программы документооборота в компаниях покрывают следующие области деятельности:

• общее делопроизводство;
• архивное делопроизводство;
• кадровое делопроизводство;
• согласование документов и договоров;
• коллегиальная работа;
• управление совещаниями;
• управление поручениями и задачами.

Кроме этого, не стоит забывать и о финансовой составляющей вопроса: переход на электронный документооборот существенно сокращает затраты на печать бумажных документов. Но еще больший экономический эффект СЭД приносит за счет экономии времени каждого сотрудника при работе с документами и ускорения бизнес-процессов организации.

ЧТО ВКЛЮЧАЮТ В СЕБЯ СОВРЕМЕННЫЕ ПРОГРАММЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

• управление документами — создание единых правил работы с документами, их экспорт, импорт, контроль за версиями, безопасность;
• управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;
• управление записями (Records Management) — управление документами от момента их создания до архивирования в соответствие с законодательными нормами;
• управление потоками работ (Workflow) — автоматизация бизнес-процессов, включающая в себя постановку задач, выполнение которых четко регламентировано.

КАК ВЫБРАТЬ СИСТЕМУ ДОКУМЕНТООБОРОТА

На сегодняшний день рынок программ электронного документооборота для компаний достаточно широк. Чтобы выбрать СЭД, которая способна в полной мере покрывать все бизнес-процессы компании, необходимо учитывать определенный ряд критериев, которые помогут более детально оценить функциональные возможности системы. В первую очередь стоит оценить:

• цели и задачи, которые должна решать система;
• подразделения, требующие автоматизации;
• наличие территориально распределенных подразделений;
• объем и сроки хранения документов;
• необходимость в интеграции с другими системами, используемыми в компании;
• требования по модификации системы под нужды компании;
• требования, выдвигаемые к безопасности хранящихся документов;
• необходимость использования ЭП;
• необходимость мобильного приложения.

НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ СЭД ДЛЯ КОМПАНИИ

• «зрелость» СЭД — обратите внимание как долго система находится на рынке, какое количество организаций ее использует, как часто выходят обновления. Если система только-только набирает обороты, то есть большая вероятность некорректной ее работы в ходе эксплуатации;
• общая стоимость владения системой — включает в себя лицензии, администрирование, обучение сотрудников, техническую поддержку, модификацию системы, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.;
• наличие и уровень технической поддержки — фактор, который играет важную роль как на этапе внедрения системы, так и во время ее эксплуатации;
• доступность документации — как пользовательской, так и по администрированию системы, это может решить ряд вопросов, возникающих в ходе работы в СЭД и при ее настройке;
• отказоустойчивость системы — ситуации бывают разные, поэтому не лишним будет знать, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в рабочей конфигурации, ведь для ряда организаций время простоя, по причине неработающей системы электронного документооборота может стать критическим фактором;
• соответствие стандартам отрасли — в различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации, поэтому при выборе системы электронного документооборота стоит обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в СЭД.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — это готовое решение классических задач автоматизации процессов работы с документами и контроля исполнительской дисциплины. Система дает возможность объединить задачи и документы организации в единое информационное пространство. Стоит отметить, что данный продукт представляет из себя современную надежную и гибкую платформу, которая сочетает в себе перспективные мировые тенденции разработки ПО, а также лучшие решения отечественных разработчиков систем документооборота.
Система электронного документооборота ТЕЗИС — удобная и надежная система с полнофункциональным веб-доступом, дающая возможность работать под любой операционной системой, не требующая установки на каждом рабочем компьютере или покупки дополнительного ПО. Все это позволяет снизить временные и финансовые затраты на внедрение и ввод в эксплуатацию СЭД. Благодаря тому, что ТЕЗИС выпускается в трех редакциях, ее можно использовать в организациях различных сфер деятельности и масштаба.